Aby podjąć decyzję, czy lepiej zatrudnić księgowego w firmie, czy zlecić to na zewnątrz, należy zrozumieć, na czym dokładnie polega praca księgowego.

Oto główne zadania:

• Księgowość przychodów i wydatków
• Przygotowywanie i składanie raportów
• Rozliczenia z pracownikami
• Akta osobowe
• Pomoc w zakresie podatków i płatności

Jednak zakres i złożoność pracy mogą się znacznie różnić — wszystko zależy od skali przedsiębiorstwa.

Jeśli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą lub małą firmę, zadania Twojego księgowego są zazwyczaj proste. Najważniejsze to terminowe składanie raportów i unikanie błędów. W takim przypadku najczęściej wybieranym rozwiązaniem jest outsourcing księgowości. Jest to tańsze niż zatrudnienie kogoś na miejscu i łatwiejsze w zarządzaniu.

Tu zaczynają się kolejne formalności, pojawiają się pracownicy, VAT i dodatkowe wydatki. Czasami potrzebujesz jednego, sprawnego księgowego w firmie, a innym razem zespołu zewnętrznego. Wybór zależy od aktywności Twojej firmy.

Duże firmy niemal zawsze potrzebują własnego działu księgowości. Wymaga to pełnego zaangażowania w działalność firmy, komunikacji z innymi działami i wsparcia w kwestiach operacyjnych. Outsourcing księgowości czy zatrudnienie księgowego w firmie to nie kwestia sporna, a raczej uzupełnienie. O ile poszczególne zadania można zlecić na zewnątrz, o tyle zasadnicza praca jest wykonywana wewnętrznie.

Zalety:

• Nasz księgowy jest w biurze i zawsze dostępny. Możemy szybko omówić sytuację lub wszystko wyjaśnić.
• Zna wszystkie szczegóły dotyczące Twojej firmy: od regularnych wydatków po przyzwyczajenia klientów.
• Można łatwo zmieniać zadania, rozdzielać obciążenia pracą i łączyć się z nowymi procesami.

Wady:

• To drogie. Pensja, podatki, urlop, oprogramowanie, sprzęt – wszystko to ponosisz.
• Jeśli księgowy zrezygnuje lub zachoruje, może wybuchnąć chaos.
• Musimy upewnić się, że zna nowe zasady i jest na bieżąco z ich aktualizacją. To również generuje koszty.

Zalety:

• Niższe koszty. Nie płać za wakacje, programy ani kursy – wszystko jest wliczone w cenę.
• Współpracujesz z profesjonalistami. Mają wielu klientów i stale pracują nad różnymi zadaniami i przepisami.
• Wykonawca ponosi odpowiedzialność za wszelkie błędy. Jest to określone w umowie.
• Zakres usług można szybko rozszerzyć lub ograniczyć, zależnie od pory roku lub zmian.

Wady:

• W biurze nie ma księgowego. Aby cokolwiek wyjaśnić, trzeba napisać lub zadzwonić.
• Nie wszyscy wykonawcy są równie skrupulatni. Trzeba wybierać tych, którzy robią wszystko na czas i dokładnie.
• Czasami praca jest wykonywana „według szablonu”, bez zrozumienia specyfiki działalności firmy.

Wybierając księgowego zewnętrznego lub zatrudnionego w firmie, należy wziąć pod uwagę koszty, zwłaszcza jeśli firma jest mała lub dopiero zaczyna działalność.

Średnio w Polsce:

• Wynagrodzenie: od 6000 do 12000 zł brutto miesięcznie
• Dodatkowe wydatki: podatki, ubezpieczenia społeczne, wynagrodzenie za urlop, miejsce pracy, programy – dodaj kolejne 30–40%

Razem: od 8000 do 16000 zł miesięcznie

Ceny uzależnione są od ilości pracy:

• Przedsiębiorca indywidualny bez pracowników — od 300 do 600 zł
• Mały biznes – od 800 do 2000 zł
• Firmy średnie – od 2500 do 5000 zł
• Duże firmy – od 5000 zł wzwyż

Różnica jest oczywista: dla małych i średnich przedsiębiorstw outsourcing księgowości jest znacznie tańszy.

Jeśli masz własnego księgowego, cała odpowiedzialność spoczywa na firmie. Nawet jeśli księgowy jest odpowiedzialny za błąd, będziesz musiał odpowiedzieć przed organami podatkowymi.

Jeśli księgowy jest zatrudniony na zewnątrz, sytuacja wygląda inaczej. Odpowiedzialność ponosi wykonawca. Jest to określone w umowie. Jeśli błąd skutkuje karą pieniężną, masz prawo domagać się odszkodowania.

Aby się chronić:

• Podpisz jasną umowę
• Sprawdź dostępność ubezpieczenia OC
• Dowiedz się, jak długo firma działa na rynku i z kim współpracuje

Aby podjąć decyzję, czy zatrudnić księgowego w firmie, czy skorzystać z outsourcingu, należy wziąć pod uwagę następujące kwestie:

• Jaki rodzaj działalności gospodarczej prowadzisz: jednoosobową działalność gospodarczą, spółkę, ilu zatrudniasz pracowników?
• Ile dokumentów przetwarzamy każdego miesiąca?
• Czy są jakieś szczególne aspekty pracy, które warto wziąć pod uwagę?

Jeżeli zdecydujesz się na outsourcing, sprawdź:

• Reputacja
• Doświadczenie w Twoim rodzaju biznesu
• Warunki umowy
• Dostępność ubezpieczenia od błędów

Outsourcing księgowości kontra zatrudnienie księgowego na miejscu to nie kwestia „co jest lepsze”, ale raczej „co jest dla Ciebie wygodniejsze i korzystniejsze”.

Dla indywidualnych przedsiębiorców i małych firm outsourcing jest niemal zawsze łatwiejszy i tańszy

Przedsiębiorstwa średniej wielkości powinny rozważyć obydwie opcje, zależnie od swoich celów.

Duże firmy często tworzą własne działy księgowości, ale mogą zlecać niektóre funkcje podmiotom zewnętrznym.

Najważniejsze to trzeźwo ocenić sytuację, nie przepłacać i upewnić się, że rozliczenie jest prowadzone prawidłowo.