Ведение кадрового учета в Польше

Ведение кадрового учета в Польше обязывает каждого работодателя вести личные дела сотрудников, оформлять трудовые договоры строго по установленной форме, соблюдать сроки подачи уведомлений в ZUS и хранить кадровую документацию в течение 10 лет. Ошибка в одном из этих пунктов — это штраф от Государственной инспекции труда (PIP) до 30 000 злотых или предписание с плановой проверкой.

Мы ведем кадровый учет в Польше как отдельную услугу в рамках бухгалтерского обслуживания бизнеса в Польше — для компаний в форме Sp. z o.o. и предпринимателей JDG, которые нанимают персонал и хотят, чтобы вся кадровая документация была в порядке без необходимости самостоятельно разбираться в польском Трудовом кодексе (Kodeks pracy).

Кадровое сопровождение: что мы берем на себя

Ведение кадрового делопроизводства в полном объеме включает:

  • оформление трудовых договоров (umowa o pracę)
  • договоров подряда (umowa zlecenia)
  • договоров о выполнении конкретной работы (umowa o dzieło)
  • ведение личных дел сотрудников (akta osobowe) по структуре разделов A–E согласно Rozporządzenie MRPiPS
  • подачу уведомлений ZUS ZUA и ZUS ZWUA в установленные сроки
    оформление отпусков, больничных, декретных и расчет трудового стажа (staż pracy)
  • подготовку документов при увольнении, включая świadectwo pracy
  • контроль сроков испытательного срока (okres próbny) и уведомлений о расторжении трудовых отношений

Каждый из этих пунктов — отдельная зона риска. Там, где есть срок или обязательная форма, есть и штраф за нарушение.

Получить консультацию

Аутсорсинг кадрового делопроизводства: из практики

К нам обратился владелец двух торговых точек в Варшаве — украинский предприниматель, который вел кадры самостоятельно по шаблонам из интернета. Договоры не содержали обязательных пунктов по RODO, личные дела хранились без разбивки на разделы, дважды были пропущены сроки ZUS ZUA. Плановая проверка PIP — штраф 8 400 злотых и три месяца на устранение нарушений. После передачи кадрового обслуживания нам документация была приведена в порядок за четыре недели.

Похожие ситуации мы видим у компаний, которые параллельно решают вопрос бухгалтерского сопровождения для Sp. z o.o. — кадровые обязательства растут вместе со штатом, и лучше выстраивать оба процесса одновременно.

Три ситуации, за которые работодатель платит больше всего

1

Неверная классификация договора

Часть компаний оформляет иностранных работников и местных сотрудников по umowa zlecenia там, где фактически речь о трудовых отношениях — меньше взносов ZUS, нет обязательного отпуска. Если инспектор PIP квалифицирует это как обход Kodeks pracy, работодатель доплачивает все взносы за весь период плюс штраф. Итоговая сумма нередко превышает 20 000 злотых.

2

Личные дела без структуры

Польское законодательство требует разделения akta osobowe на части A, B, C, D и E. Многие хранят документы в одной папке — формально они есть, но при проверке это фиксируется как нарушение. Факт наличия документов не освобождает от ответственности за неправильное хранение.

3

Просроченные уведомления в ZUS

Подача ZUS ZUA при приеме на работу — 7 дней. Просрочка влечет штраф и принудительное взыскание. При нескольких сотрудниках с разными датами приема это легко упустить в операционной загрузке.

Когда аутсорсинг кадрового учета не подходит

1

Аутсорсинг кадрового учета имеет реальное ограничение: вы зависите от скорости нашей реакции при срочных запросах. Это честный компромисс. Поэтому мы заранее согласовываем SLA — время обработки стандартных и срочных задач.

2

Если у вас уже есть штатный кадровик и внутренние ресурсы для контроля — возможно, вам достаточно периодических консультаций, а не полного сопровождения. Мы так и говорим.

3

Для тех, кто только регистрирует бизнес и решает вопросы легализации занятости первых сотрудников, в том числе оформления разрешений на работу, имеет смысл сначала разобраться с бухгалтерским учетом для JDG — понять, какую форму ведения дел выбрать, и уже потом выстраивать кадровые процессы в организации.

4

Мы работаем с ограниченным числом клиентов одновременно — берем в работу только те проекты, где уверены в качестве кадрового сопровождения на каждом этапе.

Основные отрасли в которых мы специализируемся

IT

E-commerce

Транспорт и логистика

Offline торговля

Производство

Строительные услуги

Не нашли свою отрасль?

Постановка кадрового учета при смене подрядчика

Если вы уже работаете с другой компанией, но хотите перейти — это рабочая ситуация. Мы принимаем дела, проверяем текущее состояние документооборота, включая штатное расписание, приказы и личные дела, и фиксируем, что было до нас. Как устроен этот процесс подробнее — на странице смены бухгалтерской компании.

Если хотите понять, есть ли у вас текущие нарушения в трудовом праве и кадровой документации — мы проводим первичный аудит в рамках ведения кадрового учета в Польше. Без обязательств, чтобы вы понимали реальную картину до того, как придет проверка.

Отзывы наших клиентов

Tanya Zhovna Profile Picture

Tanya Zhovna

09/02/2026

Хочу искренне поблагодарить Latwy Start и отдельно Ольгу за отличную работу и поддержку на каждом этапе.

Ольга настоящий профессионал и при этом очень чуткий, внимательный человек. С самого начала она сопровождала меня шаг за шагом: помогала со сбором документов и подробно консультировала, а затем взяла на себя все организационные моменты и полностью сняла стресс, который обычно сопровождает такие процедуры.

С огромным удовольствием рекомендую её всем, кто ценит профессионализм, надёжность и человеческое отношение. И, без сомнений, обращусь к ней снова

Max Profile Picture

Max

27/01/2026

Получил карту Сталэго Побыта при помощи Latwy Start по корням. Сам в это полностью не вникал. Сказали какие документы нужны и куда нужно прийти. Все сделал теперь карта на руках.

Denis Litvinov Profile Picture

Denis Litvinov

15/01/2026

Łatwy Start – отличный выбор для IT специалиста, всё работает как часы. Плюсом есть полная прозрачность о том, как и что происходит со стороны выставления фактур и оплат.

ALEXANDR Profile Picture

ALEXANDR

28/12/2025

Оформлял карту сталего побыта, меня сопровождала Кристина. Все было хорошо: отношение было доброжелательное, вся информация предоставлялась вовремя, а пояснения были понятными и подробными. Процесс прошёл спокойно и без лишних переживаний.

Дарина Дробышевская Profile Picture

Дарина Дробышевская

03/12/2025

Хочу оставить отзыв о работе Latwy Start, а именно о сотрудничестве с Ольгой. Она — профессионал с большой буквы и очень приятный человек.

Ольга помогала мне на каждом этапе: от сбора документов, где она постоянно консультировала меня и предоставляла примеры заполнения, чтобы всё было идеально, до самого посещения ужонда, где она сопровождала меня и полностью сняла стресс, связанный с процедурой.

После подачи Ольга регулярно информировала меня о статусе моего дела и делала всё возможное, чтобы его рассмотрели быстрее.

Я безмерно довольна её работой и обязательно обращусь к ней снова. Сегодня я забрала свою первую карту на 3 года, и точно знаю — без Ольги я бы не справилась!☺️

Vladimir Drobyshevsky Profile Picture

Vladimir Drobyshevsky

28/11/2025

Хотел бы оставить положительный отзыв о услугах данного агенства. Мои куратором была Ольга. Получил карту побыта, все понравилось: о всех нюансах получал информацию, на все вопросы Ольга отвечала, даже на самые глупые) Ничего не забыли, результат в виде карты получен, рекомендую!

Svitlana Profile Picture

Svitlana

21/11/2025

I’m really thankful to Olga for all her help. From answering the questions to receiving the residence permit. The process was smooth and there was no stress. That took only 5 months from application to obtainment.

Damien Vice Profile Picture

Damien Vice

02/11/2025

Ставлю 1 звезду. Планировал начать сотрудничество через икнубатор. Отправил 3 письма, через мейл и форму на сайте, написал в инсте, сделал 2 звонка (без ответа). Потратил неделю на ожидание. Меня просто проигнорировали. Как можно доверять этому сервису, если фонд не в состоянии ответить на письмо и прислать документы для ознакомления. Жду объяснения

Andrii Melnychuk Profile Picture

Andrii Melnychuk

26/08/2025

I highly recommend Łatwy Start! Thanks to them, my two kids and I received 3-year residence cards without any stress. Special thanks to manager Kristina — she was extremely helpful and even managed to speed up the process for my children. Excellent service, very satisfied!