Повна бухгалтерія (pełna księgowość) для Sp. z o.o. у Польщі: обов'язки, звітність і ризики
Повна бухгалтерія для ТОВ у Польщі — це система обліку, за якої кожна господарська операція фіксується подвійним записом: одночасно за дебетом одного рахунку і кредитом іншого. Для Sp. z o.o. вона обов'язкова з першого дня існування компанії — без винятків і незалежно від обороту. Ця вимога закріплена в art. 2 ust. 1 Закону про бухгалтерський облік (Ustawa o rachunkowości) від 29 вересня 1994 року.
Спрощений облік у KPiR фіксує лише доходи і витрати. Повні книги, своєю чергою, показують ще майно і борги компанії, тому банк і кредитори бачать її фінансовий стан повністю.
Книги відкривають на дату першої господарської операції, не пізніше 15 днів після неї, зокрема в компанії, яку ще не внесено до KRS («w organizacji») (art. 2 ust. 1 pkt 1, art. 12 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości). Принцип подвійного запису закріплено в art. 15 ust. 1 того самого закону.
Бухгалтерський облік у Sp. z o.o.: обов'язкові регістри та документи
Основу обліку задає план рахунків (Zakładowy plan kont), внутрішній документ компанії, де описано, які рахунки використовуються в обліку. Усі проводки в хронологічному порядку потрапляють до журналу операцій (Dziennik), а головна книга (Księga główna) збирає їх за рахунками і показує поточний стан кожної статті.
Крім журналу і головної книги, до книг за законом входять допоміжні книги (księgi pomocnicze), оборотно-сальдові відомості та інвентар. Допоміжні книги закон вимагає вести, зокрема, для таких об'єктів обліку (art. 17 ust. 1 ustawy o rachunkowości):
- реєстр основних засобів (Ewidencja środków trwałych) для обліку амортизації;
- касову книгу (Raport kasowy) за готівкових розрахунків;
- іменний облік заробітної плати кожного працівника (imienna ewidencja wynagrodzeń), якщо в компанії є співробітники;
- облік розрахунків з контрагентами, а також продажів і закупівель.
Платник VAT також веде реєстр VAT (rejestr VAT) за законом про VAT і подає його у складі JPK_V7 (art. 109 ust. 3 і 3b ustawy o VAT). План рахунків входить до письмової облікової політики, яку затверджує правління (art. 10 ust. 1–2 ustawy o rachunkowości). На останній день кожного звітного року проводять інвентаризацію (art. 26 ust. 1).
Яку звітність зобов'язана подавати Sp. z o.o.
Річний фінансовий звіт (Sprawozdanie finansowe) складають протягом 3 місяців після кінця року (art. 52 ust. 1 ustawy o rachunkowości). У мікро- і малих компаній він складається з балансу (Bilans), звіту про прибутки та збитки (Rachunek zysków i strat) і додаткової інформації (Informacja dodatkowa). В інших до них додаються звіт про рух грошових коштів і звіт про зміни в капіталі (art. 45 ust. 2–3). Малою вважається компанія, яка у звітному та попередньому році не перевищила двох із трьох показників: активи 33 000 000 zł, виручка 66 000 000 zł, у середньому 50 працівників (art. 3 ust. 1 pkt 1b).
Затвердити звіт на зборах учасників (Zgromadzenie wspólników) треба не пізніше 6 місяців після кінця року (art. 53 ust. 1). Протягом 15 днів після затвердження його подають до реєстру через Repozytorium Dokumentów Finansowych (RDF) на порталі PRS (prs.ms.gov.pl) разом із рішенням зборів про затвердження звіту та про розподіл прибутку, а в разі аудиту ще й із висновком аудитора (art. 69 ust. 1). Не затвердили вчасно? Звіт однаково подають протягом 15 днів після 6-місячного строку, а протягом 15 днів після затвердження подають ще раз разом із рішенням зборів (art. 69 ust. 2). Окремо до податкової компанія з KRS його при цьому не надсилає (art. 27 ust. 2 ustawy o CIT).
Звіт складають в електронному вигляді й підписують кваліфікованим електронним підписом, podpisem zaufanym або podpisem osobistym (art. 45 ust. 1f ustawy o rachunkowości). Підписують бухгалтер, який веде книги, і правління: усі його члени або один із них, якщо інші письмово підтвердили, що звіт відповідає закону (art. 52 ust. 2 і 2b). Підписати й надіслати заяву до RDF може член правління або prokurent, чий номер PESEL внесено до KRS, або adwokat чи radca prawny за довіреністю (art. 19e ust. 2 і 3a ustawy o KRS). Бухгалтера в цьому списку немає. Відповідно, коли ні в кого в правлінні немає PESEL, заздалегідь домовтеся з юристом або призначте prokurenta з PESEL. Детальніше про подання ми писали в статті про річний звіт до KRS.
Аудит звіту обов'язковий, якщо за попередній рік компанія досягла двох із трьох показників: у середньому 50 працівників, активи від 3 125 000 євро, виручка від 6 250 000 євро (art. 64 ust. 1 pkt 4 ustawy o rachunkowości, зі звітного 2025 року).
Щодо податків і внесків компанія подає:
- CIT-8, річну декларацію з податку на прибуток, до кінця третього місяця після закінчення року. У той самий строк доплачують податок (art. 27 ust. 1 ustawy o CIT). Основна ставка 19%. Ставка 9% з доходів, крім капітальних, діє, якщо виручка компанії в поточному році не перевищує 2 млн євро і компанія або малий платник (продажі з VAT за попередній рік до 2 млн євро), або працює перший рік (art. 4a pkt 10, art. 19 ust. 1 pkt 2, ust. 1d–1e). Однак компанія, створена перетворенням JDG або з внесеним бізнесом вартістю понад 10 000 євро, платить 19% у рік створення і в наступний рік (art. 19 ust. 1a). Коли прибуток виплачують власникові дивідендом, з нього утримують ще 19% PIT (art. 30a ust. 1 pkt 4 ustawy o PIT);
- аванси з CIT вносять щомісяця, не пізніше 20-го числа наступного місяця; малі компанії та компанії в перший рік роботи можуть платити раз на квартал (art. 25 ust. 1a–1c ustawy o CIT);
- JPK_V7M щомісяця до 25-го числа, у ньому одним файлом ідуть декларація і реєстр VAT. Малий платник VAT (продажі з VAT за попередній рік до 2 млн євро) може перейти на JPK_V7K і подавати декларативну частину раз на квартал, а реєстр однаково щомісяця. Перші 12 місяців після реєстрації платником VAT квартальний варіант недоступний (art. 2 pkt 25, art. 99 ust. 1–3a, art. 109 ust. 3b–3c ustawy o VAT);
- книги у форматі JPK після закінчення року, до кінця сьомого місяця, а за календарного року до 31 липня (art. 9 ust. 1c ustawy o CIT). Обов'язок запроваджують поетапно: компанії, які подають JPK_V7M, уперше надсилають книги за 2026 рік, решта, зокрема ті, що подають JPK_V7K, і компанії без VAT, за 2027 рік (art. 66 ust. 2 ustawy z 29.10.2021, Dz.U. 2021 poz. 2105, у ред. Dz.U. 2023 poz. 1059);
- ZUS DRA і внески за працівників і виконавців на umowie zlecenia до 15-го числа наступного місяця (art. 47 ust. 1 pkt 3 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych). Утриманий PIT перераховують до 20-го, річні декларації платника подають до кінця січня, а кожній людині видають PIT-11 (art. 38, 39 і 42 ustawy o PIT).
Єдиний учасник компанії платить ZUS за себе як підприємець, з бази 60% прогнозної середньої заробітної плати і без пільгового ZUS для початківців (art. 8 ust. 6 pkt 4, art. 18 ust. 8, art. 18a ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych). У 2026 році це 1 926,76 zł внесків разом із добровільним лікарняним внеском і 830,58 zł składki zdrowotnej (art. 81 ust. 2za ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej), усього 2 757,34 zł на місяць, строк сплати до 20-го числа.
Фактури компанія виставляє у Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF). Фірми з оборотом понад 200 млн zł у 2024 році перейшли на нього 1 лютого 2026 року, решта 1 квітня 2026 року (art. 145l ustawy o VAT). До кінця 2026 року фактури ще можна виставляти поза системою, доки місячна сума таких фактур з VAT не перевищує 10 000 zł. Право втрачається з фактури, на якій місячна сума перевищила цей ліміт (art. 145m). Водночас з 2027 року за фактури, виставлені поза KSeF, почнуть штрафувати (art. 106ni ustawy o VAT).
Рішення про реєстрацію платником VAT краще ухвалити до перших угод з польськими контрагентами, адже заяву VAT-R подають до першого оподатковуваного продажу (art. 96 ust. 1 ustawy o VAT). Sp. z o.o. має право не ставати активним платником VAT, доки продажі в минулому й поточному році не перевищують 240 000 zł (для нового бізнесу ліміт зменшують пропорційно до кількості днів роботи), якщо її послуги не входять до списку винятків, де є, наприклад, юридичні та консультаційні (art. 113 ust. 1, 9 і 13). Водночас купівля послуг в іноземних фірм або послуги бізнесу в ЄС потребують реєстрації VAT-UE до першої такої угоди (art. 97 ust. 3). Як зареєструватися, ми розібрали в статті про те, як отримати статус VAT-платника.
Як księgowość працює на практиці: від документа до звіту
Припустімо, Sp. z o.o. купує ноутбук за 5 000 zł. Техніку до 10 000 zł компанія може не амортизувати і списати у витрати в місяці, коли почала нею користуватися (art. 16d ust. 1 ustawy o CIT). Дорожча техніка потрапляє до реєстру основних засобів і зазвичай амортизується. Мала компанія та компанія в перший рік роботи можуть списати такі засоби одноразово в межах 50 000 євро на рік як допомогу de minimis (art. 16k ust. 7 і 10). Компанії, створеній шляхом перетворення або з внесеним бізнесом фізичної особи вартістю понад 10 000 євро, у рік створення таке списання недоступне (art. 16k ust. 11). Нові машини й техніку від 10 000 zł будь-яка компанія може списати одноразово в межах 100 000 zł на рік (art. 16k ust. 14–15). Як відобразити покупку в книгах, визначає облікова політика компанії. Для CIT компанія окремо вирішує, списати покупку одразу чи амортизувати, і від цього залежить податок за поточний рік.
Такі рішення в Sp. z o.o. доводиться ухвалювати щомісяця. Якщо не хочете розбиратися в них самі, можна передати бухгалтерію Sp. z o.o. професіоналам.
Облік потрібен і самому правлінню, бо з нього видно, чи може компанія платити за боргами. Коли стягнення з компанії не вдалося, члени правління солідарно відповідають своїм майном за її борги перед кредиторами (art. 299 § 1 KSH) і за податкові недоїмки (art. 116 § 1 Ordynacji podatkowej). Від цієї відповідальності насамперед захищає вчасно подана заява про банкрутство (wniosek o ogłoszenie upadłości, art. 299 § 2 KSH, art. 116 § 1 pkt 1 lit. a Ordynacji podatkowej), а момент, коли її час подавати, видно з обліку.
Три помилки, які дорого коштують директору
Помилка 1. Змішування особистих і корпоративних рахунків
Власник, який сам входить до правління, платить корпоративною карткою за особисті покупки і відкладає оформлення на потім. Але майно компанії та учасника розмежоване, а статутний капітал (kapitał zakładowy) не є особистим резервом власника. Учасник отримує гроші компанії законним шляхом, наприклад як дивіденд після затвердження річного звіту (art. 53 ust. 4 ustawy o rachunkowości), а з майна, потрібного для покриття статутного капіталу, робити виплати не можна (art. 189 § 2 KSH). Незаконну виплату учасник зобов'язаний повернути, а члени правління, які за неї відповідають, повертають її солідарно з ним (art. 198 § 1 KSH).
До того ж особисті витрати через рахунок компанії не зменшують CIT, бо зроблені не заради її доходу (art. 15 ust. 1 ustawy o CIT), і VAT з них відрахувати не можна (art. 86 ust. 1 ustawy o VAT). Якщо їх не оформити, наприклад як позику, податкова може вважати їх доходом отримувача в PIT. У компанії на естонському CIT такі виплати прямо названі прихованим прибутком (ukryte zyski, art. 28m ust. 3 ustawy o CIT) і оподатковуються. На недоїмку нараховуються відсотки за прострочення (odsetki za zwłokę), з 5 березня 2026 року це 10,5% річних (art. 56 § 1 Ordynacji podatkowej).
Помилка 2. Не поданий вчасно звіт до KRS
Компанія подала податкові декларації, але забула подати Sprawozdanie finansowe до Реєстру. Це різні обов'язки, і податкова не нагадає про KRS. Суд реєстру спочатку вимагає подати звіт у додатковий 7-денний строк, потім накладає штраф. За одну постанову це до 15 000 zł, штраф можна повторювати, а якщо два штрафи не допомогли, наступний може бути більшим, але загалом в одній справі не більше 1 млн zł (art. 24 ust. 1, 1b і 2 ustawy o KRS, art. 1052 KPC). Штраф накладають на членів правління, бо подавати звіт зобов'язане правління (art. 69 ust. 1 ustawy o rachunkowości). Якщо, попри виклик суду, звіти не подані за 2 роки поспіль, суд сам відкриває провадження щодо розпуску компанії без ліквідації (art. 25a ust. 1 pkt 4 ustawy o KRS).
Крім того, закон про облік передбачає кримінальну відповідальність. За неподання звіту до KRS загрожує штраф (grzywna) або обмеження волі (art. 79 pkt 4 ustawy o rachunkowości), а за книги, які не ведуться або ведуться недостовірно, і за нескладений звіт штраф, позбавлення волі до 2 років або обидва покарання разом (art. 77).
Помилка 3. Робота без підписаного договору з бухгалтером
Компанія передає документи «знайомому бухгалтеру» усно, без договору про надання бухгалтерських послуг (umowa o prowadzenie ksiąg rachunkowych). За облік за законом відповідає правління (kierownik jednostki), а якщо членів правління кілька і відповідального не призначено, відповідають усі (art. 3 ust. 1 pkt 6 і art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości). Бюро може взяти на себе відповідальність за доручену роботу лише письмово, тому без договору все залишається на правлінні. Утім, і договір не знімає відповідальності з правління, зокрема за нагляд, а відповідальність за інвентаризацію шляхом перерахунку (spis z natury) передати не можна (art. 4 ust. 5). Бухгалтер теж ризикує. Той, хто веде фінансові справи компанії за договором або фактично, відповідає за податкові правопорушення як їх виконавець (art. 9 § 3 Kodeksu karnego skarbowego).
Обираючи бюро, попросіть копію чинного полісу OC (ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej). Закон вимагає щонайменше 10 000 євро на одну подію, а страховка має діяти з першого дня роботи бюро (§ 3 і § 4 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z 6 listopada 2014, Dz.U. 2014 poz. 1616).
Усі три помилки з'являються там, де не записано, хто за що відповідає. Тому до підписання договору перевірте, що входить до бухгалтерського обслуговування Sp. z o.o. і які завдання бюро бере на себе.
Хто зобов'язаний вести повну бухгалтерію і як перейти з KPiR
Sp. z o.o., акціонерні компанії та spółki komandytowe ведуть повну бухгалтерію завжди (art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości). JDG, spółki cywilne фізичних осіб, spółki jawne фізичних осіб і spółki partnerskie зобов'язані вести її з початку року, якщо їхня чиста виручка від продажу товарів і продукції за попередній рік досягла 2 500 000 євро (art. 2 ust. 1 pkt 2). До 2025 року цей поріг становив 2 млн євро.
Євро перераховують за курсом NBP на перший робочий день жовтня попереднього року (art. 3 ust. 3). Для 2026 року поріг становить 10 646 500 zł, для 2027 року 10 942 500 zł. Нижче порогу на повну бухгалтерію можна перейти добровільно з 1 січня, якщо повідомити податкову до початку року, зокрема через CEIDG (art. 2 ust. 2). Книги відкривають на початок року, а після його закінчення надсилають до податкової у форматі JPK до 31 липня (art. 24a ust. 1e ustawy o PIT).
Порівняння: Pełna księgowość для ТОВ проти спрощених форм обліку
| Параметр | Pełna księgowość (Sp. z o.o.) | KPiR (JDG і spółki cywilne) |
| Обов'язковість | Так, без винятків | Можна вести, якщо виручка за минулий рік менша за 2,5 млн євро (на 2026 рік 10 646 500 zł) |
| Метод обліку | Подвійний запис | Простий запис |
| Річний звіт до KRS | Обов'язковий | KRS через S24 або нотаріуса, кілька днів |
| Вартість обслуговування | Вища (подвійний запис, звіт до KRS) | Низький |
| Інформативність для банків | Високий | Середня |
| Обов'язковий аудит | Якщо за минулий рік досягнуто двох із трьох показників: 50 працівників, активи 3 125 000 євро, виручка 6 250 000 євро | Не застосовується |
Платежі та зберігання документів
Угоди з іншими підприємцями на суму понад 15 000 zł оплачуються лише через банківський рахунок (art. 19 Prawa przedsiębiorców). Оплата такої фактури від платника VAT на рахунок, якого немає в білому списку податкової, не зменшує CIT, якщо протягом 7 днів після переказу не повідомити податкову (art. 15d ust. 1 pkt 2 і ust. 4 ustawy o CIT).
Книги зберігають щонайменше 5 років з початку року, наступного за роком, до якого вони належать, а затверджені річні звіти щонайменше 5 років з початку року, наступного за роком затвердження (art. 74 ust. 1–3 ustawy o rachunkowości). Податковій документи потрібні до спливу строку давності, а він настає через 5 років після кінця того року, у якому податок треба було сплатити (art. 70 § 1, art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej). У підсумку документи за рік зазвичай тримають близько 6 років після його закінчення.
Коли бухгалтерське обслуговування на аутсорсі виправдане
Для невеликої Sp. z o.o. з кількома операціями на місяць штатний бухгалтер зазвичай дорожчий за бюро. Порівняйте ціну бюро за ваш обсяг документів із зарплатою та внесками свого працівника. Скільки коштує наше обслуговування, видно в прайсі бухгалтерських послуг. Якщо все ж вирішите взяти бухгалтера в штат, як його шукати, ми розібрали в статті як знайти бухгалтера.
Ліцензія на ведення книг не потрібна (art. 76a ust. 1 і 3 ustawy o rachunkowości). Люди, які ведуть книги, мають бути повністю дієздатними і не мати судимості за злочини проти достовірності документів, майна, господарського обігу, обігу грошей і цінних паперів, за податкові (skarbowe) злочини та за злочини з розділу 9 цього закону (art. 76a ust. 3). Хто веде книги і де зберігаються документи, компанія повідомляє податкову протягом 21 дня після реєстрації в KRS, а в разі зміни бюро протягом 7 днів (art. 5 ust. 2b pkt 2 і ust. 2c, art. 9 ust. 1 ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników). За запізнення загрожує штраф відповідно до Kodeks karny skarbowy (art. 60 § 3 KKS).
У договорі з бюро зазначте:
- які обов'язки бюро бере на себе і що воно бере за них відповідальність (art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości);
- номер полісу OC і страхову суму;
- де зберігаються книги (art. 60 § 2 Kodeksu karnego skarbowego);
- строки передавання документів і строки роботи бюро;
- як бюро передає книги й документи в разі розірвання договору;
- доручення обробки персональних даних працівників і підрядників (umowa powierzenia, art. 28 ust. 3 RODO).
Бюро за законом перевіряє клієнтів за правилами протидії відмиванню грошей (art. 2 ust. 1 pkt 17 ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu), тому попросить дані про власників компанії. Коли обираєте обслуговування для своєї компанії, спершу подивіться склад послуг і вартість бухгалтерії для Sp. z o.o.
Новини про правила обліку публікує Міністерство фінансів на сайті gov.pl/web/finanse.