Jak przygotować się do kontroli podatkowej w Polsce

Kontrola podatkowa w Polsce może być przytłaczającym doświadczeniem dla przeciętnego człowieka, zwłaszcza jeśli nie ma jasności co do tego, co się wydarzy. Jednak dzięki odpowiedniemu przygotowaniu proces ten może przebiegać sprawnie i bezstresowo. W tym artykule wyjaśniono, jak przygotować się do kontroli podatkowej w Polsce, na czym ona polega i jak zminimalizować potencjalne problemy. Polski system podatkowy jest rygorystyczny, a jednocześnie prosty.
Ważne jest, aby działać wcześnie i mądrze.

Potrzebujesz doświadczonego księgowego? Poznaj nasze usługi tutaj.

Czym jest kontrola podatkowa w Polsce?

Kontrole podatkowe w Polsce przeprowadza Krajowa Administracja Skarbowa (KAS). Kontrole te zapewniają terminowe i bezbłędne opłacanie podatków. Kontrole przybierają różne formy. Czasami obejmują one przegląd dokumentów bezpośrednio w urzędzie KAS – tzw. kontrolę biurową. W innych przypadkach inspektorzy odwiedzają Państwa w biurze lub w domu. W Polsce nazywa się to kontrolą podatkową na miejscu. Istnieją również kontrkontrole – kontrola transakcji z kontrahentami. Wszystko odbywa się zgodnie z surowymi przepisami, takimi jak Ordynacja podatkowa.

KAS może zażądać dowolnych informacji. Na przykład, czy zeznanie podatkowe PIT-37 lub VAT-7 zostało wypełnione prawidłowo, czy też istnieją wątpliwości dotyczące dochodów z zagranicy. Kontrolerzy mają dostęp do ksiąg rachunkowych poprzez system STIR. Mogą zażądać dowolnych dokumentów. Brzmi to restrykcyjnie, ale nie ma powodu do obaw. Zrozumienie, jak przebiega kontrola podatkowa w Polsce, pozwala z wyprzedzeniem skorygować ewentualne nieprawidłowości.

Jak działa sprawdzanie: krok po kroku

Wszystko zaczyna się od powiadomienia. KAS zazwyczaj powiadamia o kontroli na miejscu z 7-30-dniowym wyprzedzeniem. Jednak w przypadku podejrzenia naruszeń, mogą one pojawić się niespodziewanie.

Najpierw zbierają informacje. Sprawdzają deklaracje, sprawdzają przelewy i plik JPK_V7M.

Następnie następuje sam audyt. Podczas kontroli zza biurka inspektorzy będą prosić o wyjaśnienia za pośrednictwem portalu e-Urząd Skarbowy. Podczas kontroli na miejscu należy spodziewać się inspektorów z mnóstwem pytań. Przeanalizują dokumenty finansowe, w tym faktury, umowy i wyciągi.

Czasami przeprowadzają inspekcję biura lub magazynu. Mogą rozmawiać z pracownikami lub właścicielem firmy.

Następnie sporządzany jest raport z wnioskami. W przypadku jakichkolwiek błędów, odpowiedź udzielana jest w ciągu 14 dni. Wyniki są różne – od całkowitej czystości po znaczne opłaty dodatkowe.

Dlaczego przygotowanie jest ważne

Błędy w raportach podatkowych są powszechne. Nieprawidłowe odliczenia, brakujące dochody i brak uzgodnienia danych z partnerami skutkują karami finansowymi za naruszenia. W Polsce kary te są wysokie – sięgają nawet 720 stawek dziennych, co odpowiada tysiącom złotych. Celowe błędy mogą skutkować postępowaniem sądowym. Reputacja również ucierpi. Banki i partnerzy unikają tych, którzy mają problemy.

Najgorsze jest to, gdy kontrola nadchodzi niespodziewanie. Niekompletna księgowość lub brakujące dokumenty komplikują sytuację. Ale odpowiednie przygotowanie ratuje sytuację. Oszczędza kar i porządkuje finanse.

Jak się przygotować: plan krok po kroku

Aby się przygotować, zacznij od audytu wewnętrznego w Polsce. Przejrzyj deklaracje za trzy lata – typowy okres dla zapytań. Przejrzyj pliki JPK. Dane w nich zawarte powinny być zgodne ze stanem faktycznym. Pomocne może być oprogramowanie takie jak Sage czy Comarch. Porównaj faktury z partnerami. Błąd na fakturze może budzić wątpliwości.

Następnie zacznij przygotowywać dokumenty. Zbierz faktury, umowy, polecenia zapłaty i listy płac. Prawo nakazuje ich przechowywanie przez pięć lat. Najlepiej mieć kopie w wersji papierowej i elektronicznej, np. PDF/A. Upewnij się, że Twój NIP lub PESEL są poprawne. Kontrolerzy są drobiazgowi.

Przygotuj swoich pracowników. Wyjaśnij, co należy powiedzieć inspektorom, a czego nie. Wybierz osobę odpowiedzialną – księgowego lub prawnika. To oni będą komunikować się z KAS. Jeśli masz dochody z zagranicy, sprawdź swój status rezydencji. Pobyt w Polsce dłużej niż 183 dni zmienia przepisy. Może być konieczne okazanie zagranicznych kont bankowych.

Porozmawiaj z doradcą podatkowym. Zapewni on zgodność z białą listą VAT – bazą danych uczciwych podatników. Sprawdź swój sprzęt. Dostęp do e-Urządu Skarbowego powinien działać. Sprawdź swoje mikrokonto pod kątem podatków. Kontrolerzy mogą potrzebować miejsca w Twoim biurze. Upewnij się, że jest ono odpowiednio przygotowane, aby nie zaglądali w niepożądanych miejscach.

Funkcje dla obcokrajowców

Cudzoziemcy w Polsce podlegają dokładniejszej kontroli. Pobyt w Polsce powyżej 183 dni daje status rezydenta. Ma to wpływ na podatki od dochodów z zagranicy. Pracodawca wystawia formularz PIT-11, a pracownik wypełnia PIT-37. Błędy w tych formularzach są częste. Dochodzi również problem podwójnego opodatkowania. Polska ma podpisane umowy z innymi krajami, aby temu zapobiec. Jednak wszystko musi być poprawnie zarejestrowane.

Jak komunikować się z inspektorami

Podatnicy mają prawa. Mogą zatrudnić prawnika do przeprowadzenia kontroli. Mają jednak również obowiązki. Dokumenty są zwracane terminowo, zazwyczaj w ciągu siedmiu dni. Zachowuj się spokojnie. Odpowiadaj tylko na pytania. Nie mów nic zbędnego. Jeśli raport Ci się nie podoba, złóż sprzeciw w ciągu 14 dni. W ostateczności zwróć się do sądu administracyjnego.

Porady biznesowe

Audyty biznesowe to szczególny przypadek. Sprawdzają podatki i transakcje z partnerami. Upewniają się, że płatności faktur są dokonywane za pośrednictwem kont znajdujących się na białej liście. Podejrzenia dotyczące kontrahenta skłonią KAS do dalszego dochodzenia. Miej oko na swoją księgowość. Regularnie sprawdzaj swoje dane. To oszczędza czas i pieniądze.

Potrzebujesz doświadczonego księgowego? Poznaj nasze usługi tutaj.

Wnioski

Pytanie o to, jak przygotować się do kontroli podatkowej w Polsce, jest istotne. To szansa na prowadzenie działalności gospodarczej i spokojne życie. Kontrola to nie koniec świata. To część systemu. Zacznij od kontroli już dziś. Sprawdź najnowsze przepisy na podatki.gov.pl. Lub znajdź konsultanta. Eksperci wiedzą: podatki w Polsce wymagają uwagi. Ale przy odpowiednim podejściu kontrola to prosty krok.

Opinie naszych klientów

Damien Vice Profile Picture

Damien Vice

02/11/2025

Ставлю 1 звезду. Планировал начать сотрудничество через икнубатор. Отправил 3 письма, через мейл и форму на сайте, написал в инсте, сделал 2 звонка (без ответа). Потратил неделю на ожидание. Меня просто проигнорировали. Как можно доверять этому сервису, если фонд не в состоянии ответить на письмо и прислать документы для ознакомления. Жду объяснения

Andrii Melnychuk Profile Picture

Andrii Melnychuk

26/08/2025

I highly recommend Łatwy Start! Thanks to them, my two kids and I received 3-year residence cards without any stress. Special thanks to manager Kristina — she was extremely helpful and even managed to speed up the process for my children. Excellent service, very satisfied!

Anton Mezhuiev Profile Picture

Anton Mezhuiev

26/08/2025

Чудова робота, все відбулося швидко і дуже професійно, з чіткими інструкціями і нотатками про ті документи, що вимагалося надати з моєї сторони — і як саме їх правильно заповнювати. Запис на подачу і видача самої карти зайняла набагато меньше часу, ніж спочатку очікувалося (перше звернення у січні, подача документів і відбитків в березні — а в серпні вже отримав пластік).

Брав пакет з повним супроводом — ні разу не пожалкував, всім рекомендую — і дуже дякую всій компанії і зокрема менеджеру Кристині!

Anastasiya Balotnikava Profile Picture

Anastasiya Balotnikava

26/08/2025

Недавно получила вторую карту с Łatwy Start, как и в первый раз – все было отлично, положительная децизия по итогу.

Благодарю менеджера Кристину за работу и своевременное напоминание про все нужные шаги, довольна совместной работой ✨

Inna Profile Picture

Inna

03/08/2025

3 раза членами семьи сотрудничали с компанией по получению карт побыта в разное время и работали с разными специалистами. До этого были попытки с другими компаниями , но именно высочайший уровень профессионализма Latwy Start сделал нас постоянными клиентами. Каждый раз самое благоприятное впечатление за высокий уровень профессиональной работы и моральную поддержку. Особая отдельная благодарность Ольге! Ольга очень помогла, всегда на связи по любым вопросам, отличные профессиональные советы на каждом этапе, начиная с первого общения еще до заключения договора и до успешного получения карты. Как ангел-хранитель «провела за ручку» через все сложные перепитиии, поддержала словом и делом. Огромная Благодарность Ольге и всей компании! Процветания вам и хоррших клиентов!

Oleksandr Drobyshev Profile Picture

Oleksandr Drobyshev

15/07/2025

Все супер

Yevgeniy Postebailo Profile Picture

Yevgeniy Postebailo

14/07/2025

Всё понравилось, везде сопроводили, всё обьяснили.
Была пара непонятных вещей, но не стесняйтесь спрашивать — всегда отвечают и консультируют.
Рекомендую обращаться.

Aliaksei Seniukovich Profile Picture

Aliaksei Seniukovich

11/07/2025

Хочу выразить огромную благодарность Кристине из Łatwy Start за профессиональную помощь в получении вида на жительство в Польше. Благодаря её опыту, внимательности и доброжелательному отношению весь процесс прошёл легко и без лишнего стресса. Кристина всегда была на связи, подробно отвечала на все вопросы и помогала на каждом этапе оформления документов. Искренне рекомендую её услуги всем, кто ищет надёжную поддержку в решении миграционных вопросов в Польше!

Gennady Bakunovich Profile Picture

Gennady Bakunovich

11/07/2025

I had a really positive experience with Łatwy Start. Manager Kristina was supportive and always ready to help with any questions. I got my temporary residence permit without any issues and with minimal effort on my part. I really appreciate their work and highly recommend them 🙌

Komentarze

gość
0 Komentarze
Najstarsze
Najnowsze
Opinie w linii
Zobacz wszystkie komentarze