Облік витрат на відрядження в Польщі

Що входить, оподаткування та бухгалтерський облік

Оформлення витрат на відрядження в Польщі важливе як для співробітників, так і для роботодавців. Точний облік таких витрат допомагає уникнути податкових проблем та отримати компенсацію. Помилки в документах можуть призвести до штрафів або відмови у вирахуванні. У цьому матеріалі розберемо, як вести облік витрат на відрядження в Польщі, які документи знадобляться і як уникнути поширених помилок.

Професійний бухгалтерський супровід у Польщі – всі деталі за посиланням

Основні законодавчі норми

Відрядження регулюються Трудовим кодексом Польщі (Kodeks pracy) та іншими нормативними актами, включаючи розпорядження Міністра Праці та Соціальної Політики про добові та відшкодовані витрати. За законом роботодавець зобов'язаний компенсувати працівникові витрати, пов'язані з робочими поїздками.

Що важливо знати:

  • Усі витрати мають бути обґрунтовані та підтверджені документами.
  • Суми добових та компенсацій встановлені на державному рівні.
  • Для закордонних подорожей діють окремі правила.
  • У деяких випадках можна повернути ПДВ з витрат на відрядження.

Кому знадобиться ця інформація

Бізнес знати, які витрати можна відшкодувати і як це впливає на податки.
Співробітникам, щоб розуміти свої права та вимоги до документів.
Бухгалтерам, щоб правильно враховувати витрати та уникати податкових ризиків.

1. Основні принципи обліку витрат на відрядження

Які витрати можна враховувати?

У витрати на відрядження входять:

  • Оплата проїзду у відрядження: квитки на літак, поїзд, оренда авто, таксі, громадський транспорт.
  • Проживання: готелі, апартаменти, хостели.
  • Добові: покривають харчування та інші дрібні витрати.
  • Додаткові витрати: зв'язок, інтернет, паркування, дорожні збори, візи для відрядження.

Службові та особисті витрати

Важливо розділяти робочі та особисті витрати. Наприклад, якщо працівник бере таксі в особистих цілях або вибирає люксовий готель без службової потреби, такі витрати не підлягають відшкодуванню.

Хто відповідає за звітність?

Компанія повинна розробити правила відряджень, а співробітник — дотримуватися їх та надавати документи, що підтверджують.

2. Добові та норми їх виплати

Законодавчі норми

Розмір добових регулюється нормативними актами. У 2024 році ставки такі:

  • Поїздки Польщею — 45 злотих на день.
  • Закордонні відрядження – сума залежить від країни (наприклад, Німеччина – 49 євро, Франція – 50 євро).

Відмінності для поїздок Польщею та за кордон

При закордонних поїздках добові розраховуються з перетину кордону. Якщо подорож триває менше 8 годин, сума зменшується.

Як враховувати харчування?

Якщо роботодавець оплачує харчування, добові зменшуються:

Сніданок - мінус 25%

Обід - мінус 50%

Вечеря - мінус 25%

3. Транспортні витрати: що можна списати?

Які витрати можна врахувати?

  • Квитки на літак, поїзд (економ-клас, бізнес-клас за погодженням).
  • Оренда авто (якщо виправдано службовою необхідністю).
  • Проїзд на таксі, автобусах, метро (якщо економічно обґрунтовано).
  • Особистий автомобіль - можна компенсувати витрати на паливо та амортизацію, якщо є дорожній лист.

Повернення ПДВ

Щоб отримати повернення ПДВ, документи мають містити податковий ідентифікатор компанії (NIP).

4. Витрати на проживання

Які готельні витрати можна увімкнути?

Роботодавець компенсує розумні витрати на готель. Внутрішній регламент компанії може обмежувати максимальну суму.

Які документи потрібні?

Рахунки-фактури (Faktura VAT)
Чеки (Paragon fiskalny)
Електронні рахунки при бронюванні онлайн

5. Додаткові витрати на відрядження

Відшкодуванню підлягають:

  • Зв'язок (робочі дзвінки, Інтернет).
  • Конференції, виставки, ділові зустрічі.
  • Паркування, дорожні збори.
  • Медичні витрати, якщо це справді необхідно.

6. Документи для підтвердження витрат на відрядження

Основні документи:

  • Відрядження (Polecenie wyjazdu służbowego).
  • Чеки, рахунки, квитки.
  • Звіт про відрядження (Rozliczenie delegacji).

7. Оподаткування витрат на відрядження

Чи впливають витрати на відрядження на податки?

Так, за наявності підтверджуючих документів вони зменшують базу оподаткування.

Чи потрібно платити ПДФО з відрядження?

Ні, якщо суми не перевищують встановлені норми.

Повернення ПДВ

ПДВ можна повернути за витратами на транспорт, готелі та заходи.

8. Помилки при оформленні витрат на відрядження

Основні помилки:

  • Відсутність документів.
  • Використання корпоративних коштів у особистих цілях.
  • Помилки у звітах.

Щоб уникнути проблем важливо вести облік витрат на відрядження і дотримуватися правил оформлення.

Професійний бухгалтерський супровід у Польщі – всі деталі за посиланням

Висновок

Грамотно оформлені витрати на відрядження допомагають уникнути податкових проблем і знизити витрати. Головне — завжди мати документи, що підтверджують.

Відгуки наших клієнтів

Damien Vice Profile Picture

Damien Vice

02/11/2025

Ставлю 1 звезду. Планировал начать сотрудничество через икнубатор. Отправил 3 письма, через мейл и форму на сайте, написал в инсте, сделал 2 звонка (без ответа). Потратил неделю на ожидание. Меня просто проигнорировали. Как можно доверять этому сервису, если фонд не в состоянии ответить на письмо и прислать документы для ознакомления. Жду объяснения

Andrii Melnychuk Profile Picture

Andrii Melnychuk

26/08/2025

I highly recommend Łatwy Start! Thanks to them, my two kids and I received 3-year residence cards without any stress. Special thanks to manager Kristina — she was extremely helpful and even managed to speed up the process for my children. Excellent service, very satisfied!

Anton Mezhuiev Profile Picture

Anton Mezhuiev

26/08/2025

Чудова робота, все відбулося швидко і дуже професійно, з чіткими інструкціями і нотатками про ті документи, що вимагалося надати з моєї сторони — і як саме їх правильно заповнювати. Запис на подачу і видача самої карти зайняла набагато меньше часу, ніж спочатку очікувалося (перше звернення у січні, подача документів і відбитків в березні — а в серпні вже отримав пластік).

Брав пакет з повним супроводом — ні разу не пожалкував, всім рекомендую — і дуже дякую всій компанії і зокрема менеджеру Кристині!

Anastasiya Balotnikava Profile Picture

Anastasiya Balotnikava

26/08/2025

Недавно получила вторую карту с Łatwy Start, как и в первый раз – все было отлично, положительная децизия по итогу.

Благодарю менеджера Кристину за работу и своевременное напоминание про все нужные шаги, довольна совместной работой ✨

Inna Profile Picture

Inna

03/08/2025

3 раза членами семьи сотрудничали с компанией по получению карт побыта в разное время и работали с разными специалистами. До этого были попытки с другими компаниями , но именно высочайший уровень профессионализма Latwy Start сделал нас постоянными клиентами. Каждый раз самое благоприятное впечатление за высокий уровень профессиональной работы и моральную поддержку. Особая отдельная благодарность Ольге! Ольга очень помогла, всегда на связи по любым вопросам, отличные профессиональные советы на каждом этапе, начиная с первого общения еще до заключения договора и до успешного получения карты. Как ангел-хранитель «провела за ручку» через все сложные перепитиии, поддержала словом и делом. Огромная Благодарность Ольге и всей компании! Процветания вам и хоррших клиентов!

Oleksandr Drobyshev Profile Picture

Oleksandr Drobyshev

15/07/2025

Все супер

Yevgeniy Postebailo Profile Picture

Yevgeniy Postebailo

14/07/2025

Всё понравилось, везде сопроводили, всё обьяснили.
Была пара непонятных вещей, но не стесняйтесь спрашивать — всегда отвечают и консультируют.
Рекомендую обращаться.

Aliaksei Seniukovich Profile Picture

Aliaksei Seniukovich

11/07/2025

Хочу выразить огромную благодарность Кристине из Łatwy Start за профессиональную помощь в получении вида на жительство в Польше. Благодаря её опыту, внимательности и доброжелательному отношению весь процесс прошёл легко и без лишнего стресса. Кристина всегда была на связи, подробно отвечала на все вопросы и помогала на каждом этапе оформления документов. Искренне рекомендую её услуги всем, кто ищет надёжную поддержку в решении миграционных вопросов в Польше!

Gennady Bakunovich Profile Picture

Gennady Bakunovich

11/07/2025

I had a really positive experience with Łatwy Start. Manager Kristina was supportive and always ready to help with any questions. I got my temporary residence permit without any issues and with minimal effort on my part. I really appreciate their work and highly recommend them 🙌

Коментарі

guest
0 Коментарі
Найстаріші
Найновіше
Зворотній зв'язок в режимі реального часу
Переглянути всі коментарі