Подання річного фінансового звіту до KRS

Терміни складання і затвердження відлічують від останнього дня фінансового року (dzień bilansowy), термін подання до KRS іде від дати затвердження. Якщо фінансовий рік збігається з календарним, звіт за 2026 рік проходить такий шлях:

Umowa spółki може встановити інший фінансовий рік, теж із 12 повних місяців поспіль (art. 3 ust. 1 pkt 9 ustawy o rachunkowości). Тоді 3 і 6 місяців відлічують від останнього дня такого року, а 15 днів на подання завжди йдуть від фактичної дати зборів. Наприклад, у разі затвердження 20 травня останній день подання 4 червня, бо сам день затвердження до терміну не входить (art. 111 § 2 Kodeksu cywilnego).

31 березня в цій схемі означає термін складання звіту. На ту саму дату припадає річна декларація CIT-8 з доплатою податку (art. 27 ust. 1 ustawy o CIT), тому два терміни часто плутають і думають, що до 31 березня звіт уже треба надіслати до KRS.

Буває, що до 30 червня збори не відбулися або звіт не затвердили. Проте незатверджений звіт надсилають до KRS протягом 15 днів після спливу шести місяців, за календарного року до 15 липня. Коли збори його затвердять, звіт подають удруге, разом із рішенням та іншими документами, теж у 15-денний термін (art. 69 ust. 2 ustawy o rachunkowości).

Перший рік нової компанії буває довшим за дванадцять місяців. Sp. z o.o., яка почала роботу в другій половині року, має право об'єднати цей період із наступним роком і скласти один звіт (art. 3 ust. 1 pkt 9 ustawy o rachunkowości). Перший податковий рік у CIT за такого старту також можна продовжити до кінця наступного календарного року, якщо податковий рік збігається з календарним (art. 8 ust. 2a ustawy o CIT). Sp. z o.o. з календарним роком, яка почала роботу у вересні 2026 року, може вперше прозвітувати за період з вересня 2026 по грудень 2027 року.

Звіт до KRS подають компанії з реєстру підприємців (art. 69 ust. 1 ustawy o rachunkowości): sp. z o.o., S.A., prosta spółka akcyjna, spółka komandytowa і komandytowo-akcyjna. Spółka jawna і spółka partnerska потрапляють до цього списку, коли ведуть повні книги. Також до KRS звітують кооперативи та філії іноземних компаній.

Для Sp. z o.o. повні книги обов'язкові з першої операції незалежно від виручки (art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości), тож річний звіт чекає на кожну таку компанію. Із чого ще складається повна бухгалтерія Sp. z o.o., ми розібрали в окремій статті. Кроки реєстрації зібрано в інструкції як відкрити Sp. z o.o.

Індивідуального підприємця (JDG) у KRS немає, його дані зберігає CEIDG. На повні книги JDG переходить, коли виручка за минулий рік досягла 2,5 млн євро (art. 2 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości). Такий підприємець теж складає звіт у XML і затверджує його сам, а надсилає Szefowi KAS до терміну річної декларації PIT, тобто до 30 квітня (art. 45 ust. 1 і 5 ustawy o PIT). Детальніше про облік підприємця ми писали в статті про бухгалтерію JDG.

Spółka cywilna звіт нікуди не надсилає, ні до KRS, ні до податкової, про це прямо пише Міністерство фінансів на podatki.gov.pl. Spółka jawna з фізичних осіб і spółka partnerska з виручкою нижче 2,5 млн євро за минулий рік, які не ведуть повних книг, починаючи зі звітності за 2025 рік подають до KRS лише заяву про відсутність обов'язку складати звіт, на це в них шість місяців від кінця року (art. 70a ustawy o rachunkowości).

Так. Окремого режиму для компаній без продажів закон про облік не передбачає, тому Sp. z o.o. без виручки закриває книги на останній день року і проходить ті самі три етапи в ті самі терміни (art. 12 ust. 2 pkt 1, art. 52, 53 і 69 ustawy o rachunkowości). Декларацію CIT-8 за такий рік теж подають.

Призупинення діяльності (zawieszenie) обов'язку не скасовує. На час призупинення компанія виконує всі обов'язки, встановлені законом (art. 25 ust. 2 pkt 5 Prawa przedsiębiorców), і biznes.gov.pl прямо називає серед них ведення бухгалтерії та щорічний фінансовий звіт. Закон про облік робить вузький виняток лише для закриття книг: за рік, протягом якого діяльність весь час була призупинена, книги можна не закривати, якщо компанія не нараховувала амортизацію і не було інших подій з майновими або фінансовими наслідками (art. 12 ust. 3b ustawy o rachunkowości). Звільнення від звіту ця норма не містить.

Основа однакова в будь-якої Sp. z o.o.: баланс (bilans), звіт про прибутки та збитки (rachunek zysków i strat) і пояснення (informacja dodatkowa) з обліковою політикою та розшифруванням цифр (art. 45 ust. 2 ustawy o rachunkowości). Компанія, яка за розміром уже не належить ні до мікро-, ні до малих, додає ще дві частини: звіт про рух грошових коштів (rachunek przepływów pieniężnych) і зведення змін власного капіталу (art. 45 ust. 3).

До KRS разом зі звітом надсилають (art. 69 ust. 1 ustawy o rachunkowości):

• сам річний звіт одним XML-файлом;
• рішення зборів учасників про затвердження звіту і рішення про розподіл прибутку або покриття збитку;
• звіт правління про діяльність (sprawozdanie z działalności), якщо компанія його складає;
• висновок аудитора (sprawozdanie z badania), якщо звіт перевіряв biegły rewident.

Мікрокомпанією вважається та, що за звітний рік і рік перед ним не вийшла хоча б за дві з трьох меж: 2 000 000 zł активів, 4 000 000 zł виручки, 10 працівників (art. 3 ust. 1 pkt 1a ustawy o rachunkowości). Мікро- і мала компанія може скласти баланс і звіт про прибутки та збитки за спрощеними формами (art. 46 ust. 5 і art. 47 ust. 4), а звіт про діяльність не складати, якщо в поясненнях є відомості про викуплені власні частки (art. 49 ust. 4 і 5). Сам статус спрощень не передбачає: на те й інше потрібне рішення зборів учасників (art. 49c ust. 1). Міністерство фінансів пише, що його ухвалюють до складання звіту, за календарного року не пізніше 31 березня.

Аудит потрібен, коли в попередньому році компанія досягла двох показників із трьох: не менше 50 працівників у середньому за рік у перерахунку на повні ставки, 3 125 000 євро суми балансу, 6 250 000 євро чистої виручки від продажів (art. 64 ust. 1 pkt 4 ustawy o rachunkowości, такі значення діють зі звітів за 2025 рік). Отже, однієї високої виручки для цього мало. Аудиторську фірму обирають збори учасників, якщо umowa spółki не передає цей вибір іншому органу (art. 66 ust. 4), перевірка закінчується до затвердження звіту, а висновок аудитора йде до KRS разом із ним.

Звіт компанії з KRS існує лише в електронному вигляді, у формі одного XML-файлу за логічною структурою Міністерства фінансів (art. 45 ust. 1f і 1g ustawy o rachunkowości). PDF, скан паперового звіту чи таблицю Excel система не прийме. Структури опубліковано на сторінці Struktury e-sprawozdań Міністерства фінансів. Для звітів, складених з 1 січня 2026 року, діє їхня друга версія, з окремими варіантами для мікро, для малих компаній зі спрощеннями та для решти.

На початку файлу зазначають період, дату складання, NIP, номер KRS і код основної діяльності за PKD. Пояснення можна вкласти в той самий XML документом PDF або DOC. Цифри дозволено показувати в злотих або в тисячах злотих, якщо це не спотворює картину (art. 45 ust. 5), і для обох варіантів у міністерства є своя структура. Файл, який не проходить перевірку за схемою, до репозиторію не потрапить.

Зібрати XML можна безкоштовно в браузерній програмі міністерства e-Sprawozdania Finansowe. Вона одразу перевіряє файл на відповідність структурі, у ній же файл підписують. Бухгалтерію програма при цьому не веде, цифри до неї переносять із книг, і надіслати з неї звіт до KRS теж не можна. Бухгалтерські програми з модулем e-sprawozdań, своєю чергою, формують XML прямо з книг, так працює, наприклад, wFirma. PDF, який показує програма міністерства, слугує лише для читання, на ньому так і написано: «Dokument nie jest sprawozdaniem finansowym».

Звіт правління про діяльність суворої структури не має. Його готують звичайним електронним документом, наприклад у PDF, і підписують тими самими видами підпису (art. 49 ust. 7 ustawy o rachunkowości).

Під звітом стоять підписи двох сторін: бухгалтера, якому доручено вести книги, і керівника компанії (kierownik jednostki), у Sp. z o.o. це правління (art. 52 ust. 2 ustawy o rachunkowości). У правлінні з кількох осіб електронно може підписати один, інші дають письмові заяви про те, що звіт відповідає вимогам закону. Такі заяви допускаються й на папері, тоді член правління, який підписав звіт, робить їхні електронні копії (art. 52 ust. 2b–2e). Хто зі звітом не згоден, письмово пояснює відмову, і пояснення йде до KRS разом зі звітом (art. 69 ust. 3a). Підписати звіт за довіреністю не можна.

Підходять кваліфікований електронний підпис, podpis zaufany і podpis osobisty з польського e-dowodu (art. 45 ust. 1f). Podpis zaufany прив'язаний до PESEL, тому член правління без PESEL підписує кваліфікованим підписом. Міністерство фінансів приймає й кваліфіковані підписи, видані в інших країнах, зокрема за межами ЄС, у форматі XAdES. Усі підписи мають з'явитися протягом трьох місяців після кінця року, і якщо 31 березня випадає на вихідний, термін не переноситься.

Нарешті, підписання звіту і підписання заяви до KRS закон розділяє. Номер PESEL у реєстрі потрібен лише для другого (art. 19e ust. 2 ustawy o KRS).

Звіт затверджують річні збори учасників (zwyczajne zgromadzenie wspólników), їх проводять протягом шести місяців після кінця фінансового року (art. 231 § 1 KSH). Для KRS із цих зборів потрібні два рішення (uchwała): першим затверджують звіт, другим вирішують, як розподілити прибуток або покрити збиток (art. 231 § 2 pkt 1 і 2 KSH). До того самого порядку денного закон включає затвердження звіту правління про діяльність і absolutorium, тобто схвалення роботи членів органів компанії за рік (art. 231 § 2 pkt 1 і 3 KSH). До звіту, звіту про діяльність і висновку аудитора компанія відкриває учасникам доступ не пізніше ніж за 15 днів до зборів (art. 68 ust. 1 ustawy o rachunkowości). У компанії з одним учасником повноваження зборів здійснює він сам (art. 156 KSH). Рішення можна додати до заяви в KRS копією, наприклад сканом, якщо її підписав кваліфікованим підписом, podpisem osobistym або podpisem zaufanym той, хто має право підписати саму заяву (art. 19e ust. 3 ustawy o KRS).

З 23 лютого 2026 року Repozytorium Dokumentów Finansowych (RDF) працює в новій версії на Portalu Rejestrów Sądowych. Старі адреси RDF на ekrs.ms.gov.pl переадресовують на нові, а інструкції з кнопками попереднього інтерфейсу, зокрема на biznes.gov.pl, до нової версії вже не підходять. Назви кнопок нижче взято з офіційної інструкції Міністерства юстиції до RDF (версія 1.2, червень 2026 року).

1. Відкрийте безкоштовний витяг із KRS і перевірте, що хоча б у одного члена правління або prokurenta там внесено номер PESEL. Якщо такої людини немає, спершу вирішіть питання з підписом заяви, виходи описано нижче в розділі про PESEL.
2. Підготуйте файли: підписаний звіт у XML, рішення зборів, звіт про діяльність і висновок аудитора, якщо вони є. Кожен документ іде окремим файлом розміром до 50 MB.
3. На prs.ms.gov.pl відкрийте розділ «Krajowy Rejestr Sądowy», пункт «RDF - Bezpłatne zgłaszanie dokumentów finansowych» і натисніть «Zaloguj kontem PRS». Акаунт створюють кнопкою «Załóż konto w PRS» через login.gov.pl (Profil Zaufany або e-dowód) або з кваліфікованим підписом. Старий акаунт eKRS прив'язують кнопкою «Połącz konto RDF/S24 z kontem PRS», скасувати прив'язку потім не можна.
4. Натисніть «Dodaj zgłoszenie/korektę», введіть номер KRS, потім «Wyszukaj» і «Zarejestruj nowe zgłoszenie». Система покаже витяг, осіб із правом представництва і раніше подані документи. Адвоката або радцю, який подає заяву за довіреністю, вносять на цьому кроці кнопкою «Dodaj dane pełnomocnika».
5. У полі «Rodzaj zgłoszenia» оберіть «Roczne sprawozdania finansowe i inne dokumenty finansowe», зазначте період з і по та натисніть «Zapisz zmiany». Потім кожен документ додають кнопкою «Dodaj dokument», із видом документа та датою його складання. Підпис, збережений окремим файлом, додають разом із документом.
6. Звіт підписав не весь склад правління? Замість позначеного за замовчуванням «Nie dołączaj» оберіть «Dołącz dodatkowe dokumenty» і додайте заяви інших членів або письмову відмову від підпису.
7. Підпишіть заяву кнопкою «Podpisz» або передайте її іншій особі з правом підпису через «Udostępnij do podpisu», за номером її акаунта PRS. Коли статус зміниться на «Podpisany», натисніть «Wyślij zgłoszenie do Repozytorium Dokumentów Finansowych» і підтвердьте надсилання. Ненадіслану чернетку система видаляє через 14 днів.

Як перевірити, що звіт прийнято?

Одразу після надсилання на акаунт приходить електронне підтвердження заяви з датою (§ 6 ust. 1 rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z 19 marca 2018 r. w sprawie sposobu składania zgłoszeń, sposobu i trybu komunikacji ze zgłaszającym oraz sposobu i trybu weryfikacji dołączonych do zgłoszenia dokumentów). Потім у вкладці «Powiadomienia» з'являються повідомлення про реєстрацію заяви, про позначку (wzmianka) в KRS і про розміщення документів у репозиторії, за великого навантаження на це йде до 24 годин. У списку «Zgłoszenia i korekty wysłane» підсумковий статус називається «Obsługa zakończona». За статусу «Błąd przetwarzania» заяву надсилають ще раз або пишуть до Centrum Wsparcia Użytkownika.

Результат видно й без входу: у публічному браузері документів RDF за номером KRS і в безкоштовному витягу, де в dziale 3 з'являється позначка про подання звіту з датою. Зміст звіту під час подання ніхто не перевіряє. Система дивиться на структуру XML, підписи та повноваження підписанта (art. 19e ust. 7 ustawy o KRS, § 5 того самого rozporządzenia), а суд може вивчити документи пізніше. Помилку в уже поданому документі виправляють коригуванням тим самим шляхом.

Так буває в компаніях, де в правлінні лише іноземці без польського PESEL, і там, де номер у людини є, але до KRS його не внесли. Підготувати заяву в RDF може будь-який власник акаунта PRS, наприклад бухгалтер, однак із боку компанії підписати її має право лише людина, чий PESEL внесено до KRS: член правління з правом представництва, prokurent або ліквідатор (art. 19e ust. 2 ustawy o KRS). Бухгалтерська фірма до таких осіб не належить. Офіційна довідка RDF називає три виходи:

• внести до KRS номери PESEL членів правління заявою про зміну даних, якщо номери в них є;
• доручити подання професійному представникові, адвокату або радці (adwokat, radca prawny), видавши йому довіреність (art. 19e ust. 3a ustawy o KRS);
• подати платну заяву KRS-Z30 про внесення до реєстру позначки про подання звіту.

Якщо в компанії вже є prokurent, внесений до KRS разом із PESEL, ці кроки не потрібні, заяву підпише він. Вирішити це питання краще до зборів, адже 15 днів на подання починають іти з дати затвердження. Для підпису самого звіту PESEL у реєстрі не потрібен, достатньо кваліфікованого підпису.

Спочатку суд реєстру вимагає від зобов'язаних осіб подати документи в додатковий 7-денний термін під загрозою штрафу (art. 24 ust. 1 і 1b ustawy o KRS). Звіту так і немає, і суд призначає штраф (grzywna), а потім може призначати його повторно (art. 24 ust. 2). Верхня межа однієї постанови 15 000 zł, перевищити її суд може лише після двох штрафів, які не спрацювали. Загалом в одній справі штрафи не можуть перевищити 1 млн zł (art. 1052 Kodeksu postępowania cywilnego). Утім, щойно звіт подано, несплачені на цей день штрафи списуються.

Зобов'язаним закон про бухоблік вважає kierownika jednostki, тобто все правління (art. 3 ust. 1 pkt 6 і art. 69 ust. 1 ustawy o rachunkowości). Договір із бухгалтерським бюро цієї відповідальності з членів правління не знімає (art. 4 ust. 5). Крім того, умисне неподання звіту до KRS вважається злочином, за який загрожує штраф (grzywna) або обмеження волі (art. 79 pkt 4 ustawy o rachunkowości).

Коли звітів немає за два фінансові роки поспіль, хоча суд вимагав їх подати, він із власної ініціативи відкриває провадження, щоб розпустити компанію без ліквідаційної процедури (art. 25a ust. 1 pkt 4 ustawy o KRS). Винятків на технічний збій в останній день закон не робить, тому надсилати звіт краще хоча б за тиждень до терміну.

Бухгалтер, який веде книги компанії, складає звіт у XML, ставить під ним свій підпис і може зібрати заяву в RDF. Відповідно, за правлінням залишаються підпис під звітом, скликання зборів учасників і підпис під заявою або довіреність адвокату чи радці. Підготовка річного звіту і подання до KRS входять до послуги Łatwy Start бухгалтер для Sp. z o.o.: ми складаємо звіт і збираємо заяву в RDF, а член правління з PESEL підписує її в системі. Ціни зібрано в прайсі на бухгалтерське обслуговування.

Тим, хто збирається відкрити компанію лише для того, щоб виставляти фактури за свою роботу, варто подивитися і на бізнес-інкубатор Łatwy Start. Там фактури виставляє інкубатор, а власних книг і річного звіту до KRS у резидента немає.