Як вести бухгалтерію у Польщі

Вид обліку залежить від форми бізнесу, форми оподаткування і виручки.

KPiR і ewidencja — це спрощений облік. Повний облік влаштований інакше, у ньому ведуться бухгалтерські книги, баланс і фінансова звітність. При цьому нижче ліміту JDG може перейти на повний облік добровільно, повідомивши податкову до початку року.

З 2026 року KPiR і ewidencja ведуться в програмі, а після кінця року надсилаються до податкової в електронному вигляді (JPK) у строк річної декларації.

У JDG три форми оподаткування. Їх обирають під час реєстрації і можуть змінювати раз на рік.

• Загальна шкала (skala podatkowa). 12% з доходу до 120 000 zł на рік і 32% з перевищення (art. 27 ust. 1 ustawy o PIT). Є неоподатковуваний мінімум 30 000 zł. Форма діє за замовчуванням, якщо не подано заяву про іншу.
• Лінійний податок (podatek liniowy). 19% з доходу незалежно від суми (art. 30c ust. 1 ustawy o PIT), без неоподатковуваного мінімуму.
• Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych. Податок сплачується з виручки, витрати не віднімаються. Ставка залежить від виду діяльності: від 3% до 17%. Для IT найчастіше це 12% або 8,5%, а конкретну ставку визначає код діяльності (PKWiU). Ryczałt доступний, якщо виручка за минулий рік не перевищила 2 млн EUR (8 517 200 zł для 2026 року).

Karta podatkowa для нових підприємців закрита з 2022 року.

Заяву про лінійний податок або ryczałt подають до 20-го числа місяця, наступного за місяцем першого доходу в році, зокрема через CEIDG. Обрана форма сама переходить на наступний рік. Змінити її можна лише з початку року, подавши заяву в той самий строк.

Є обмеження: якщо ви працюєте на колишнього або теперішнього роботодавця і робите те саме, що робили за трудовим договором, ryczałt і лінійний податок недоступні.

Внески до ZUS у JDG залежать від етапу діяльності.

Крім того, пільги не належать, якщо ви працюєте на колишнього роботодавця, і повторно, якщо минула діяльність закінчилася менше ніж 5 років тому.

Окремо сплачується składka zdrowotna, зокрема в період ulga na start:

• на загальній шкалі 9% доходу, мінімум 432,54 zł на місяць;
• на лінійному податку 4,9% доходу, мінімум 432,54 zł на місяць;
• на ryczałt фіксована сума залежно від виручки з початку року: до 60 000 zł це 498,35 zł, від 60 000 до 300 000 zł — 830,58 zł, понад 300 000 zł — 1 495,04 zł.

Після закінчення пільг JDG сплачує до ZUS мінімум близько 2 360 zł на місяць. На ryczałt з виручкою від 60 000 до 300 000 zł на рік виходить близько 2 757 zł.

Ставки VAT у Польщі: 23% основна, 8% і 5% знижені, 0% для експорту і поставок усередині ЄС.

З 2026 року можна не реєструватися платником VAT, поки виручка без VAT за минулий і поточний рік не перевищує 240 000 zł (art. 113 ust. 1 ustawy o VAT). Звільнення закінчується з тієї операції, на якій поріг перевищено. При цьому для частини послуг, наприклад юридичних і консультаційних, звільнення за оборотом немає, і VAT сплачується з першого злотого.

Платник VAT подає JPK_V7, тобто декларацію і реєстр купівель і продажів в одній електронній формі. JPK_V7M подають щомісяця до 25-го. JPK_V7K може обрати малий платник податків, і тоді декларацію подають і податок сплачують раз на квартал, а реєстр, як і раніше, щомісяця. У перші 12 місяців після реєстрації VAT квартальний варіант недоступний. Помилка в JPK, не виправлена після виклику податкової, коштує 500 zł.

З 1 квітня 2026 року всі виставляють фактури через державну систему KSeF (великі компанії з 1 лютого). До кінця 2026 року фактури можна виставляти поза KSeF, якщо їхня сума з VAT за місяць не більша за 10 000 zł. Штрафи за фактури поза KSeF починають діяти з 1 січня 2027 року.

Sp. z o.o. завжди веде повний облік. Податок на прибуток (CIT) 19%, а знижена ставка 9% (art. 19 ust. 1 pkt 2 ustawy o CIT) застосовується, якщо виручка в поточному році не більша за 2 млн EUR і компанія має статус малого платника податків. У перший рік статус не потрібен, але знижена ставка не належить компанії, створеній перетворенням JDG або з внесенням бізнесу дорожче 10 000 EUR.

Річна декларація CIT-8 подається до кінця третього місяця наступного року, зазвичай до 31 березня, аванси до 20-го числа. Дивіденди власнику оподатковуються податком 19%. Скільки коштує відкрити і утримувати компанію, розібрано в матеріалі про те, як відкрити sp. z o.o. у Польщі.

Якщо строк припадає на вихідний або свято, він переноситься на наступний робочий день.

Дорогі помилки JDG частіше пов'язані зі строками, фактурами і платежами, ніж із розрахунками. Ось що трапляється найчастіше.

• Пропущений строк обходиться відсотками за кожен день прострочення, у 2026 році це 10,5% річних. ZUS і податок сплачують до 20-го, VAT до 25-го, а за внесками ZUS зниженої ставки немає.
• Помилку в JPK_V7 після виклику податкової потрібно виправити за 14 днів, інакше штраф 500 zł за кожну невиправлену помилку.
• Фактури з 2026 року виставляють через KSeF, і з 1 січня 2027 року за фактуру поза системою загрожує штраф до 100% суми VAT з неї.
• Якщо платіж понад 15 000 zł пішов на рахунок, якого немає в białej liście, витрата не враховується під час розрахунку податку (art. 22p ustawy o PIT), а за VAT ви відповідаєте разом із продавцем. Рятує повідомлення ZAW-NR до податкової протягом 7 днів.
• Робота через JDG на одного замовника на умовах найму ризикована для обох сторін. З 8 липня 2026 року інспекція праці (PIP) може сама визнати такі відносини трудовими, а роботодавцю загрожує штраф до 60 000 zł (Dz.U. 2026 poz. 473).
• З 1 жовтня 2026 року кожна JDG зобов'язана мати адресу для електронних доставок (e-Doręczenia). Офіційні листи від податкової та інших органів надходять туди, тому скриньку варто завести і регулярно перевіряти.
• Фактури і облік зберігають 5 років з кінця року, в якому сплив строк сплати податку, тому документи за 2026 рік потрібно зберігати до кінця 2032 року.

За помилки перед податковою відповідає сам підприємець, навіть якщо облік веде бухгалтерське бюро. При цьому бюро відповідає перед клієнтом за договором і зобов'язане мати страховку OC. Якщо сумніваєтеся у своєму бухгалтері, подивіться, як перевірити роботу бухгалтера, і за потреби змініть бухгалтера.

Якщо помилка вже є, її виправляють коригуванням декларації за той період, де її допущено. Як при цьому уникнути штрафу, описано в наступному розділі.

За прострочення податку і внесків нараховуються відсотки. У 2026 році основна ставка становить 10,5% річних. Якщо виправити декларацію протягом 6 місяців після строку і сплатити протягом 7 днів, ставка знижується вдвічі (art. 56a Ordynacji podatkowej).

За запізнення з декларацією або несплату в строк загрожує штраф за податковим кодексом (KKS). Для порушень до 24 030 zł він становить від 480,60 до 96 120 zł у 2026 році, за великі порушення суми вищі. Ці суми прив'язані до мінімальної зарплати і змінюються щороку.

Покарання можна уникнути, якщо самому повідомити про помилку до податкової до того, як вона її виявить, і одразу сплатити недоїмку (czynny żal). Таку заяву можна подати зокрема через e-Urząd Skarbowy.

Вести облік самому реально на ryczałt з невеликим оборотом і без VAT. Однак навіть тоді щомісяця потрібно сплачувати ZUS і податок, раз на рік здавати декларацію і облік у JPK, а з 2026 року виставляти фактури через KSeF. Якщо ви платник VAT, ведете KPiR або у вас sp. z o.o., з бухгалтером спокійніше, бо помилка в строку чи ставці обходиться дорожче за послугу. Як влаштований супровід, описано на сторінці бухгалтерські послуги.

Є і третій варіант, якщо власна фірма вам не потрібна. Під час роботи через бізнес-інкубатор ви не реєструєте JDG і не ведете облік. Фактури замовникам виставляє інкубатор, він же рахує і утримує податок та видає PIT-11, а річну декларацію PIT-37 ви подаєте на його підставі самі. За договором підряду (umowa o dzieło) внески до ZUS не сплачуються, однак і пенсійний стаж не йде. Докладніше про модель в огляді бізнес-інкубаторів у Польщі.