Кейс как оптимизация бухгалтерского учета помогла компании сэкономить деньги

Когда новый финансовый директор одной производственной компании вступил в должность, состояние бухгалтерии его ужаснуло. Она напоминала склад старой макулатуры. Документы терялись, отчеты составлялись вручную, а на сверку с налоговой уходили недели.

«Нужно было срочно что-то менять, — вспоминают в компании. — Компания росла, а наша система учета застряла в прошлом веке. Мы тратили уйму времени и денег на рутинные операции, вместо того чтобы заниматься развитием бизнеса».

Ситуация усугублялась тем, что компания работала с зарубежными партнерами. Валютные операции превращались в настоящий квест для бухгалтеров. А о точном финансовом анализе можно было только мечтать — данные устаревали быстрее, чем их успевали собрать.

Руководство компании поняло: без кардинальных изменений компания рискует утонуть в бумажном море. Было принято решение провести полномасштабную оптимизацию работы бухгалтерии.

«Мы понимали, что это будет непросто, — говорит руководитель компании. — Но альтернативы не было. Мы либо меняемся, либо проигрываем конкурентам».

Компания поставила перед собой амбициозные цели:

• Заметно сократить время на подготовку отчётности.
• Снизить затраты на ведение бухгалтерии.
• Повысить точность финансовых прогнозов.

Первым шагом стало проведение аудита существующих процессов. Команда аналитиков буквально «поселилась» в бухгалтерии, изучая каждый аспект работы.

«Мы обнаружили, что значительная часть рабочего времени уходила на поиск и сортировку документов, — рассказывают в компании. — Немало времени уходило и на ручной ввод данных. Это было просто недопустимо».

На основе полученных данных был разработан план оптимизации бухгалтерского учета на предприятии. Ключевыми направлениями стали автоматизация учета и внедрение электронного документооборота.

• Внедрение современного ПО

Компания инвестировала в современные бухгалтерские программы. Выбор пал на комплексное решение, включающее модули для бухгалтерского учета, управления персоналом и бюджетирования.

«Мы выбрали систему, которая могла расти вместе с нами, — объясняет IT-директор компании. — Важно было найти решение, которое позволит легко масштабировать бизнес в будущем».

• Переход на электронный документооборот

Компания полностью отказалась от бумажных документов во внутренних процессах. Был внедрен электронный документооборот, который позволил существенно сократить время на обработку документов.

• Обучение персонала

«Мы понимали, что даже самая крутая система не будет работать, если люди не умеют ей пользоваться, — добавляют в компании. — Поэтому мы организовали серию тренингов для всех сотрудников бухгалтерии».

• Интеграция с банковскими системами

Была проведена интеграция систем учета с банковскими сервисами. Это позволило автоматизировать процесс сверки платежей и существенно сократить количество ошибок.

• Внедрение системы финансового планирования

Компания внедрила модуль финансового планирования, который позволил более точно прогнозировать денежные потоки и оптимизировать управление ликвидностью.