Pełna księgowość dla sp. z o.o. w Polsce: obowiązki, sprawozdawczość i ryzyka

Roczne sprawozdanie finansowe sporządza się w ciągu 3 miesięcy od końca roku obrotowego (art. 52 ust. 1 ustawy o rachunkowości). W mikro- i małych spółkach składa się ono z bilansu, rachunku zysków i strat oraz informacji dodatkowej. W pozostałych dochodzą do nich rachunek przepływów pieniężnych i zestawienie zmian w kapitale własnym (art. 45 ust. 2–3). Za małą uważa się spółkę, która w roku obrotowym i poprzednim nie przekroczyła dwóch z trzech progów: suma aktywów 33 000 000 zł, przychody netto 66 000 000 zł, średnio 50 pracowników (art. 3 ust. 1 pkt 1b).

Sprawozdanie trzeba zatwierdzić na zgromadzeniu wspólników nie później niż w ciągu 6 miesięcy od końca roku obrotowego (art. 53 ust. 1). W ciągu 15 dni od zatwierdzenia składa się je do rejestru przez Repozytorium Dokumentów Finansowych (RDF) na portalu PRS (prs.ms.gov.pl) wraz z uchwałą zgromadzenia o zatwierdzeniu sprawozdania i o podziale zysku, a w przypadku badania także ze sprawozdaniem z badania (art. 69 ust. 1). Sprawozdanie nie zostało zatwierdzone w terminie? I tak składa się je w ciągu 15 dni od upływu 6-miesięcznego terminu, a w ciągu 15 dni od zatwierdzenia składa się je ponownie wraz z uchwałą zgromadzenia (art. 69 ust. 2). Spółka wpisana do KRS nie wysyła go przy tym osobno do urzędu skarbowego (art. 27 ust. 2 ustawy o CIT).

Sprawozdanie sporządza się w postaci elektronicznej i podpisuje kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym (art. 45 ust. 1f ustawy o rachunkowości). Podpisują je księgowy prowadzący księgi oraz zarząd: wszyscy jego członkowie albo jeden z nich, jeśli pozostali złożyli pisemne oświadczenie, że sprawozdanie spełnia wymagania ustawy (art. 52 ust. 2 i 2b). Podpisać i wysłać wniosek do RDF może członek zarządu lub prokurent, którego numer PESEL jest wpisany do KRS, albo adwokat lub radca prawny na podstawie pełnomocnictwa (art. 19e ust. 2 i 3a ustawy o KRS). Księgowego na tej liście nie ma. Dlatego jeśli nikt w zarządzie nie ma numeru PESEL, z wyprzedzeniem umów się z prawnikiem albo ustanów prokurenta z numerem PESEL. Więcej o składaniu pisaliśmy w artykule o rocznym sprawozdaniu do KRS.

Badanie sprawozdania jest obowiązkowe, jeśli za poprzedni rok obrotowy spółka osiągnęła dwa z trzech progów: średnio 50 pracowników, aktywa od 3 125 000 euro, przychody od 6 250 000 euro (art. 64 ust. 1 pkt 4 ustawy o rachunkowości, od roku obrotowego 2025).

W zakresie podatków i składek firma składa:

• CIT-8, czyli roczne zeznanie w podatku dochodowym od osób prawnych, do końca trzeciego miesiąca po zakończeniu roku. W tym samym terminie dopłaca się podatek (art. 27 ust. 1 ustawy o CIT). Podstawowa stawka to 19%. Stawka 9% od dochodów innych niż z zysków kapitałowych przysługuje, jeśli przychody spółki w bieżącym roku nie przekraczają 2 mln euro, a spółka jest małym podatnikiem (sprzedaż z VAT za poprzedni rok do 2 mln euro) albo jest w pierwszym roku działalności (art. 4a pkt 10, art. 19 ust. 1 pkt 2, ust. 1d–1e). Jednak spółka powstała z przekształcenia JDG lub z wniesionym przedsiębiorstwem o wartości ponad 10 000 euro płaci 19% w roku powstania i w roku następnym (art. 19 ust. 1a). Gdy zysk jest wypłacany właścicielowi jako dywidenda, pobiera się od niego jeszcze 19% PIT (art. 30a ust. 1 pkt 4 ustawy o PIT);
• zaliczki na CIT wpłaca się co miesiąc, do 20. dnia następnego miesiąca; mali podatnicy i spółki w pierwszym roku działalności mogą płacić kwartalnie (art. 25 ust. 1a–1c ustawy o CIT);
• JPK_V7M co miesiąc do 25. dnia, jednym plikiem obejmującym deklarację i ewidencję VAT. Mały podatnik VAT (sprzedaż z VAT za poprzedni rok do 2 mln euro) może przejść na JPK_V7K i składać część deklaracyjną kwartalnie, a ewidencję i tak co miesiąc. Przez pierwsze 12 miesięcy od rejestracji jako podatnik VAT czynny wariant kwartalny jest niedostępny (art. 2 pkt 25, art. 99 ust. 1–3a, art. 109 ust. 3b–3c ustawy o VAT);
• księgi w formacie JPK po zakończeniu roku, do końca siódmego miesiąca, a przy roku kalendarzowym do 31 lipca (art. 9 ust. 1c ustawy o CIT). Obowiązek wprowadzany jest etapami: spółki składające JPK_V7M po raz pierwszy przesyłają księgi za 2026 rok, pozostałe, w tym składające JPK_V7K i spółki bez VAT, za 2027 rok (art. 66 ust. 2 ustawy z 29.10.2021, Dz.U. 2021 poz. 2105, w brzm. Dz.U. 2023 poz. 1059);
• ZUS DRA i składki za pracowników i zleceniobiorców na podstawie umowy zlecenia do 15. dnia następnego miesiąca (art. 47 ust. 1 pkt 3 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych). Pobrany PIT wpłaca się do 20. dnia, roczne deklaracje płatnika składa się do końca stycznia, a każdej osobie przekazuje się PIT-11 (art. 38, 39 i 42 ustawy o PIT).

Jedyny wspólnik spółki płaci ZUS za siebie jako przedsiębiorca, od podstawy 60% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia i bez preferencyjnych składek ZUS dla początkujących (art. 8 ust. 6 pkt 4, art. 18 ust. 8, art. 18a ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych). W 2026 roku to 1 926,76 zł składek wraz z dobrowolnym chorobowym i 830,58 zł składki zdrowotnej (art. 81 ust. 2za ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej), łącznie 2 757,34 zł miesięcznie, z terminem płatności do 20. dnia.

Faktury spółka wystawia w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF). Firmy, których sprzedaż w 2024 roku przekroczyła 200 mln zł, przeszły na niego 1 lutego 2026 roku, pozostałe 1 kwietnia 2026 roku (art. 145l ustawy o VAT). Do końca 2026 roku faktury można jeszcze wystawiać poza systemem, dopóki miesięczna suma takich faktur z VAT nie przekracza 10 000 zł. Prawo to traci się od faktury, którą przekroczono ten limit (art. 145m). Jednocześnie od 2027 roku za faktury wystawione poza KSeF będą nakładane kary (art. 106ni ustawy o VAT).

Decyzję o rejestracji jako podatnik VAT lepiej podjąć przed pierwszymi transakcjami z polskimi kontrahentami, bo zgłoszenie VAT-R składa się przed pierwszą sprzedażą opodatkowaną (art. 96 ust. 1 ustawy o VAT). Sp. z o.o. nie musi zostać czynnym podatnikiem VAT, dopóki sprzedaż w poprzednim i bieżącym roku nie przekracza 240 000 zł (dla nowej działalności limit oblicza się proporcjonalnie do liczby dni działalności), o ile jej usługi nie znajdują się na liście wyłączeń, na której są na przykład usługi prawnicze i doradcze (art. 113 ust. 1, 9 i 13). Jednocześnie zakup usług od firm zagranicznych lub świadczenie usług dla firm z UE wymaga rejestracji do VAT-UE przed pierwszą taką transakcją (art. 97 ust. 3). Jak się zarejestrować, opisaliśmy w artykule o tym, jak uzyskać status podatnika VAT.

Błąd 1. Mieszanie kont osobistych i firmowych

Właściciel, który sam zasiada w zarządzie, płaci kartą firmową za prywatne zakupy i odkłada rozliczenie na później. Majątek spółki i wspólnika jest jednak rozdzielony, a kapitał zakładowy nie jest osobistą rezerwą właściciela. Wspólnik otrzymuje pieniądze spółki w sposób zgodny z prawem, na przykład jako dywidendę po zatwierdzeniu rocznego sprawozdania (art. 53 ust. 4 ustawy o rachunkowości), a z majątku potrzebnego do pokrycia kapitału zakładowego wypłat dokonywać nie wolno (art. 189 § 2 KSH). Wypłatę niezgodną z prawem wspólnik musi zwrócić, a odpowiedzialni za nią członkowie zarządu zwracają ją solidarnie z nim (art. 198 § 1 KSH).

Ponadto prywatne wydatki opłacone z konta spółki nie obniżają CIT, bo nie zostały poniesione w celu osiągnięcia jej przychodu (art. 15 ust. 1 ustawy o CIT), a VAT od nich nie podlega odliczeniu (art. 86 ust. 1 ustawy o VAT). Jeśli nie zostaną sformalizowane, na przykład jako pożyczka, urząd skarbowy może uznać je za przychód odbiorcy w PIT. W spółce na estońskim CIT takie wypłaty wprost nazwano ukrytymi zyskami (art. 28m ust. 3 ustawy o CIT) i podlegają one opodatkowaniu. Od zaległości naliczane są odsetki za zwłokę, od 5 marca 2026 roku 10,5% w skali roku (art. 56 § 1 Ordynacji podatkowej).

Błąd 2. Sprawozdanie niezłożone na czas do KRS

Spółka złożyła deklaracje podatkowe, ale zapomniała złożyć Sprawozdanie finansowe do Rejestru. To odrębne obowiązki, a urząd skarbowy nie przypomni o KRS. Sąd rejestrowy najpierw wzywa do złożenia sprawozdania w dodatkowym 7-dniowym terminie, a następnie nakłada grzywnę. W jednym postanowieniu to do 15 000 zł, grzywnę można ponawiać, a jeśli dwie grzywny nie pomogły, kolejna może być wyższa, ale łącznie w jednej sprawie nie więcej niż 1 mln zł (art. 24 ust. 1, 1b i 2 ustawy o KRS, art. 1052 KPC). Grzywnę nakłada się na członków zarządu, bo obowiązek złożenia sprawozdania ciąży na zarządzie (art. 69 ust. 1 ustawy o rachunkowości). Jeśli mimo wezwania sądu sprawozdania nie zostały złożone za 2 kolejne lata, sąd z urzędu wszczyna postępowanie o rozwiązanie spółki bez likwidacji (art. 25a ust. 1 pkt 4 ustawy o KRS).

Ponadto ustawa o rachunkowości przewiduje odpowiedzialność karną. Za niezłożenie sprawozdania do KRS grozi grzywna albo kara ograniczenia wolności (art. 79 pkt 4 ustawy o rachunkowości), a za nieprowadzenie ksiąg lub prowadzenie ich nierzetelnie oraz za niesporządzenie sprawozdania grzywna, kara pozbawienia wolności do lat 2 albo obie te kary łącznie (art. 77).

Błąd 3. Praca bez podpisanej umowy z księgowym

Firma przekazuje dokumenty «zaprzyjaźnionemu księgowemu» ustnie, bez umowy o prowadzenie ksiąg rachunkowych. Za rachunkowość z mocy ustawy odpowiada zarząd jako kierownik jednostki, a gdy zarząd jest wieloosobowy i nie wskazano osoby odpowiedzialnej, odpowiadają wszyscy jego członkowie (art. 3 ust. 1 pkt 6 i art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości). Biuro może przyjąć odpowiedzialność za powierzone mu prace tylko na piśmie, dlatego bez umowy wszystko pozostaje na zarządzie. Mimo to także umowa nie zdejmuje odpowiedzialności z zarządu, w tym z tytułu nadzoru, a odpowiedzialności za inwentaryzację w drodze spisu z natury nie można przenieść (art. 4 ust. 5). Księgowy również ryzykuje. Kto zajmuje się sprawami finansowymi spółki na podstawie umowy lub faktycznie, odpowiada za przestępstwa i wykroczenia skarbowe jako ich sprawca (art. 9 § 3 Kodeksu karnego skarbowego).

Wybierając biuro, poproś o kopię aktualnej polisy OC (ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej). Przepisy wymagają co najmniej 10 000 euro na jedno zdarzenie, a ubezpieczenie musi obowiązywać od pierwszego dnia działalności biura (§ 3 i § 4 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z 6 listopada 2014, Dz.U. 2014 poz. 1616).

Wszystkie trzy błędy pojawiają się tam, gdzie nie zapisano, kto za co odpowiada. Dlatego przed podpisaniem umowy sprawdź, co obejmuje obsługa księgowa sp. z o.o. i jakie zadania biuro bierze na siebie.

Transakcje z innymi przedsiębiorcami o wartości powyżej 15 000 zł opłaca się wyłącznie przez rachunek bankowy (art. 19 Prawa przedsiębiorców). Zapłata takiej faktury od podatnika VAT na rachunek, którego nie ma na białej liście podatników VAT, nie obniża CIT, jeśli w ciągu 7 dni od przelewu nie zawiadomi się urzędu skarbowego (art. 15d ust. 1 pkt 2 i ust. 4 ustawy o CIT).

Księgi przechowuje się co najmniej 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dotyczą, a zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe co najmniej 5 lat od początku roku następującego po roku ich zatwierdzenia (art. 74 ust. 1–3 ustawy o rachunkowości). Urzędowi skarbowemu dokumenty są potrzebne do upływu terminu przedawnienia, a ten następuje po 5 latach od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku (art. 70 § 1, art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej). W efekcie dokumenty za dany rok przechowuje się zwykle około 6 lat od jego zakończenia.

Dla małej sp. z o.o. z kilkoma operacjami miesięcznie etatowy księgowy jest zwykle droższy niż biuro. Porównaj cenę biura za Twoją liczbę dokumentów z wynagrodzeniem i składkami własnego pracownika. Ile kosztuje nasza obsługa, widać w cenniku usług księgowych. Jeśli jednak zdecydujesz się zatrudnić księgowego na etacie, sposób szukania opisaliśmy w artykule jak znaleźć księgowego.

Licencja na prowadzenie ksiąg nie jest potrzebna (art. 76a ust. 1 i 3 ustawy o rachunkowości). Osoby prowadzące księgi muszą mieć pełną zdolność do czynności prawnych i nie mogą być karane za przestępstwa przeciwko wiarygodności dokumentów, mieniu, obrotowi gospodarczemu, obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi, za przestępstwa skarbowe oraz za przestępstwa określone w rozdziale 9 tej ustawy (art. 76a ust. 3). Kto prowadzi księgi i gdzie przechowywane są dokumenty, spółka zgłasza urzędowi skarbowemu w ciągu 21 dni od wpisu do KRS, a przy zmianie biura w ciągu 7 dni (art. 5 ust. 2b pkt 2 i ust. 2c, art. 9 ust. 1 ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników). Za spóźnienie grozi grzywna na podstawie Kodeksu karnego skarbowego (art. 60 § 3 KKS).

W umowie z biurem zapisz:

• jakie obowiązki biuro bierze na siebie i że przyjmuje za nie odpowiedzialność (art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości);
• numer polisy OC i sumę ubezpieczenia;
• gdzie przechowywane są księgi (art. 60 § 2 Kodeksu karnego skarbowego);
• terminy przekazywania dokumentów i terminy realizacji prac przez biuro;
• jak biuro przekazuje księgi i dokumenty w razie rozwiązania umowy;
• powierzenie przetwarzania danych osobowych pracowników i współpracowników (umowa powierzenia, art. 28 ust. 3 RODO).

Biuro z mocy ustawy weryfikuje klientów zgodnie z przepisami o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy (art. 2 ust. 1 pkt 17 ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu), dlatego poprosi o dane właścicieli spółki. Wybierając obsługę dla swojej spółki, najpierw sprawdź zakres usług i koszt księgowości dla sp. z o.o.

Aktualności dotyczące zasad rachunkowości publikuje Ministerstwo Finansów na stronie gov.pl/web/finanse.