Prowadzenie kadr w Polsce
Prowadzenie kadr w Polsce zobowiązuje każdego pracodawcę do prowadzenia akt osobowych pracowników, sporządzania umów o pracę ściśle według ustalonego wzoru, przestrzegania terminów zgłoszeń do ZUS i przechowywania dokumentacji kadrowej przez 10 lat. Błąd w jednym z tych punktów to kara od Państwowej Inspekcji Pracy (PIP) do 30 000 zł lub nakaz z planową kontrolą.
Prowadzimy kadry w Polsce jako osobną usługę w ramach obsługi księgowej biznesu w Polsce — dla firm w formie sp. z o.o. i przedsiębiorców JDG, którzy zatrudniają personel i chcą, aby cała dokumentacja kadrowa była w porządku bez konieczności samodzielnego zgłębiania polskiego Kodeksu pracy (Kodeks pracy).
Obsługa kadrowa: co bierzemy na siebie
Prowadzenie dokumentacji kadrowej w pełnym zakresie obejmuje:
- sporządzanie umów o pracę (umowa o pracę)
- umów zlecenia (umowa zlecenia)
- umów o dzieło (umowa o dzieło)
- prowadzenie akt osobowych pracowników (akta osobowe) według struktury części A–E zgodnie z Rozporządzeniem MRPiPS
- składanie zgłoszeń ZUS ZUA i ZUS ZWUA w ustalonych terminach
obsługę urlopów, zwolnień lekarskich, urlopów macierzyńskich i obliczanie stażu pracy (staż pracy) - przygotowanie dokumentów przy zwolnieniu, w tym świadectwo pracy
- kontrolę terminów okresu próbnego (okres próbny) i wypowiedzeń stosunku pracy
Każdy z tych punktów to osobna strefa ryzyka. Tam, gdzie jest termin lub obowiązkowa forma, jest i kara za naruszenie.
Outsourcing dokumentacji kadrowej: z praktyki
Zgłosił się do nas właściciel dwóch punktów handlowych w Warszawie — ukraiński przedsiębiorca, który prowadził kadry samodzielnie według szablonów z internetu. Umowy nie zawierały obowiązkowych zapisów dotyczących RODO, akta osobowe były przechowywane bez podziału na części, dwukrotnie przekroczono terminy ZUS ZUA. Planowa kontrola PIP — kara 8 400 zł i trzy miesiące na usunięcie naruszeń. Po przekazaniu obsługi kadrowej nam dokumentacja została uporządkowana w cztery tygodnie.
Podobne sytuacje widzimy u firm, które równolegle rozwiązują kwestię obsługi księgowej dla sp. z o.o. — obowiązki kadrowe rosną wraz z zatrudnieniem, i lepiej budować oba procesy jednocześnie.
Trzy sytuacje, za które pracodawca płaci najwięcej
1
Błędna klasyfikacja umowy
Część firm zatrudnia pracowników zagranicznych i lokalnych na umowę zlecenia tam, gdzie faktycznie chodzi o stosunek pracy — mniej składek ZUS, brak obowiązkowego urlopu. Jeśli inspektor PIP zakwalifikuje to jako obejście Kodeksu pracy, pracodawca dopłaca wszystkie składki za cały okres plus karę. Końcowa kwota nierzadko przekracza 20 000 zł.
2
Akta osobowe bez struktury
Polskie prawo wymaga podziału akt osobowych na części A, B, C, D i E. Wielu przechowuje dokumenty w jednej teczce — formalnie one są, ale podczas kontroli jest to odnotowywane jako naruszenie. Fakt posiadania dokumentów nie zwalnia z odpowiedzialności za nieprawidłowe przechowywanie.
3
Spóźnione zgłoszenia do ZUS
Zgłoszenie ZUS ZUA przy zatrudnieniu — 7 dni. Spóźnienie pociąga karę i przymusowe ściągnięcie. Przy kilku pracownikach z różnymi datami zatrudnienia łatwo to przeoczyć w bieżącym obciążeniu.
Kiedy outsourcing kadr nie pasuje
1
Outsourcing kadr ma realne ograniczenie: jesteś zależny od szybkości naszej reakcji przy pilnych zapytaniach. To uczciwy kompromis. Dlatego z góry ustalamy SLA — czas obsługi standardowych i pilnych zadań.
2
Jeśli masz już etatowego specjalistę ds. kadr i wewnętrzne zasoby do kontroli — być może wystarczą ci okresowe konsultacje, a nie pełna obsługa. Tak też mówimy.
3
Dla tych, którzy dopiero rejestrują biznes i rozwiązują kwestie legalizacji zatrudnienia pierwszych pracowników, w tym uzyskiwania zezwoleń na pracę, warto najpierw zająć się księgowością dla JDG — zrozumieć, jaką formę prowadzenia spraw wybrać, a dopiero potem budować procesy kadrowe w organizacji.
4
Pracujemy z ograniczoną liczbą klientów jednocześnie — bierzemy do pracy tylko te projekty, w których jesteśmy pewni jakości obsługi kadrowej na każdym etapie.
Główne sektory, w których się specjalizujemy
IT
Handel elektroniczny
Transport i logistyka
Handel offline
Produkcja
Usługi budowlane
Nie znalazłeś swojej branży?
Ustawienie kadr przy zmianie usługodawcy
Jeśli już współpracujesz z inną firmą, ale chcesz przejść — to normalna sytuacja. Przejmujemy sprawy, sprawdzamy obecny stan obiegu dokumentów, w tym strukturę zatrudnienia, zarządzenia i akta osobowe, i odnotowujemy, co było przed nami. Jak dokładnie wygląda ten proces — na stronie zmiany biura rachunkowego.
Jeśli chcesz zrozumieć, czy masz obecne naruszenia w prawie pracy i dokumentacji kadrowej — przeprowadzamy wstępny audyt w ramach prowadzenia kadr w Polsce. Bez zobowiązań, abyś rozumiał realny obraz, zanim przyjdzie kontrola.
Opinie naszych klientów
Tanya Zhovna
09/02/2026
Chcę szczerze podziękować Latwy Start, a zwłaszcza Oldze, za świetną pracę i wsparcie na każdym etapie.
Olga to prawdziwa profesjonalistka, a przy tym bardzo wyczulona i uważna osoba. Od samego początku prowadziła mnie krok po kroku: pomagała skompletować dokumenty i dokładnie wszystko tłumaczyła, a potem wzięła na siebie całą organizację i całkowicie zdjęła ze mnie stres, który zwykle towarzyszy takim procedurom.
Z ogromną przyjemnością polecam ją każdemu, kto ceni profesjonalizm, rzetelność i ludzkie podejście. I bez wahania zwrócę się do niej ponownie.
Max
27/01/2026
Dostałem kartę stałego pobytu z pomocą Latwy Start, na podstawie pochodzenia. Sam w to specjalnie nie wnikałem. Powiedzieli, jakie dokumenty są potrzebne i gdzie się zgłosić. Wszystko załatwiłem i karta jest już w rękach.
Denis Litvinov
15/01/2026
Łatwy Start to świetny wybór dla specjalisty IT, wszystko działa jak w zegarku. Na plus jest też pełna przejrzystość tego, jak i co się dzieje po stronie wystawiania faktur i płatności.
ALEXANDR
28/12/2025
Załatwiałem kartę stałego pobytu, opiekowała się mną Krystyna. Wszystko było w porządku: podejście życzliwe, wszystkie informacje przekazywane na czas, a wyjaśnienia jasne i szczegółowe. Cały proces przebiegł spokojnie i bez zbędnych nerwów.
Daryna Drobyshevska
03/12/2025
Chcę zostawić opinię o pracy Latwy Start, a konkretnie o współpracy z Olgą. To profesjonalistka przez duże P i bardzo miła osoba.
Olga pomagała mi na każdym etapie: od kompletowania dokumentów, gdzie na bieżąco mnie konsultowała i podsyłała przykłady wypełnienia, żeby wszystko było idealne, aż po samą wizytę w urzędzie, gdzie mi towarzyszyła i całkowicie zdjęła ze mnie stres związany z procedurą.
Po złożeniu wniosku Olga regularnie informowała mnie o statusie mojej sprawy i robiła wszystko, co możliwe, żeby rozpatrzono ją szybciej.
Jestem niezmiernie zadowolona z jej pracy i na pewno jeszcze się do niej zwrócę. Dziś odebrałam swoją pierwszą kartę na 3 lata i wiem na pewno - bez Olgi bym sobie nie poradziła!☺️
Vladimir Drobyshevsky
28/11/2025
Chciałbym zostawić pozytywną opinię o usługach tej firmy. Moją opiekunką była Olga. Dostałem kartę pobytu, wszystko mi się podobało: o wszystkich niuansach dostawałem informacje, na każde pytanie Olga odpowiadała, nawet na te najgłupsze) Niczego nie zapomnieli, efekt w postaci karty jest, polecam!
Svitlana
21/11/2025
Jestem bardzo wdzięczna Oldze za całą jej pomoc. Od odpowiadania na pytania po odebranie karty pobytu. Proces przebiegł gładko i bez stresu. Od złożenia wniosku do odbioru minęło tylko 5 miesięcy.
Damien Vice
02/11/2025
Daję 1 gwiazdkę. Planowałem rozpocząć współpracę przez inkubator. Wysłałem 3 wiadomości - mailem i przez formularz na stronie, napisałem na Instagramie, wykonałem 2 telefony (bez odpowiedzi). Straciłem tydzień na czekanie. Po prostu mnie zignorowano. Jak można ufać temu serwisowi, skoro fundacja nie jest w stanie odpowiedzieć na wiadomość i przesłać dokumentów do zapoznania się. Czekam na wyjaśnienia.
Andrii Melnychuk
26/08/2025
Gorąco polecam Łatwy Start! Dzięki nim ja i moje dwoje dzieci otrzymaliśmy 3-letnie karty pobytu bez żadnego stresu. Szczególne podziękowania dla menedżerki Kristiny - była niezwykle pomocna i udało jej się nawet przyspieszyć proces dla moich dzieci. Doskonała obsługa, jestem bardzo zadowolony!