Jak prowadzić księgowość w Polsce

Rodzaj ewidencji zależy od formy działalności, formy opodatkowania i przychodu.

KPiR i ewidencja przychodów to uproszczona ewidencja. Pełna księgowość wygląda inaczej, prowadzi się w niej księgi rachunkowe, bilans i sprawozdanie finansowe. Przy tym poniżej limitu JDG może przejść na pełną księgowość dobrowolnie, zawiadamiając urząd skarbowy przed początkiem roku.

Od 2026 roku KPiR i ewidencję prowadzi się w programie, a po zakończeniu roku wysyła do urzędu skarbowego w formie elektronicznej (JPK) w terminie zeznania rocznego.

JDG ma trzy formy opodatkowania. Wybiera się je przy rejestracji i można je zmieniać raz w roku.

• Skala podatkowa. 12% od dochodu do 120 000 zł rocznie i 32% od nadwyżki (art. 27 ust. 1 ustawy o PIT). Jest kwota wolna od podatku 30 000 zł. Ta forma obowiązuje domyślnie, jeśli nie złożono oświadczenia o innej.
• Podatek liniowy. 19% od dochodu niezależnie od kwoty (art. 30c ust. 1 ustawy o PIT), bez kwoty wolnej.
• Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych. Podatek płaci się od przychodu, kosztów się nie odlicza. Stawka zależy od rodzaju działalności: od 3% do 17%. W IT najczęściej jest to 12% lub 8,5%, a konkretną stawkę określa kod działalności (PKWiU). Ryczałt jest dostępny, jeśli przychód za poprzedni rok nie przekroczył 2 mln EUR (8 517 200 zł dla 2026 roku).

Karta podatkowa jest zamknięta dla nowych przedsiębiorców od 2022 roku.

Oświadczenie o wyborze podatku liniowego lub ryczałtu składa się do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym osiągnięto pierwszy przychód w roku, także przez CEIDG. Wybrana forma sama przechodzi na kolejny rok. Zmienić ją można tylko od początku roku, składając oświadczenie w tym samym terminie.

Jest ograniczenie: jeśli pracujesz dla byłego lub obecnego pracodawcy i wykonujesz to samo, co w ramach umowy o pracę, ryczałt i podatek liniowy są niedostępne.

Składki ZUS w JDG zależą od etapu działalności.

Poza tym ulgi nie przysługują, jeśli pracujesz dla byłego pracodawcy, ani ponownie, jeśli poprzednia działalność zakończyła się mniej niż 5 lat temu.

Osobno płaci się składkę zdrowotną, także w okresie ulgi na start:

• na skali podatkowej 9% dochodu, minimum 432,54 zł miesięcznie;
• na podatku liniowym 4,9% dochodu, minimum 432,54 zł miesięcznie;
• na ryczałcie stała kwota zależna od przychodu od początku roku: do 60 000 zł to 498,35 zł, od 60 000 do 300 000 zł 830,58 zł, powyżej 300 000 zł 1 495,04 zł.

Po zakończeniu ulg JDG płaci do ZUS minimum około 2 360 zł miesięcznie. Na ryczałcie z przychodem od 60 000 do 300 000 zł rocznie wychodzi około 2 757 zł.

Stawki VAT w Polsce: 23% podstawowa, 8% i 5% obniżone, 0% dla eksportu i dostaw wewnątrzwspólnotowych.

Od 2026 roku można nie rejestrować się do VAT, dopóki sprzedaż bez VAT za poprzedni i bieżący rok nie przekracza 240 000 zł (art. 113 ust. 1 ustawy o VAT). Zwolnienie traci ważność od czynności, przy której limit został przekroczony. Przy tym dla części usług, na przykład prawnych i doradczych, zwolnienia podmiotowego nie ma i VAT płaci się od pierwszej złotówki.

Podatnik VAT składa JPK_V7, czyli deklarację i ewidencję zakupów i sprzedaży w jednym pliku elektronicznym. JPK_V7M składa się co miesiąc do 25. dnia. JPK_V7K może wybrać mały podatnik i wtedy deklarację składa się, a podatek płaci raz na kwartał, ewidencję nadal co miesiąc. W ciągu pierwszych 12 miesięcy od rejestracji do VAT wariant kwartalny jest niedostępny. Błąd w JPK niepoprawiony po wezwaniu urzędu skarbowego kosztuje 500 zł.

Od 1 kwietnia 2026 roku wszyscy wystawiają faktury przez państwowy system KSeF (duże firmy od 1 lutego). Do końca 2026 roku faktury można wystawiać poza KSeF, jeśli ich łączna wartość brutto w miesiącu nie przekracza 10 000 zł. Kary za faktury poza KSeF zaczynają obowiązywać od 1 stycznia 2027 roku.

Sp. z o.o. zawsze prowadzi pełną księgowość. Podatek dochodowy (CIT) wynosi 19%, a obniżona stawka 9% (art. 19 ust. 1 pkt 2 ustawy o CIT) przysługuje, jeśli przychód w bieżącym roku nie przekracza 2 mln EUR, a spółka ma status małego podatnika. W pierwszym roku status nie jest potrzebny, ale obniżona stawka nie przysługuje spółce powstałej z przekształcenia JDG lub z wniesieniem przedsiębiorstwa o wartości powyżej 10 000 EUR.

Zeznanie roczne CIT-8 składa się do końca trzeciego miesiąca następnego roku, zwykle do 31 marca, zaliczki do 20. dnia miesiąca. Dywidendy dla właściciela są opodatkowane stawką 19%. Ile kosztuje założenie i prowadzenie spółki, opisaliśmy w materiale o tym, jak założyć sp. z o.o. w Polsce.

Jeśli termin przypada na dzień wolny lub święto, przesuwa się na następny dzień roboczy.

Kosztowne błędy JDG częściej wynikają z terminów, faktur i płatności niż z obliczeń. Oto co zdarza się najczęściej.

• Przegapiony termin kosztuje odsetki za każdy dzień zwłoki, w 2026 roku to 10,5% rocznie. ZUS i podatek płaci się do 20., VAT do 25., a przy składkach ZUS nie ma obniżonej stawki.
• Błąd w JPK_V7 po wezwaniu urzędu skarbowego trzeba poprawić w ciągu 14 dni, w przeciwnym razie kara 500 zł za każdy niepoprawiony błąd.
• Faktury od 2026 roku wystawia się przez KSeF, a od 1 stycznia 2027 roku za fakturę poza systemem grozi kara do 100% kwoty VAT z tej faktury.
• Jeśli płatność powyżej 15 000 zł trafiła na rachunek, którego nie ma na białej liście, wydatek nie jest kosztem podatkowym (art. 22p ustawy o PIT), a za VAT odpowiadasz solidarnie ze sprzedawcą. Ratuje zawiadomienie ZAW-NR złożone w urzędzie skarbowym w ciągu 7 dni.
• Praca przez JDG dla jednego zleceniodawcy na warunkach etatu jest ryzykowna dla obu stron. Od 8 lipca 2026 roku inspekcja pracy (PIP) może sama uznać taką współpracę za stosunek pracy, a pracodawcy grozi grzywna do 60 000 zł (Dz.U. 2026 poz. 473).
• Od 1 października 2026 roku każda JDG musi mieć adres do doręczeń elektronicznych (e-Doręczenia). Oficjalna korespondencja z urzędu skarbowego i innych organów trafia właśnie tam, dlatego skrzynkę warto założyć i regularnie sprawdzać.
• Faktury i ewidencję przechowuje się przez 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku, dlatego dokumenty za 2026 rok trzeba przechowywać do końca 2032 roku.

Za błędy przed urzędem skarbowym odpowiada sam przedsiębiorca, nawet jeśli księgowość prowadzi biuro rachunkowe. Przy tym biuro odpowiada wobec klienta na podstawie umowy i musi mieć ubezpieczenie OC. Jeśli masz wątpliwości co do swojego księgowego, zobacz, jak sprawdzić pracę księgowego, a w razie potrzeby zmień księgowego.

Jeśli błąd już jest, poprawia się go korektą deklaracji za okres, w którym został popełniony. Jak przy tym uniknąć kary, opisujemy w kolejnej części.

Od zaległości podatkowych i składek naliczane są odsetki. W 2026 roku stawka podstawowa wynosi 10,5% rocznie. Jeśli skorygujesz deklarację w ciągu 6 miesięcy od terminu i zapłacisz w ciągu 7 dni, stawka spada o połowę (art. 56a Ordynacji podatkowej).

Za spóźnienie z deklaracją lub brak zapłaty w terminie grozi kara z kodeksu karnego skarbowego (KKS). Przy naruszeniach do 24 030 zł wynosi ona od 480,60 do 96 120 zł w 2026 roku, przy większych naruszeniach kwoty są wyższe. Kwoty te są powiązane z płacą minimalną i zmieniają się co roku.

Kary można uniknąć, jeśli samodzielnie zgłosisz błąd urzędowi skarbowemu, zanim on go wykryje, i od razu zapłacisz zaległość (czynny żal). Takie zawiadomienie można złożyć także przez e-Urząd Skarbowy.

Prowadzenie księgowości samodzielnie jest realne na ryczałcie z niewielkimi obrotami i bez VAT. Jednak nawet wtedy co miesiąc trzeba płacić ZUS i podatek, raz w roku składać zeznanie i ewidencję w JPK, a od 2026 roku wystawiać faktury przez KSeF. Jeśli jesteś podatnikiem VAT, prowadzisz KPiR albo masz sp. z o.o., z księgowym jest spokojniej, bo błąd w terminie lub stawce kosztuje więcej niż usługa. Jak wygląda obsługa, opisaliśmy na stronie usługi księgowe.

Jest też trzecia opcja, jeśli nie potrzebujesz własnej firmy. Przy pracy przez inkubator przedsiębiorczości nie rejestrujesz JDG i nie prowadzisz księgowości. Faktury klientom wystawia inkubator, on też oblicza i pobiera podatek oraz wydaje PIT-11, a zeznanie roczne PIT-37 składasz na jego podstawie sam. Przy umowie o dzieło składki ZUS nie są płacone, jednak nie liczy się też staż emerytalny. Więcej o modelu w przeglądzie inkubatorów przedsiębiorczości w Polsce.