Як впровадити електронний документообіг у Польщі

Повний посібник з переходу на ЕДО

Підприємства, які впровадили ЕДО, одержують переваги: зменшують витрати на папір, прискорюють робочі процеси та знижують ризик помилок. Але як перейти на електронний документообіг? Які платформи вибрати? Які юридичні аспекти врахувати? У цій статті ми докладно розберемо, як запровадити електронний документообіг, які його закони регулюють і які інструменти використовувати. Матеріал буде корисним підприємцям, бухгалтерам, юристам та IT-фахівцям, зацікавленим в автоматизації діловодства в Польщі.

Потрібен надійний бухгалтер? Подивіться, які послуги ми пропонуємо

Як запровадити електронний документообіг у Польщі – питання, яке стає все важливішим для бізнесу. Компанії прагнуть прискорити обробку документів, скоротити витрати та підвищити рівень захисту даних. Держава підтримує цей процес, а з 2022 року всі платники податків зобов'язані використовувати KSeF – національну систему електронних рахунків-фактур. Це робить перехід на цифровий документообіг неминучим.

Законодавча база ЕДО у Польщі

Перед тим як перейти на електронний документообіг потрібно розібратися в законах. Основні нормативні акти:

  • Устава про підпис електронічним – регулює застосування цифрових підписів, їх юридичну силу та процес отримання.
  • KSeF – державна система електронних рахунків-фактур, обов'язкова платникам ПДВ.
  • Rozporządzenie eIDAS – загальноєвропейські правила, що регулюють довірені електронні послуги, включаючи підписи та печатки.
  • GDPR – закон про захист персональних даних, який потребує надійного захисту інформації у системах СЕД.

Цифровий підпис та його роль

Щоб електронні документи мали юридичну силу, потрібний цифровий підпис для документів. У Польщі є три види підписів:

  • Podpis kwalifikowany – еквівалент рукописного підпису, підходить для договорів, рахунків-фактур та податкових звітів.
  • Podpis zaawansowany - Розширений підпис, що вимагає верифікації, але з меншою юридичною силою.
  • Profil Zaufany (PZ ePUAP) – державна система аутентифікації до роботи з держустановами.

Вибір платформи та інструментів для ЕДО

Для впровадження систем електронного документообігу важливо підібрати відповідне рішення. Серед популярних у Польщі:

  • Comarch EDI – потужна система обміну документами з контрагентами.
  • Infinite EDI - Гнучке рішення для середніх і великих компаній.
  • Asseco Poland - Система документообігу для великих організацій.
  • SAP Document Management – міжнародне програмне забезпечення для керування документами.

При виборі системи враховуйте:

  • Інтеграція системи електронного документообігу з бухгалтерськими програмами (Symfonia, Optima, enova365).
  • Сумісність із KSeF.
  • Рівень захисту даних у системах СЕД.
  • Простоту роботи з платформою та відповідність вимогам законодавства.
  • Можливість настроїти систему під бізнес-процеси компанії.

Процес впровадження ЕДО в компанію

Аналіз робочих процесів

Перший крок – визначити, які документи можна перевести до електронного формату. Найчастіше це:

  • Рахунки-фактури.
  • Договори із контрагентами.
  • Кадрові документи.
  • Внутрішні розпорядження та звіти.

Вибір провайдера

Компанії можуть обрати польського чи міжнародного постачальника. Важливо враховувати:

  • Використання профілю ePuap для визначення співробітників.
  • Підтримка польською мовою.
  • Можливість реєстрації документів в електронному форматі у державних системах.

Навчання співробітників

Щоб перехід на ЕДО пройшов гладко, важливо:

  • Провести навчання по роботі із системою.
  • Пояснити, як перейти на електронний кадровий документообіг та його юридичні нюанси.
  • Налаштувати шаблони для створення документів.

Інтеграція з бухгалтерією

Для зменшення помилок важливо налаштувати взаємодію з:

  • ERP-системами (SAP, enova365, Optima).
  • Бухгалтерські сервіси, сумісні з KSeF.
  • CRM-системи для автоматизації документообігу з клієнтами.

Тестування та запуск

Перед повним переходом систему тестують, виправляють помилки, навчають персонал. Після цього можна запускати ЕДО у роботу.

Переваги та складності впровадження

Плюси:

  • Економія часу – документи передаються миттєво.
  • Зниження витрат на папір, друк та зберігання.
  • Автоматизація підписання та узгодження.
  • Спрощення аудиту та податкової звітності.
  • Безпека даних у системах СЕД за рахунок шифрування та контролю доступу.

Мінуси:

  • Початкові витрати на використання.
  • Необхідність навчати співробітників.
  • Адаптація бізнес-процесів під KSeF та GDPR.

Практичні поради щодо впровадження

  • Почати з ключових документів (рахунки-фактури, договори, акти).
  • Поступово розширювати використання ЕДО.
  • Слідкувати за актуальністю системи відповідно до законів.
  • Навчати співробітників, щоб уникнути помилок.
  • Використовувати резервні копії та захист даних.

Потрібен надійний бухгалтер? Подивіться, які послуги ми пропонуємо

Висновок

Як запровадити електронний документообіг у Польщі? Потрібно вибрати систему, налаштувати її та навчити співробітників. Грамотно організований процес дозволить компанії прискорити роботу, знизити витрати та підвищити рівень безпеки. Почніть перехід сьогодні!

Відгуки наших клієнтів

Damien Vice Profile Picture

Damien Vice

02/11/2025

Ставлю 1 звезду. Планировал начать сотрудничество через икнубатор. Отправил 3 письма, через мейл и форму на сайте, написал в инсте, сделал 2 звонка (без ответа). Потратил неделю на ожидание. Меня просто проигнорировали. Как можно доверять этому сервису, если фонд не в состоянии ответить на письмо и прислать документы для ознакомления. Жду объяснения

Andrii Melnychuk Profile Picture

Andrii Melnychuk

26/08/2025

I highly recommend Łatwy Start! Thanks to them, my two kids and I received 3-year residence cards without any stress. Special thanks to manager Kristina — she was extremely helpful and even managed to speed up the process for my children. Excellent service, very satisfied!

Anton Mezhuiev Profile Picture

Anton Mezhuiev

26/08/2025

Чудова робота, все відбулося швидко і дуже професійно, з чіткими інструкціями і нотатками про ті документи, що вимагалося надати з моєї сторони — і як саме їх правильно заповнювати. Запис на подачу і видача самої карти зайняла набагато меньше часу, ніж спочатку очікувалося (перше звернення у січні, подача документів і відбитків в березні — а в серпні вже отримав пластік).

Брав пакет з повним супроводом — ні разу не пожалкував, всім рекомендую — і дуже дякую всій компанії і зокрема менеджеру Кристині!

Anastasiya Balotnikava Profile Picture

Anastasiya Balotnikava

26/08/2025

Недавно получила вторую карту с Łatwy Start, как и в первый раз – все было отлично, положительная децизия по итогу.

Благодарю менеджера Кристину за работу и своевременное напоминание про все нужные шаги, довольна совместной работой ✨

Inna Profile Picture

Inna

03/08/2025

3 раза членами семьи сотрудничали с компанией по получению карт побыта в разное время и работали с разными специалистами. До этого были попытки с другими компаниями , но именно высочайший уровень профессионализма Latwy Start сделал нас постоянными клиентами. Каждый раз самое благоприятное впечатление за высокий уровень профессиональной работы и моральную поддержку. Особая отдельная благодарность Ольге! Ольга очень помогла, всегда на связи по любым вопросам, отличные профессиональные советы на каждом этапе, начиная с первого общения еще до заключения договора и до успешного получения карты. Как ангел-хранитель «провела за ручку» через все сложные перепитиии, поддержала словом и делом. Огромная Благодарность Ольге и всей компании! Процветания вам и хоррших клиентов!

Oleksandr Drobyshev Profile Picture

Oleksandr Drobyshev

15/07/2025

Все супер

Yevgeniy Postebailo Profile Picture

Yevgeniy Postebailo

14/07/2025

Всё понравилось, везде сопроводили, всё обьяснили.
Была пара непонятных вещей, но не стесняйтесь спрашивать — всегда отвечают и консультируют.
Рекомендую обращаться.

Aliaksei Seniukovich Profile Picture

Aliaksei Seniukovich

11/07/2025

Хочу выразить огромную благодарность Кристине из Łatwy Start за профессиональную помощь в получении вида на жительство в Польше. Благодаря её опыту, внимательности и доброжелательному отношению весь процесс прошёл легко и без лишнего стресса. Кристина всегда была на связи, подробно отвечала на все вопросы и помогала на каждом этапе оформления документов. Искренне рекомендую её услуги всем, кто ищет надёжную поддержку в решении миграционных вопросов в Польше!

Gennady Bakunovich Profile Picture

Gennady Bakunovich

11/07/2025

I had a really positive experience with Łatwy Start. Manager Kristina was supportive and always ready to help with any questions. I got my temporary residence permit without any issues and with minimal effort on my part. I really appreciate their work and highly recommend them 🙌

Коментарі

guest
0 Коментарі
Найстаріші
Найновіше
Зворотній зв'язок в режимі реального часу
Переглянути всі коментарі