Outsourcing księgowości a księgowy wewnętrzny

Porównanie, korzyści i rozwiązania biznesowe

Wiele firm musi podjąć decyzję, jak zarządzać swoją księgowością – czy zatrudnić księgowego na miejscu, czy zlecić wszystko na zewnątrz. To nie tylko kwestia wygody. Stabilność firmy, dokładność raportów i spokój ducha właściciela zależą od metody księgowej.

W dzisiejszych czasach firmy muszą mądrze wydawać pieniądze. Dlatego wielu przedsiębiorców zastanawia się: co jest bardziej opłacalne – outsourcing czy zatrudnienie księgowego? W tym artykule omówimy to szczegółowo: zalety każdej opcji, kto jest dla niej najlepszy i jak dokonać wyboru.

Szukasz doświadczonego księgowego? Możemy pomóc.

Dlaczego firma potrzebuje księgowego?

Aby podjąć decyzję, czy lepiej zatrudnić księgowego w firmie, czy zlecić to na zewnątrz, należy zrozumieć, na czym dokładnie polega praca księgowego.

Oto główne zadania:

  • Księgowość przychodów i wydatków
  • Przygotowywanie i składanie raportów
  • Rozliczenia z pracownikami
  • Akta osobowe
  • Pomoc w zakresie podatków i płatności

Jednak zakres i złożoność pracy mogą się znacznie różnić — wszystko zależy od skali przedsiębiorstwa.

Mała firma

Jeśli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą lub małą firmę, zadania Twojego księgowego są zazwyczaj proste. Najważniejsze to terminowe składanie raportów i unikanie błędów. W takim przypadku najczęściej wybieranym rozwiązaniem jest outsourcing księgowości. Jest to tańsze niż zatrudnienie kogoś na miejscu i łatwiejsze w zarządzaniu.

Średnie przedsiębiorstwa

Tu zaczynają się kolejne formalności, pojawiają się pracownicy, VAT i dodatkowe wydatki. Czasami potrzebujesz jednego, sprawnego księgowego w firmie, a innym razem zespołu zewnętrznego. Wybór zależy od aktywności Twojej firmy.

Duży biznes

Duże firmy niemal zawsze potrzebują własnego działu księgowości. Wymaga to pełnego zaangażowania w działalność firmy, komunikacji z innymi działami i wsparcia w kwestiach operacyjnych. Outsourcing księgowości czy zatrudnienie księgowego w firmie to nie kwestia sporna, a raczej uzupełnienie. O ile poszczególne zadania można zlecić na zewnątrz, o tyle zasadnicza praca jest wykonywana wewnętrznie.

Księgowy na pełen etat: zalety i wady

Zalety:

  • Nasz księgowy jest w biurze i zawsze dostępny. Możemy szybko omówić sytuację lub wszystko wyjaśnić.
  • Zna wszystkie szczegóły dotyczące Twojej firmy: od regularnych wydatków po przyzwyczajenia klientów.
  • Można łatwo zmieniać zadania, rozdzielać obciążenia pracą i łączyć się z nowymi procesami.

Wady:

  • To drogie. Pensja, podatki, urlop, oprogramowanie, sprzęt – wszystko to ponosisz.
  • Jeśli księgowy zrezygnuje lub zachoruje, może wybuchnąć chaos.
  • Musimy upewnić się, że zna nowe zasady i jest na bieżąco z ich aktualizacją. To również generuje koszty.

Outsourcing: zalety i wady

Zalety:

  • Niższe koszty. Nie płać za wakacje, programy ani kursy – wszystko jest wliczone w cenę.
  • Współpracujesz z profesjonalistami. Mają wielu klientów i stale pracują nad różnymi zadaniami i przepisami.
  • Wykonawca ponosi odpowiedzialność za wszelkie błędy. Jest to określone w umowie.
  • Zakres usług można szybko rozszerzyć lub ograniczyć, zależnie od pory roku lub zmian.

Wady:

  • W biurze nie ma księgowego. Aby cokolwiek wyjaśnić, trzeba napisać lub zadzwonić.
  • Nie wszyscy wykonawcy są równie skrupulatni. Trzeba wybierać tych, którzy robią wszystko na czas i dokładnie.
  • Czasami praca jest wykonywana „według szablonu”, bez zrozumienia specyfiki działalności firmy.

Co jest bardziej opłacalne w Polsce?

Wybierając księgowego zewnętrznego lub zatrudnionego w firmie, należy wziąć pod uwagę koszty, zwłaszcza jeśli firma jest mała lub dopiero zaczyna działalność.

Ile kosztuje księgowy zatrudniony w firmie?

Średnio w Polsce:

  • Wynagrodzenie: od 6000 do 12000 zł brutto miesięcznie
  • Dodatkowe wydatki: podatki, ubezpieczenia społeczne, wynagrodzenie za urlop, miejsce pracy, programy – dodaj kolejne 30–40%

Razem: od 8000 do 16000 zł miesięcznie

Ile kosztuje outsourcing księgowości?

Ceny uzależnione są od ilości pracy:

  • Przedsiębiorca indywidualny bez pracowników — od 300 do 600 zł
  • Mały biznes – od 800 do 2000 zł
  • Firmy średnie – od 2500 do 5000 zł
  • Duże firmy – od 5000 zł wzwyż

Różnica jest oczywista: dla małych i średnich przedsiębiorstw outsourcing księgowości jest znacznie tańszy.

Kto odpowiada za błędy?

Jeśli masz własnego księgowego, cała odpowiedzialność spoczywa na firmie. Nawet jeśli księgowy jest odpowiedzialny za błąd, będziesz musiał odpowiedzieć przed organami podatkowymi.

Jeśli księgowy jest zatrudniony na zewnątrz, sytuacja wygląda inaczej. Odpowiedzialność ponosi wykonawca. Jest to określone w umowie. Jeśli błąd skutkuje karą pieniężną, masz prawo domagać się odszkodowania.

Aby się chronić:

  • Podpisz jasną umowę
  • Sprawdź dostępność ubezpieczenia OC
  • Dowiedz się, jak długo firma działa na rynku i z kim współpracuje

Jak dokonać wyboru?

Aby podjąć decyzję, czy zatrudnić księgowego w firmie, czy skorzystać z outsourcingu, należy wziąć pod uwagę następujące kwestie:

  • Jaki rodzaj działalności gospodarczej prowadzisz: jednoosobową działalność gospodarczą, spółkę, ilu zatrudniasz pracowników?
  • Ile dokumentów przetwarzamy każdego miesiąca?
  • Czy są jakieś szczególne aspekty pracy, które warto wziąć pod uwagę?

Jeżeli zdecydujesz się na outsourcing, sprawdź:

  • Reputacja
  • Doświadczenie w Twoim rodzaju biznesu
  • Warunki umowy
  • Dostępność ubezpieczenia od błędów

Szukasz doświadczonego księgowego? Możemy pomóc.

Jaki jest finał?

Outsourcing księgowości kontra zatrudnienie księgowego na miejscu to nie kwestia „co jest lepsze”, ale raczej „co jest dla Ciebie wygodniejsze i korzystniejsze”.

Dla indywidualnych przedsiębiorców i małych firm outsourcing jest niemal zawsze łatwiejszy i tańszy

Przedsiębiorstwa średniej wielkości powinny rozważyć obydwie opcje, zależnie od swoich celów.

Duże firmy często tworzą własne działy księgowości, ale mogą zlecać niektóre funkcje podmiotom zewnętrznym.

Najważniejsze to trzeźwo ocenić sytuację, nie przepłacać i upewnić się, że rozliczenie jest prowadzone prawidłowo.

Opinie naszych klientów

Damien Vice Profile Picture

Damien Vice

02/11/2025

Ставлю 1 звезду. Планировал начать сотрудничество через икнубатор. Отправил 3 письма, через мейл и форму на сайте, написал в инсте, сделал 2 звонка (без ответа). Потратил неделю на ожидание. Меня просто проигнорировали. Как можно доверять этому сервису, если фонд не в состоянии ответить на письмо и прислать документы для ознакомления. Жду объяснения

Andrii Melnychuk Profile Picture

Andrii Melnychuk

26/08/2025

I highly recommend Łatwy Start! Thanks to them, my two kids and I received 3-year residence cards without any stress. Special thanks to manager Kristina — she was extremely helpful and even managed to speed up the process for my children. Excellent service, very satisfied!

Anton Mezhuiev Profile Picture

Anton Mezhuiev

26/08/2025

Чудова робота, все відбулося швидко і дуже професійно, з чіткими інструкціями і нотатками про ті документи, що вимагалося надати з моєї сторони — і як саме їх правильно заповнювати. Запис на подачу і видача самої карти зайняла набагато меньше часу, ніж спочатку очікувалося (перше звернення у січні, подача документів і відбитків в березні — а в серпні вже отримав пластік).

Брав пакет з повним супроводом — ні разу не пожалкував, всім рекомендую — і дуже дякую всій компанії і зокрема менеджеру Кристині!

Anastasiya Balotnikava Profile Picture

Anastasiya Balotnikava

26/08/2025

Недавно получила вторую карту с Łatwy Start, как и в первый раз – все было отлично, положительная децизия по итогу.

Благодарю менеджера Кристину за работу и своевременное напоминание про все нужные шаги, довольна совместной работой ✨

Inna Profile Picture

Inna

03/08/2025

3 раза членами семьи сотрудничали с компанией по получению карт побыта в разное время и работали с разными специалистами. До этого были попытки с другими компаниями , но именно высочайший уровень профессионализма Latwy Start сделал нас постоянными клиентами. Каждый раз самое благоприятное впечатление за высокий уровень профессиональной работы и моральную поддержку. Особая отдельная благодарность Ольге! Ольга очень помогла, всегда на связи по любым вопросам, отличные профессиональные советы на каждом этапе, начиная с первого общения еще до заключения договора и до успешного получения карты. Как ангел-хранитель «провела за ручку» через все сложные перепитиии, поддержала словом и делом. Огромная Благодарность Ольге и всей компании! Процветания вам и хоррших клиентов!

Oleksandr Drobyshev Profile Picture

Oleksandr Drobyshev

15/07/2025

Все супер

Yevgeniy Postebailo Profile Picture

Yevgeniy Postebailo

14/07/2025

Всё понравилось, везде сопроводили, всё обьяснили.
Была пара непонятных вещей, но не стесняйтесь спрашивать — всегда отвечают и консультируют.
Рекомендую обращаться.

Aliaksei Seniukovich Profile Picture

Aliaksei Seniukovich

11/07/2025

Хочу выразить огромную благодарность Кристине из Łatwy Start за профессиональную помощь в получении вида на жительство в Польше. Благодаря её опыту, внимательности и доброжелательному отношению весь процесс прошёл легко и без лишнего стресса. Кристина всегда была на связи, подробно отвечала на все вопросы и помогала на каждом этапе оформления документов. Искренне рекомендую её услуги всем, кто ищет надёжную поддержку в решении миграционных вопросов в Польше!

Gennady Bakunovich Profile Picture

Gennady Bakunovich

11/07/2025

I had a really positive experience with Łatwy Start. Manager Kristina was supportive and always ready to help with any questions. I got my temporary residence permit without any issues and with minimal effort on my part. I really appreciate their work and highly recommend them 🙌

Komentarze

gość
0 Komentarze
Najstarsze
Najnowsze
Opinie w linii
Zobacz wszystkie komentarze