Inkubatory przedsiębiorczości w Polsce

Inkubator przedsiębiorczości to struktura, która przejmuje prawną i księgową część Twojej pracy, abyś mógł zarabiać bez rejestrowania jednoosobowej działalności. Słowo ma dwa znaczenia i często się je myli.

• W klasycznym sensie to fizyczne miejsce dla startupów z biurem, mentorami i dostępem do inwestorów.
• W Polsce tak częściej nazywa się parasolową strukturę zatrudnienia. Formalnie działalność prowadzi inkubator, a Ty pozostajesz jego rezydentem i zajmujesz się swoją pracą. To właśnie ten model interesuje większość freelancerów z Ukrainy i krajów WNP. Łatwy Start również działa według niego.

Płacisz stałą kwotę miesięcznie i pracujesz na NIP inkubatora, z jego księgowością i umowami. Własna firma nie jest do tego potrzebna.

Od akceleratora inkubator różni się etapem i celem. Jest potrzebny na samym starcie i zdejmuje rutynę, podczas gdy akcelerator pracuje z gotowym produktem i bierze za to udziały w firmie.

Inkubator to tylko jedno ogniwo dużego systemu wsparcia biznesu i warto rozumieć jego budowę jeszcze przed wyborem formy pracy. Obok inkubatorów działają parki technologiczne, akceleratory, fundusze venture capital, programy grantowe i huby branżowe, a każdy z nich obsługuje inny etap rozwoju startupu.

• Parki technologiczne zapewniają infrastrukturę i ulgi dla projektów produkcyjnych i technologicznych.
• Akceleratory takie jak programy przy Google for Startups Campus Warsaw przyspieszają rozwój produktów, które już weszły na rynek.
• Fundusze venture capital i państwowy PFR finansują rozwój w zamian za udziały.
• Operatorzy grantów PARP i NCBR przyznają bezzwrotne środki na innowacje i badania, a do tego dochodzą fundusze UE i regionalne konkursy województw (mazowieckie, dolnośląskie i inne).
• Platformy takie jak Startup Hub Poland dają społeczność i kontakty.

W tym obrazie inkubator zajmuje najniższy i najbardziej masowy szczebel, czyli punkt wejścia, do którego trafia osoba, która dopiero zaczyna zarabiać w Polsce i nie potrzebuje jeszcze ani inwestycji, ani własnej firmy. Pieniędzy na rozwój inkubator przy tym nie daje, po nie idzie się do funduszy i programów grantowych z listy powyżej.

Pieniądze klienta trafiają do inkubatora, który przelewa je Tobie po potrąceniu podatku i opłaty za swoje usługi. Na tym opiera się cały model. Z niego też wynikają zarówno oszczędności, jak i ograniczenia.

Najpierw zawierasz umowę z inkubatorem i zostajesz jego rezydentem, a potem faktura dla klienta jest wystawiana w imieniu inkubatora i na jego NIP. Księgowość, VAT i sprawozdawczość prowadzi inkubator. Przy tym w przypadku klientów zagranicznych często działa mechanizm odwrotnego obciążenia VAT (reverse charge) i wtedy podatek płaci sam klient w swoim kraju. Relację z rezydentem opiera się na umowie o dzieło (art. 627 Kodeksu cywilnego) lub umowie zlecenia, w zależności od charakteru pracy.

Na umowie o dzieło nie: rezydent nie jest zarejestrowany jako przedsiębiorca, a od takiej umowy nie płaci się składek. To główne źródło oszczędności w porównaniu z JDG, gdzie składki nalicza się co miesiąc niezależnie od tego, czy był dochód. Jeśli jednak ważny jest staż emerytalny i ubezpieczenie zdrowotne, można pracować na umowie zlecenie, od której składki są płacone, dlatego razem z podatkiem odchodzi około 40% kwoty zamiast 6%.

Zawodom twórczym przysługują ponadto koszty uzyskania przychodu w wysokości 50% (KUP 50%, art. 22 ust. 9 pkt 3 ustawy o PIT). Projektant, programista czy copywriter, który przenosi prawa do swojej pracy, płaci podatek tylko od połowy wynagrodzenia, a PIT wynosi około 6%. Są jednak trzy niuanse. Prawo do takich kosztów dają tylko rodzaje twórczości z katalogu art. 22 ust. 9b, przeniesienie praw trzeba prawidłowo zapisać w umowie, a w ciągu roku te koszty nie mogą przekroczyć 120 000 zł (art. 22 ust. 9a). Więcej w omówieniu tego, jak działa przeniesienie praw autorskich i stawka 6%.

Nie ma uniwersalnej odpowiedzi: finansowo inkubator wygrywa w szerokim przedziale dochodów, a własna firma jest częściej potrzebna dla marki i zespołu. W tabeli porównano cztery modele według siedmiu parametrów.

Z tabeli widać, że inkubator obniża próg wejścia i usuwa stałe koszty ZUS, jednak nie czyni Cię właścicielem własnej marki i osoby prawnej. Osobom, które odchodzą z etatu na współpracę na podstawie umowy, przyda się omówienie tego, jak wygląda przejście na B2B w Polsce.

Inkubator obsługuje cały zestaw zadań, które w innym wypadku trzeba by rozwiązywać samodzielnie: od księgowości po wypłatę zysku. Konkretna lista zależy od taryfy. W Łatwy Start podstawowy zestaw wygląda tak:

• Umowa z rezydentem i faktury dla Twoich klientów, także zagranicznych.
• Księgowość, obliczanie i opłacanie podatków, rozliczanie VAT i roczne rozliczenie PIT.
• Sprawdzanie umów z klientami i przeniesienie praw do wyników pracy na podstawie tych umów.
• Wypłaty dla Ciebie po potrąceniu podatku i opłaty inkubatora, gdy tylko klient opłaci fakturę.
• Opiekun na Telegramie, który odpowiada na pytania dotyczące pracy.

Co obejmuje każdy punkt i czego nie ma w usługach, szczegółowo opisujemy w przeglądzie tego, jakie programy i usługi oferują inkubatory przedsiębiorczości.

Inkubator powstał dla osób, które chcą legalnie zarabiać w Polsce, ale nie są jeszcze gotowe na koszty i biurokrację własnej firmy. To freelancerzy, specjaliści pracujący zdalnie, osoby na początku relokacji oraz osoby z niestabilnym lub sezonowym dochodem.

Model nie jest jednak dla każdego. W niektórych przypadkach przegrywa z własną firmą albo w ogóle się nie sprawdza.

• Przy bardzo wysokim dochodzie, według naszych wyliczeń orientacyjnie od 0,5–0,65 mln zł rocznie, własna JDG jest korzystniejsza finansowo.
• Jeśli potrzebujesz własnej marki i osoby prawnej, inkubator się nie sprawdzi, ponieważ to on pozostaje prawnym właścicielem działalności.
• Działalności wymagającej licencji ani obarczonej podwyższonym ryzykiem nie można prowadzić przez inkubator, dlatego branżę uzgadnia się przed podpisaniem umowy.
• Aby zatrudniać pracowników, potrzebna jest własna firma.

Wszystkie czynniki wykluczające i przypadki graniczne zebraliśmy tam, gdzie omawiamy ryzyka i ograniczenia pracy przez inkubator oraz dla kogo się nie nadaje.

W Łatwy Start są dwie taryfy ze stałą opłatą miesięczną: 500 zł dla osób, które nie potrzebują legalizacji w Polsce (obywatele UE, rezydenci Polski), i 600 zł dla cudzoziemców, którzy jej potrzebują. Różnica w cenie wynika z legalizacji. Poza tym taryfa z legalizacją obejmuje 2 faktury miesięcznie, taryfa bez niej jedną, a każda kolejna kosztuje 50 zł. Trzecia opcja, FlexiProfit, działa bez opłaty miesięcznej. Prowizja pobierana jest od każdej wypłaty według degresywnej skali, a ta opcja jest przeznaczona dla osób, które nie potrzebują legalizacji i mają nieregularne dochody. Aktualne kwoty znajdziesz na stronie taryfy Łatwy Start.

Oszczędność najłatwiej zobaczyć na składkach. Przy dochodzie około 12 000 zł miesięcznie na JDG z ryczałtem, po okresach ulg, same składki ZUS i składka zdrowotna wynoszą około 2 757 zł miesięcznie, i to bez księgowego. W inkubatorze na umowie o dzieło nie ma własnych składek ZUS. Opłata miesięczna jest stała, 500 lub 600 zł.

Oszczędność ma przy tym też drugą stronę. Na umowie o dzieło bez składek nie rośnie staż emerytalny, nie ma płatnego zwolnienia lekarskiego, a ubezpieczenie zdrowotne trzeba załatwić osobno, dlatego w razie potrzeby można opłacać dobrowolny ZUS albo przejść na umowę zlecenie, od której składki są płacone. Poza tym stawka około 6% ma swój pułap. Gdy honorarium autorskie za rok przekracza około 240 000 zł, koszty 50% dochodzą do limitu i stawka zaczyna rosnąć.

Oprócz samego modelu rezydent powinien z wyprzedzeniem przemyśleć kwestie podatku, legalizacji i zabezpieczenia socjalnego.

Podatek, jak opisano wyżej, obniża przeniesienie praw autorskich z KUP 50%. 

Dochód uzyskiwany przez inkubator stanowi podstawę do karty pobytu, a dla specjalistów o wysokich kwalifikacjach odpowiednia jest też Niebieska Karta UE (Blue Card). Ten sam dochód biorą pod uwagę również banki i uzyskanie na jego podstawie kredytu hipotecznego jest realne, zwykle po 12 miesiącach pracy przez inkubator. Decyzja należy do banku.

Z zabezpieczeniem socjalnym jest trudniej. Skoro na umowie o dzieło nie płaci się własnego ZUS, zwolnienie lekarskie, urlop i ubezpieczenie trzeba planować inaczej niż pracownik etatowy, i warto to przeliczyć przed przejściem.

Oficjalne informacje o rejestracji i podatkach warto sprawdzać na rządowym portalu biznes.gov.pl. A całą drogę przeprowadzki, od wizy i karty pobytu po legalny dochód, zebraliśmy w poradniku o tym, jak przejść relokację i legalizację w Polsce przez inkubator.

Gdy model jest już jasny, wybór konkretnego inkubatora sprowadza się do warunków umowy, czyli do tego, co obejmuje opłata miesięczna, od kiedy jest naliczana, w jakim terminie sprawdzane są umowy i na jakich warunkach można zrezygnować. Co sprawdzić przed podpisaniem, szczegółowo omawiamy w artykule o tym, jak wybrać inkubator przedsiębiorczości w Polsce.

Z inkubatora warto odejść, gdy pojawia się zespół, inwestycje i własna marka albo dochód staje się bardzo wysoki. To zwykłe przejście na kolejny szczebel ekosystemu.

Sygnałów jest kilka. Własna firma zaczyna wygrywać finansowo, pojawia się potrzeba zatrudniania ludzi i przejmowania kontraktów na siebie. A jeśli projektem zainteresowali się inwestorzy, do transakcji potrzebna będzie własna spółka. 

O tym, czy model opłaca się właśnie Tobie, często decydują szczegóły umowy, a w reklamach pisze się o nich rzadko.

• Przez inkubator wykonujesz pracę na zlecenie klienta, dlatego prawa do wyniku przechodzą przez inkubator na klienta w zakresie wskazanym w umowie o dzieło. Przy pracy twórczej to normalne. To właśnie przeniesienie praw daje 50% kosztów uzyskania przychodu, jeśli praca mieści się w katalogu art. 22 ust. 9b ustawy o PIT.
• Faktury dla klientów, także zagraniczne z odwrotnym obciążeniem VAT (reverse charge), w całości wystawia inkubator i to on za nie odpowiada.
• Gdy koszty 50% dochodzą do rocznego limitu, stawka rośnie. Własna firma wyprzedza jednak inkubator finansowo znacznie później, przy dochodzie rzędu pół miliona złotych rocznie i więcej.
• Jeśli klient nie płaci, inkubator jako strona umowy, która wystawiła fakturę, przypomni mu o płatności. Do sądu z długiem nie pójdzie. Zwrotu pieniędzy inkubator też nie gwarantuje, dlatego umowę i korespondencję z klientem warto zachowywać od pierwszego dnia.
• Na koniec sprawdź z wyprzedzeniem, na jakim rachunku leżą Twoje pieniądze do czasu wypłaty i jak szybko inkubator je przelewa po otrzymaniu płatności od klienta, bo od tego zależy, co stanie się z Twoimi pieniędzmi, jeśli inkubator zostanie zamknięty.

Jeśli dopiero zaczynasz zarabiać w Polsce, inkubator przedsiębiorczości daje legalny dochód za stałą opłatą, bez własnego ZUS i księgowości, a żeby sprawdzić, czy pasuje właśnie Tobie, przelicz swój dochód według tabeli i części o kosztach i porównaj taryfy dla swojej działalności.