Ведення кадрового обліку в Польщі

Ведення кадрового обліку в Польщі зобов'язує кожного роботодавця вести особисті справи працівників, оформляти трудові договори суворо за встановленою формою, дотримуватися термінів подання повідомлень до ZUS і зберігати кадрову документацію протягом 10 років. Помилка в одному з цих пунктів — це штраф від Державної інспекції праці (PIP) до 30 000 злотих або припис із плановою перевіркою.

Ми ведемо кадровий облік у Польщі як окрему послугу в межах бухгалтерського обслуговування бізнесу в Польщі — для компаній у формі Sp. z o.o. та підприємців JDG, які наймають персонал і хочуть, щоб уся кадрова документація була належним чином оформлена без необхідності самостійно розбиратися в польському Трудовому кодексі (Kodeks pracy).

Кадровий супровід: що ми беремо на себе

Ведення кадрового діловодства в повному обсязі включає:

  • оформлення трудових договорів (umowa o pracę)
  • договорів підряду (umowa zlecenia)
  • договорів про виконання конкретної роботи (umowa o dzieło)
  • ведення особистих справ працівників (akta osobowe) за структурою розділів A–E згідно з Rozporządzenie MRPiPS
  • подання повідомлень ZUS ZUA та ZUS ZWUA у встановлені терміни
    оформлення відпусток, лікарняних, декретних та розрахунок трудового стажу (staż pracy)
  • підготовку документів при звільненні, включаючи świadectwo pracy
  • контроль термінів випробувального терміну (okres próbny) та повідомлень про розірвання трудових відносин

Кожен із цих пунктів — окрема зона ризику. Там, де є термін або обов'язкова форма, є й штраф за порушення.

Отримати консультацію

Аутсорсинг кадрового діловодства: з практики

До нас звернувся власник двох торгових точок у Варшаві — український підприємець, який вів кадри самостійно за шаблонами з інтернету. Договори не містили обов'язкових пунктів щодо RODO, особисті справи зберігалися без розбивки на розділи, двічі було пропущено терміни ZUS ZUA. Планова перевірка PIP — штраф 8 400 злотих і три місяці на усунення порушень. Після передачі кадрового обслуговування нам документація була приведена в порядок за чотири тижні.

Подібні ситуації ми бачимо у компаній, які паралельно вирішують питання бухгалтерського супроводу для Sp. z o.o. — кадрові зобов’язання зростають разом зі штатом, тому краще вибудовувати обидва процеси одночасно.

Три ситуації, за які роботодавець платить найбільше

1

Невірна класифікація договору

Частина компаній оформлює іноземних працівників та місцевих співробітників за umowa zlecenia там, де фактично йдеться про трудові відносини — менше внесків ZUS, немає обов'язкової відпустки. Якщо інспектор PIP кваліфікує це як обхід Kodeks pracy, роботодавець доплачує всі внески за весь період плюс штраф. Підсумкова сума нерідко перевищує 20 000 злотих.

2

Особисті справи без структури

Польське законодавство вимагає поділу akta osobowe на частини A, B, C, D і E. Багато хто зберігає документи в одній папці — формально вони є, але при перевірці це фіксується як порушення. Факт наявності документів не звільняє від відповідальності за неправильне зберігання.

3

Протерміновані повідомлення в ZUS

Подання ZUS ZUA при прийомі на роботу — 7 днів. Протермінування тягне за собою штраф і примусове стягнення. При кількох працівниках із різними датами прийому це легко упустити в операційному завантаженні.

Коли аутсорсинг кадрового обліку не підходить

1

Аутсорсинг кадрового обліку має реальне обмеження: ви залежите від швидкості нашої реакції при термінових запитах. Це чесний компроміс. Тому ми заздалегідь узгоджуємо SLA — час обробки стандартних і термінових завдань.

2

Якщо у вас вже є штатний кадровик і внутрішні ресурси для контролю — можливо, вам достатньо періодичних консультацій, а не повного супроводу. Ми так і говоримо.

3

Для тих, хто тільки реєструє бізнес і вирішує питання легалізації зайнятості перших працівників, у тому числі оформлення дозволів на роботу, має сенс спочатку розібратися з бухгалтерським обліком для JDG — зрозуміти, яку форму ведення справ обрати, і вже потім вибудовувати кадрові процеси в організації.

4

Ми працюємо з обмеженою кількістю клієнтів одночасно — беремо в роботу тільки ті проєкти, де впевнені в якості кадрового супроводу на кожному етапі.

Основні галузі в яких ми спеціалізуємося

IT

Електронна комерція

Транспорт і логістика

Offline торгівля

Виробництво

Будівельні послуги

Не знайшли свою галузь?

Постановка кадрового обліку при зміні підрядника

Якщо ви вже працюєте з іншою компанією, але хочете перейти — це робоча ситуація. Ми приймаємо справи, перевіряємо поточний стан документообігу, включно зі штатним розписом, наказами та особовими справами, і фіксуємо, що було до нас. Як влаштований цей процес детальніше — на сторінці зміни бухгалтерської компанії.

Якщо хочете зрозуміти, чи є у вас поточні порушення в трудовому праві та кадровій документації — ми проводимо первинний аудит у межах ведення кадрового обліку в Польщі. Без зобов'язань, щоб ви розуміли реальну картину до того, як прийде перевірка.

Відгуки наших клієнтів

Tanya Zhovna Profile Picture

Tanya Zhovna

09/02/2026

Хочу искренне поблагодарить Latwy Start и отдельно Ольгу за отличную работу и поддержку на каждом этапе.

Ольга настоящий профессионал и при этом очень чуткий, внимательный человек. С самого начала она сопровождала меня шаг за шагом: помогала со сбором документов и подробно консультировала, а затем взяла на себя все организационные моменты и полностью сняла стресс, который обычно сопровождает такие процедуры.

С огромным удовольствием рекомендую её всем, кто ценит профессионализм, надёжность и человеческое отношение. И, без сомнений, обращусь к ней снова

Max Profile Picture

Max

27/01/2026

Получил карту Сталэго Побыта при помощи Latwy Start по корням. Сам в это полностью не вникал. Сказали какие документы нужны и куда нужно прийти. Все сделал теперь карта на руках.

Denis Litvinov Profile Picture

Denis Litvinov

15/01/2026

Łatwy Start – отличный выбор для IT специалиста, всё работает как часы. Плюсом есть полная прозрачность о том, как и что происходит со стороны выставления фактур и оплат.

ALEXANDR Profile Picture

ALEXANDR

28/12/2025

Оформлял карту сталего побыта, меня сопровождала Кристина. Все было хорошо: отношение было доброжелательное, вся информация предоставлялась вовремя, а пояснения были понятными и подробными. Процесс прошёл спокойно и без лишних переживаний.

Дарина Дробышевская Profile Picture

Дарина Дробышевская

03/12/2025

Хочу оставить отзыв о работе Latwy Start, а именно о сотрудничестве с Ольгой. Она — профессионал с большой буквы и очень приятный человек.

Ольга помогала мне на каждом этапе: от сбора документов, где она постоянно консультировала меня и предоставляла примеры заполнения, чтобы всё было идеально, до самого посещения ужонда, где она сопровождала меня и полностью сняла стресс, связанный с процедурой.

После подачи Ольга регулярно информировала меня о статусе моего дела и делала всё возможное, чтобы его рассмотрели быстрее.

Я безмерно довольна её работой и обязательно обращусь к ней снова. Сегодня я забрала свою первую карту на 3 года, и точно знаю — без Ольги я бы не справилась!☺️

Vladimir Drobyshevsky Profile Picture

Vladimir Drobyshevsky

28/11/2025

Хотел бы оставить положительный отзыв о услугах данного агенства. Мои куратором была Ольга. Получил карту побыта, все понравилось: о всех нюансах получал информацию, на все вопросы Ольга отвечала, даже на самые глупые) Ничего не забыли, результат в виде карты получен, рекомендую!

Svitlana Profile Picture

Svitlana

21/11/2025

I’m really thankful to Olga for all her help. From answering the questions to receiving the residence permit. The process was smooth and there was no stress. That took only 5 months from application to obtainment.

Damien Vice Profile Picture

Damien Vice

02/11/2025

Ставлю 1 звезду. Планировал начать сотрудничество через икнубатор. Отправил 3 письма, через мейл и форму на сайте, написал в инсте, сделал 2 звонка (без ответа). Потратил неделю на ожидание. Меня просто проигнорировали. Как можно доверять этому сервису, если фонд не в состоянии ответить на письмо и прислать документы для ознакомления. Жду объяснения

Andrii Melnychuk Profile Picture

Andrii Melnychuk

26/08/2025

I highly recommend Łatwy Start! Thanks to them, my two kids and I received 3-year residence cards without any stress. Special thanks to manager Kristina — she was extremely helpful and even managed to speed up the process for my children. Excellent service, very satisfied!