Prowadzenie kadr w Polsce

Prowadzenie kadr w Polsce zobowiązuje każdego pracodawcę do prowadzenia akt osobowych pracowników, sporządzania umów o pracę ściśle według ustalonego wzoru, przestrzegania terminów zgłoszeń do ZUS i przechowywania dokumentacji kadrowej przez 10 lat. Błąd w jednym z tych punktów to kara od Państwowej Inspekcji Pracy (PIP) do 30 000 zł lub nakaz z planową kontrolą.

Prowadzimy kadry w Polsce jako osobną usługę w ramach obsługi księgowej biznesu w Polsce — dla firm w formie sp. z o.o. i przedsiębiorców JDG, którzy zatrudniają personel i chcą, aby cała dokumentacja kadrowa była w porządku bez konieczności samodzielnego zgłębiania polskiego Kodeksu pracy (Kodeks pracy).

Obsługa kadrowa: co bierzemy na siebie

Prowadzenie dokumentacji kadrowej w pełnym zakresie obejmuje:

  • sporządzanie umów o pracę (umowa o pracę)
  • umów zlecenia (umowa zlecenia)
  • umów o dzieło (umowa o dzieło)
  • prowadzenie akt osobowych pracowników (akta osobowe) według struktury części A–E zgodnie z Rozporządzeniem MRPiPS
  • składanie zgłoszeń ZUS ZUA i ZUS ZWUA w ustalonych terminach
    obsługę urlopów, zwolnień lekarskich, urlopów macierzyńskich i obliczanie stażu pracy (staż pracy)
  • przygotowanie dokumentów przy zwolnieniu, w tym świadectwo pracy
  • kontrolę terminów okresu próbnego (okres próbny) i wypowiedzeń stosunku pracy

Każdy z tych punktów to osobna strefa ryzyka. Tam, gdzie jest termin lub obowiązkowa forma, jest i kara za naruszenie.

Uzyskaj poradę

Outsourcing dokumentacji kadrowej: z praktyki

Zgłosił się do nas właściciel dwóch punktów handlowych w Warszawie — ukraiński przedsiębiorca, który prowadził kadry samodzielnie według szablonów z internetu. Umowy nie zawierały obowiązkowych zapisów dotyczących RODO, akta osobowe były przechowywane bez podziału na części, dwukrotnie przekroczono terminy ZUS ZUA. Planowa kontrola PIP — kara 8 400 zł i trzy miesiące na usunięcie naruszeń. Po przekazaniu obsługi kadrowej nam dokumentacja została uporządkowana w cztery tygodnie.

Podobne sytuacje widzimy u firm, które równolegle rozwiązują kwestię obsługi księgowej dla sp. z o.o. — obowiązki kadrowe rosną wraz z zatrudnieniem, i lepiej budować oba procesy jednocześnie.

Trzy sytuacje, za które pracodawca płaci najwięcej

1

Błędna klasyfikacja umowy

Część firm zatrudnia pracowników zagranicznych i lokalnych na umowę zlecenia tam, gdzie faktycznie chodzi o stosunek pracy — mniej składek ZUS, brak obowiązkowego urlopu. Jeśli inspektor PIP zakwalifikuje to jako obejście Kodeksu pracy, pracodawca dopłaca wszystkie składki za cały okres plus karę. Końcowa kwota nierzadko przekracza 20 000 zł.

2

Akta osobowe bez struktury

Polskie prawo wymaga podziału akt osobowych na części A, B, C, D i E. Wielu przechowuje dokumenty w jednej teczce — formalnie one są, ale podczas kontroli jest to odnotowywane jako naruszenie. Fakt posiadania dokumentów nie zwalnia z odpowiedzialności za nieprawidłowe przechowywanie.

3

Spóźnione zgłoszenia do ZUS

Zgłoszenie ZUS ZUA przy zatrudnieniu — 7 dni. Spóźnienie pociąga karę i przymusowe ściągnięcie. Przy kilku pracownikach z różnymi datami zatrudnienia łatwo to przeoczyć w bieżącym obciążeniu.

Kiedy outsourcing kadr nie pasuje

1

Outsourcing kadr ma realne ograniczenie: jesteś zależny od szybkości naszej reakcji przy pilnych zapytaniach. To uczciwy kompromis. Dlatego z góry ustalamy SLA — czas obsługi standardowych i pilnych zadań.

2

Jeśli masz już etatowego specjalistę ds. kadr i wewnętrzne zasoby do kontroli — być może wystarczą ci okresowe konsultacje, a nie pełna obsługa. Tak też mówimy.

3

Dla tych, którzy dopiero rejestrują biznes i rozwiązują kwestie legalizacji zatrudnienia pierwszych pracowników, w tym uzyskiwania zezwoleń na pracę, warto najpierw zająć się księgowością dla JDG — zrozumieć, jaką formę prowadzenia spraw wybrać, a dopiero potem budować procesy kadrowe w organizacji.

4

Pracujemy z ograniczoną liczbą klientów jednocześnie — bierzemy do pracy tylko te projekty, w których jesteśmy pewni jakości obsługi kadrowej na każdym etapie.

Główne sektory, w których się specjalizujemy

IT

Handel elektroniczny

Transport i logistyka

Handel offline

Produkcja

Usługi budowlane

Nie znalazłeś swojej branży?

Ustawienie kadr przy zmianie usługodawcy

Jeśli już współpracujesz z inną firmą, ale chcesz przejść — to normalna sytuacja. Przejmujemy sprawy, sprawdzamy obecny stan obiegu dokumentów, w tym strukturę zatrudnienia, zarządzenia i akta osobowe, i odnotowujemy, co było przed nami. Jak dokładnie wygląda ten proces — na stronie zmiany biura rachunkowego.

Jeśli chcesz zrozumieć, czy masz obecne naruszenia w prawie pracy i dokumentacji kadrowej — przeprowadzamy wstępny audyt w ramach prowadzenia kadr w Polsce. Bez zobowiązań, abyś rozumiał realny obraz, zanim przyjdzie kontrola.

Opinie naszych klientów

Tanya Zhovna Profile Picture

Tanya Zhovna

09/02/2026

Хочу искренне поблагодарить Latwy Start и отдельно Ольгу за отличную работу и поддержку на каждом этапе.

Ольга настоящий профессионал и при этом очень чуткий, внимательный человек. С самого начала она сопровождала меня шаг за шагом: помогала со сбором документов и подробно консультировала, а затем взяла на себя все организационные моменты и полностью сняла стресс, который обычно сопровождает такие процедуры.

С огромным удовольствием рекомендую её всем, кто ценит профессионализм, надёжность и человеческое отношение. И, без сомнений, обращусь к ней снова

Max Profile Picture

Max

27/01/2026

Получил карту Сталэго Побыта при помощи Latwy Start по корням. Сам в это полностью не вникал. Сказали какие документы нужны и куда нужно прийти. Все сделал теперь карта на руках.

Denis Litvinov Profile Picture

Denis Litvinov

15/01/2026

Łatwy Start – отличный выбор для IT специалиста, всё работает как часы. Плюсом есть полная прозрачность о том, как и что происходит со стороны выставления фактур и оплат.

ALEXANDR Profile Picture

ALEXANDR

28/12/2025

Оформлял карту сталего побыта, меня сопровождала Кристина. Все было хорошо: отношение было доброжелательное, вся информация предоставлялась вовремя, а пояснения были понятными и подробными. Процесс прошёл спокойно и без лишних переживаний.

Дарина Дробышевская Profile Picture

Дарина Дробышевская

03/12/2025

Хочу оставить отзыв о работе Latwy Start, а именно о сотрудничестве с Ольгой. Она — профессионал с большой буквы и очень приятный человек.

Ольга помогала мне на каждом этапе: от сбора документов, где она постоянно консультировала меня и предоставляла примеры заполнения, чтобы всё было идеально, до самого посещения ужонда, где она сопровождала меня и полностью сняла стресс, связанный с процедурой.

После подачи Ольга регулярно информировала меня о статусе моего дела и делала всё возможное, чтобы его рассмотрели быстрее.

Я безмерно довольна её работой и обязательно обращусь к ней снова. Сегодня я забрала свою первую карту на 3 года, и точно знаю — без Ольги я бы не справилась!☺️

Vladimir Drobyshevsky Profile Picture

Vladimir Drobyshevsky

28/11/2025

Хотел бы оставить положительный отзыв о услугах данного агенства. Мои куратором была Ольга. Получил карту побыта, все понравилось: о всех нюансах получал информацию, на все вопросы Ольга отвечала, даже на самые глупые) Ничего не забыли, результат в виде карты получен, рекомендую!

Svitlana Profile Picture

Svitlana

21/11/2025

I’m really thankful to Olga for all her help. From answering the questions to receiving the residence permit. The process was smooth and there was no stress. That took only 5 months from application to obtainment.

Damien Vice Profile Picture

Damien Vice

02/11/2025

Ставлю 1 звезду. Планировал начать сотрудничество через икнубатор. Отправил 3 письма, через мейл и форму на сайте, написал в инсте, сделал 2 звонка (без ответа). Потратил неделю на ожидание. Меня просто проигнорировали. Как можно доверять этому сервису, если фонд не в состоянии ответить на письмо и прислать документы для ознакомления. Жду объяснения

Andrii Melnychuk Profile Picture

Andrii Melnychuk

26/08/2025

I highly recommend Łatwy Start! Thanks to them, my two kids and I received 3-year residence cards without any stress. Special thanks to manager Kristina — she was extremely helpful and even managed to speed up the process for my children. Excellent service, very satisfied!