Jak wdrożyć elektroniczne zarządzanie dokumentacją w Polsce

Kompletny przewodnik po przejściu na elektroniczne zarządzanie dokumentacją

Firmy wdrażające elektroniczne zarządzanie dokumentacją (EDM) czerpią korzyści: niższe koszty papieru, szybszy obieg dokumentów i mniejsze ryzyko błędów. Ale jak przejść na elektroniczne zarządzanie dokumentacją? Jakie platformy wybrać? Jakie aspekty prawne należy wziąć pod uwagę? W tym artykule szczegółowo omówimy, jak wdrożyć elektroniczne zarządzanie dokumentacją, przepisy regulujące ten proces oraz narzędzia, z których można korzystać. Materiał będzie przydatny dla przedsiębiorców, księgowych, prawników i specjalistów IT zainteresowanych automatyzacją zarządzania dokumentacją w Polsce.

Potrzebujesz rzetelnego księgowego? Sprawdź nasze usługi.

Wdrożenie elektronicznego zarządzania dokumentacją w Polsce to kwestia, która staje się coraz ważniejsza dla przedsiębiorstw. Firmy dążą do przyspieszenia przetwarzania dokumentów, obniżenia kosztów i poprawy bezpieczeństwa danych. Rząd wspiera ten proces i od 2022 roku wszyscy podatnicy są zobowiązani do korzystania z KSeF, krajowego systemu faktur elektronicznych. To sprawia, że przejście na cyfrowe zarządzanie dokumentacją jest nieuniknione.

Ramy prawne dla elektronicznego zarządzania dokumentacją w Polsce

Zanim przejdziesz na elektroniczne zarządzanie dokumentami, ważne jest zrozumienie przepisów. Najważniejsze regulacje:

  • Ustawa o podpisie elektronicznym – reguluje kwestie związane z korzystaniem z podpisów cyfrowych, ich moc prawną oraz proces ich uzyskiwania.
  • KSeF – państwowy system faktur elektronicznych, obowiązkowy dla podatników VAT.
  • Rozporządzenie eIDAS – ogólnoeuropejskie przepisy regulujące zaufane usługi elektroniczne, w tym podpisy i pieczęcie.
  • RODO – ustawa o ochronie danych osobowych, która nakłada obowiązek rzetelnej ochrony informacji przechowywanych w elektronicznych systemach zarządzania dokumentacją.

Podpis cyfrowy i jego rola

Aby dokumenty elektroniczne były prawnie wiążące, wymagany jest podpis cyfrowy. W Polsce istnieją trzy rodzaje podpisów:

  • Podpis kvalifikowany – odpowiednik podpisu odręcznego, odpowiedni do umów, faktur i zeznań podatkowych.
  • Podpis zaawansowany – rozszerzony podpis, który wymaga weryfikacji, ale ma mniejszą moc prawną.
  • Profil Zaufany (PZ ePUAP) – system uwierzytelniania państwowego umożliwiający współpracę z agencjami rządowymi.

Wybór platformy i narzędzi do elektronicznego zarządzania dokumentacją

Wdrażając systemy elektronicznego zarządzania dokumentacją, ważny jest wybór odpowiedniego rozwiązania. Popularne opcje w Polsce to m.in.:

  • Comarch EDI – wydajny system wymiany dokumentów z kontrahentami.
  • Nieskończony EDI – elastyczne rozwiązanie dla średnich i dużych przedsiębiorstw.
  • Asseco Poland – system zarządzania dokumentami dla dużych organizacji.
  • Zarządzanie dokumentami SAP – międzynarodowe oprogramowanie do zarządzania dokumentacją.

Wybierając system, weź pod uwagę:

  • Integracja systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją z programami księgowymi (Symfonia, Optima, enova365).
  • Kompatybilny z KSeF.
  • Poziom ochrony danych w systemach elektronicznego zarządzania dokumentacją.
  • Łatwość użytkowania platformy i zgodność z wymogami prawnymi.
  • Możliwość dostosowania systemu do procesów biznesowych przedsiębiorstwa.

Proces wdrażania elektronicznego zarządzania dokumentacją w firmie

Analiza przepływu pracy

Pierwszym krokiem jest określenie, które dokumenty można przekonwertować do formatu elektronicznego. Najczęściej są to:

  • Faktury.
  • Umowy z kontrahentami.
  • Dokumenty osobowe.
  • Zamówienia i raporty wewnętrzne.

Wybór dostawcy

Firmy mogą wybrać dostawcę polskiego lub międzynarodowego. Ważne jest, aby wziąć pod uwagę:

  • Wykorzystanie profilu ePuap do identyfikacji pracowników.
  • Wsparcie w języku polskim.
  • Możliwość rejestracji dokumentów w formie elektronicznej w systemach rządowych.

Szkolenie pracowników

Aby zapewnić płynne przejście na elektroniczne zarządzanie dokumentacją, ważne jest:

  • Przeprowadź szkolenie dotyczące pracy z systemem.
  • Wyjaśnij, jak przejść na elektroniczne zarządzanie dokumentacją kadrową i jakie są tego niuanse prawne.
  • Skonfiguruj szablony, aby szybko tworzyć dokumenty.

Integracja z księgowością

Aby ograniczyć liczbę błędów, ważne jest skonfigurowanie interakcji z:

  • Systemy ERP (SAP, enova365, Optima).
  • Usługi księgowe kompatybilne z KSeF.
  • Systemy CRM do automatyzacji obiegu dokumentów z klientami.

Testowanie i uruchomienie

Przed pełną migracją system jest testowany, błędy naprawiane, a personel szkolony. Następnie można uruchomić elektroniczny system zarządzania dokumentacją.

Korzyści i wyzwania wdrożenia

Zalety:

  • Oszczędź czas – dokumenty są przesyłane natychmiast.
  • Niższe koszty papieru, drukowania i magazynowania.
  • Automatyzacja podpisywania i zatwierdzania.
  • Uproszczenie audytu i sprawozdawczości podatkowej.
  • Bezpieczeństwo danych w systemach elektronicznego zarządzania dokumentacją poprzez szyfrowanie i kontrolę dostępu.

Wady:

  • Początkowe koszty wdrożenia.
  • Konieczność szkolenia pracowników.
  • Dostosowanie procesów biznesowych do KSeF i RODO.

Praktyczne wskazówki dotyczące wdrażania

  • Zacznij od kluczowych dokumentów (faktur, umów, certyfikatów).
  • Stopniowo rozszerzać wykorzystanie elektronicznego zarządzania dokumentacją.
  • Upewnij się, że system jest aktualny zgodnie z przepisami.
  • Szkol pracowników, aby unikali błędów.
  • Korzystaj z kopii zapasowych i zabezpieczeń danych.

Potrzebujesz rzetelnego księgowego? Sprawdź nasze usługi.

Wnioski

Jak wdrożyć elektroniczne zarządzanie dokumentami w Polsce? Musisz wybrać system, skonfigurować go i przeszkolić pracowników. Dobrze zorganizowany proces pozwoli Twojej firmie przyspieszyć działanie, obniżyć koszty i poprawić bezpieczeństwo. Rozpocznij transformację już dziś!

Opinie naszych klientów

Damien Vice Profile Picture

Damien Vice

02/11/2025

Ставлю 1 звезду. Планировал начать сотрудничество через икнубатор. Отправил 3 письма, через мейл и форму на сайте, написал в инсте, сделал 2 звонка (без ответа). Потратил неделю на ожидание. Меня просто проигнорировали. Как можно доверять этому сервису, если фонд не в состоянии ответить на письмо и прислать документы для ознакомления. Жду объяснения

Andrii Melnychuk Profile Picture

Andrii Melnychuk

26/08/2025

I highly recommend Łatwy Start! Thanks to them, my two kids and I received 3-year residence cards without any stress. Special thanks to manager Kristina — she was extremely helpful and even managed to speed up the process for my children. Excellent service, very satisfied!

Anton Mezhuiev Profile Picture

Anton Mezhuiev

26/08/2025

Чудова робота, все відбулося швидко і дуже професійно, з чіткими інструкціями і нотатками про ті документи, що вимагалося надати з моєї сторони — і як саме їх правильно заповнювати. Запис на подачу і видача самої карти зайняла набагато меньше часу, ніж спочатку очікувалося (перше звернення у січні, подача документів і відбитків в березні — а в серпні вже отримав пластік).

Брав пакет з повним супроводом — ні разу не пожалкував, всім рекомендую — і дуже дякую всій компанії і зокрема менеджеру Кристині!

Anastasiya Balotnikava Profile Picture

Anastasiya Balotnikava

26/08/2025

Недавно получила вторую карту с Łatwy Start, как и в первый раз – все было отлично, положительная децизия по итогу.

Благодарю менеджера Кристину за работу и своевременное напоминание про все нужные шаги, довольна совместной работой ✨

Inna Profile Picture

Inna

03/08/2025

3 раза членами семьи сотрудничали с компанией по получению карт побыта в разное время и работали с разными специалистами. До этого были попытки с другими компаниями , но именно высочайший уровень профессионализма Latwy Start сделал нас постоянными клиентами. Каждый раз самое благоприятное впечатление за высокий уровень профессиональной работы и моральную поддержку. Особая отдельная благодарность Ольге! Ольга очень помогла, всегда на связи по любым вопросам, отличные профессиональные советы на каждом этапе, начиная с первого общения еще до заключения договора и до успешного получения карты. Как ангел-хранитель «провела за ручку» через все сложные перепитиии, поддержала словом и делом. Огромная Благодарность Ольге и всей компании! Процветания вам и хоррших клиентов!

Oleksandr Drobyshev Profile Picture

Oleksandr Drobyshev

15/07/2025

Все супер

Yevgeniy Postebailo Profile Picture

Yevgeniy Postebailo

14/07/2025

Всё понравилось, везде сопроводили, всё обьяснили.
Была пара непонятных вещей, но не стесняйтесь спрашивать — всегда отвечают и консультируют.
Рекомендую обращаться.

Aliaksei Seniukovich Profile Picture

Aliaksei Seniukovich

11/07/2025

Хочу выразить огромную благодарность Кристине из Łatwy Start за профессиональную помощь в получении вида на жительство в Польше. Благодаря её опыту, внимательности и доброжелательному отношению весь процесс прошёл легко и без лишнего стресса. Кристина всегда была на связи, подробно отвечала на все вопросы и помогала на каждом этапе оформления документов. Искренне рекомендую её услуги всем, кто ищет надёжную поддержку в решении миграционных вопросов в Польше!

Gennady Bakunovich Profile Picture

Gennady Bakunovich

11/07/2025

I had a really positive experience with Łatwy Start. Manager Kristina was supportive and always ready to help with any questions. I got my temporary residence permit without any issues and with minimal effort on my part. I really appreciate their work and highly recommend them 🙌

Komentarze

gość
0 Komentarze
Najstarsze
Najnowsze
Opinie w linii
Zobacz wszystkie komentarze