Ведення кадрового обліку в Польщі

Ведення кадрового обліку в Польщі зобов'язує кожного роботодавця вести особисті справи працівників, оформляти трудові договори суворо за встановленою формою, дотримуватися термінів подання повідомлень до ZUS і зберігати кадрову документацію протягом 10 років. Помилка в одному з цих пунктів — це штраф від Державної інспекції праці (PIP) до 30 000 злотих або припис із плановою перевіркою.

Ми ведемо кадровий облік у Польщі як окрему послугу в межах бухгалтерського обслуговування бізнесу в Польщі — для компаній у формі Sp. z o.o. та підприємців JDG, які наймають персонал і хочуть, щоб уся кадрова документація була належним чином оформлена без необхідності самостійно розбиратися в польському Трудовому кодексі (Kodeks pracy).

Кадровий супровід: що ми беремо на себе

Ведення кадрового діловодства в повному обсязі включає:

  • оформлення трудових договорів (umowa o pracę)
  • договорів підряду (umowa zlecenia)
  • договорів про виконання конкретної роботи (umowa o dzieło)
  • ведення особистих справ працівників (akta osobowe) за структурою розділів A–E згідно з Rozporządzenie MRPiPS
  • подання повідомлень ZUS ZUA та ZUS ZWUA у встановлені терміни
    оформлення відпусток, лікарняних, декретних та розрахунок трудового стажу (staż pracy)
  • підготовку документів при звільненні, включаючи świadectwo pracy
  • контроль термінів випробувального терміну (okres próbny) та повідомлень про розірвання трудових відносин

Кожен із цих пунктів — окрема зона ризику. Там, де є термін або обов'язкова форма, є й штраф за порушення.

Отримати консультацію

Аутсорсинг кадрового діловодства: з практики

До нас звернувся власник двох торгових точок у Варшаві — український підприємець, який вів кадри самостійно за шаблонами з інтернету. Договори не містили обов'язкових пунктів щодо RODO, особисті справи зберігалися без розбивки на розділи, двічі було пропущено терміни ZUS ZUA. Планова перевірка PIP — штраф 8 400 злотих і три місяці на усунення порушень. Після передачі кадрового обслуговування нам документація була приведена в порядок за чотири тижні.

Подібні ситуації ми бачимо у компаній, які паралельно вирішують питання бухгалтерського супроводу для Sp. z o.o. — кадрові зобов’язання зростають разом зі штатом, тому краще вибудовувати обидва процеси одночасно.

Три ситуації, за які роботодавець платить найбільше

1

Невірна класифікація договору

Частина компаній оформлює іноземних працівників та місцевих співробітників за umowa zlecenia там, де фактично йдеться про трудові відносини — менше внесків ZUS, немає обов'язкової відпустки. Якщо інспектор PIP кваліфікує це як обхід Kodeks pracy, роботодавець доплачує всі внески за весь період плюс штраф. Підсумкова сума нерідко перевищує 20 000 злотих.

2

Особисті справи без структури

Польське законодавство вимагає поділу akta osobowe на частини A, B, C, D і E. Багато хто зберігає документи в одній папці — формально вони є, але при перевірці це фіксується як порушення. Факт наявності документів не звільняє від відповідальності за неправильне зберігання.

3

Протерміновані повідомлення в ZUS

Подання ZUS ZUA при прийомі на роботу — 7 днів. Протермінування тягне за собою штраф і примусове стягнення. При кількох працівниках із різними датами прийому це легко упустити в операційному завантаженні.

Коли аутсорсинг кадрового обліку не підходить

1

Аутсорсинг кадрового обліку має реальне обмеження: ви залежите від швидкості нашої реакції при термінових запитах. Це чесний компроміс. Тому ми заздалегідь узгоджуємо SLA — час обробки стандартних і термінових завдань.

2

Якщо у вас вже є штатний кадровик і внутрішні ресурси для контролю — можливо, вам достатньо періодичних консультацій, а не повного супроводу. Ми так і говоримо.

3

Для тих, хто тільки реєструє бізнес і вирішує питання легалізації зайнятості перших працівників, у тому числі оформлення дозволів на роботу, має сенс спочатку розібратися з бухгалтерським обліком для JDG — зрозуміти, яку форму ведення справ обрати, і вже потім вибудовувати кадрові процеси в організації.

4

Ми працюємо з обмеженою кількістю клієнтів одночасно — беремо в роботу тільки ті проєкти, де впевнені в якості кадрового супроводу на кожному етапі.

Основні галузі в яких ми спеціалізуємося

IT

Електронна комерція

Транспорт і логістика

Offline торгівля

Виробництво

Будівельні послуги

Не знайшли свою галузь?

Постановка кадрового обліку при зміні підрядника

Якщо ви вже працюєте з іншою компанією, але хочете перейти — це робоча ситуація. Ми приймаємо справи, перевіряємо поточний стан документообігу, включно зі штатним розписом, наказами та особовими справами, і фіксуємо, що було до нас. Як влаштований цей процес детальніше — на сторінці зміни бухгалтерської компанії.

Якщо хочете зрозуміти, чи є у вас поточні порушення в трудовому праві та кадровій документації — ми проводимо первинний аудит у межах ведення кадрового обліку в Польщі. Без зобов'язань, щоб ви розуміли реальну картину до того, як прийде перевірка.

Відгуки наших клієнтів

Tanya Zhovna Profile Picture

Tanya Zhovna

09/02/2026

Хочу щиро подякувати Latwy Start і окремо Ользі за чудову роботу та підтримку на кожному етапі.

Ольга - справжня професіоналка і водночас дуже чуйна, уважна людина. Із самого початку вона супроводжувала мене крок за кроком: допомагала зібрати документи й детально консультувала, а потім узяла на себе всі організаційні моменти й повністю зняла стрес, який зазвичай супроводжує такі процедури.

З величезним задоволенням рекомендую її всім, хто цінує професіоналізм, надійність і людське ставлення. І, без сумніву, звернуся до неї знову.

Max Profile Picture

Max

27/01/2026

Отримав карту сталого побуту за допомогою Latwy Start, за корінням. Сам у це особливо не вникав. Сказали, які документи потрібні і куди треба прийти. Усе зробив, тепер карта на руках.

Denis Litvinov Profile Picture

Denis Litvinov

15/01/2026

Łatwy Start - чудовий вибір для IT-спеціаліста, усе працює як годинник. Плюсом є повна прозорість щодо того, як і що відбувається з боку виставлення фактур і оплат.

ALEXANDR Profile Picture

ALEXANDR

28/12/2025

Оформлював карту сталого побуту, мене супроводжувала Христина. Усе було добре: ставлення доброзичливе, уся інформація надавалася вчасно, а пояснення були зрозумілими й докладними. Процес пройшов спокійно і без зайвих переживань.

Дарина Дробышевская Profile Picture

Дарина Дробишевська

03/12/2025

Хочу залишити відгук про роботу Latwy Start, а саме про співпрацю з Ольгою. Вона - професіоналка з великої літери і дуже приємна людина.

Ольга допомагала мені на кожному етапі: від збору документів, де вона постійно мене консультувала й надавала приклади заповнення, щоб усе було ідеально, аж до самого візиту в urząd, де вона супроводжувала мене й повністю зняла стрес, пов'язаний із процедурою.

Після подання Ольга регулярно інформувала мене про статус моєї справи й робила все можливе, щоб її розглянули швидше.

Я безмежно задоволена її роботою і обов'язково звернуся до неї знову. Сьогодні я забрала свою першу карту на 3 роки й точно знаю - без Ольги я б не впоралася!☺️

Vladimir Drobyshevsky Profile Picture

Vladimir Drobyshevsky

28/11/2025

Хотів би залишити позитивний відгук про послуги цієї фірми. Моєю кураторкою була Ольга. Отримав карту побуту, усе сподобалося: про всі нюанси отримував інформацію, на всі запитання Ольга відповідала, навіть на найдурніші) Нічого не забули, результат у вигляді карти отримано, рекомендую!

Svitlana Profile Picture

Svitlana

21/11/2025

Я дуже вдячна Ользі за всю її допомогу. Від відповідей на запитання до отримання карти побуту. Процес пройшов гладко і без стресу. Від подання заяви до отримання минуло лише 5 місяців.

Damien Vice Profile Picture

Damien Vice

02/11/2025

Ставлю 1 зірку. Планував почати співпрацю через інкубатор. Надіслав 3 листи - поштою і через форму на сайті, написав в інстаграмі, зробив 2 дзвінки (без відповіді). Витратив тиждень на очікування. Мене просто проігнорували. Як можна довіряти цьому сервісу, якщо фонд не в змозі відповісти на лист і надіслати документи для ознайомлення. Чекаю на пояснення.

Andrii Melnychuk Profile Picture

Andrii Melnychuk

26/08/2025

Я щиро рекомендую Łatwy Start! Завдяки ним мої двоє дітей і я отримали трирічні карти побуту без жодного стресу. Окрема подяка менеджерці Крістіні - вона була надзвичайно уважною та навіть змогла пришвидшити процес для моїх дітей. Відмінний сервіс, я дуже задоволений!

Zadowoleni klienci Łatwy Start z decyzjami