How to keep accounting records in Poland

The Complete Guide for Entrepreneurs

In this article, we'll discuss bookkeeping in Poland, the existing tax regimes, how to register a business, and the penalties for errors. This guide will be useful for small and medium-sized business owners, as well as entrepreneurs just starting out.

Trust your accounting to the experts! Explore our services here.

Accounting in Poland is an important aspect of any entrepreneur's work. It helps avoid fines, reduce the tax burden, and monitor the company's financial health. Reporting errors can lead to serious consequences, including additional expenses and problems with the tax office. The Polish accounting system has its own unique characteristics. It requires strict adherence to reporting deadlines, the use of electronic services, and the maintenance of detailed documentation.

Tax systems in Poland

Poland offers several tax regimes, and the choice depends on the type of business, income level, and cost structure. Choosing the right one allows for tax optimization.

KPiR (Book of Income and Expenditures)

This accounting method is suitable for sole proprietors (SPs) and small businesses. It allows for all income and expenses to be recorded, with taxes calculated on the difference between them.

What is important to know:

  • Used for turnover up to 2 million euros per year.
  • Allows you to take into account expenses for rent, equipment, transportation and other needs.
  • Requires careful documentation.
  • May include both simplified and full accounting.

Ryczałt (Lump-sum tax)

This regime is beneficial for those with small expenses, since the tax is calculated on the total income.

Pros:

  • Simple reporting.
  • Rates from 2% to 17% (depending on the type of activity).

Cons:

  • Costs cannot be taken into account.
  • Not suitable for businesses with high material and production costs.

Lump Sum Tax (Fixed Tax)

This tax applies to certain professions, such as IT specialists and consultants. It is calculated as a fixed percentage of income.

Pełna księgowość (Full accounting)

Mandatory for Sp. z oo and companies with revenues exceeding €2 million. It requires detailed accounting of all financial transactions, making it complex and requiring professional assistance.

Business registration and choice of tax system

Types of entrepreneurial activity

  • JDG is an analogue of IP, convenient for small companies.
  • Sp. z oo – similar to an LLC, requires full accounting.

How to start a business?

  • Submit an application to the CEIDG (for individual entrepreneurs) or KRS (for companies).
  • Decide on the tax regime.
  • Register with ZUS and the tax office.
  • Obtain a tax identification number (NIP).
  • Open a bank account.

Do-it-yourself bookkeeping or bookkeeping services?

If your business is small, you can use online services: Insert, Comarch Optima, ifirma, eKsięgowość from mBank.

When should you contact an accountant?

  • If the revs are high.
  • If management accounting is required.
  • To avoid tax risks.

Taxes and fees

  • VAT (VAT) – 23%, 8%, 5%, 0%. Mandatory for companies with revenue exceeding PLN 200,000 per year.
  • PIT (income tax) – 12% and 32%.
  • CIT (corporate income tax) – 9% or 19% for Sp. z oo
  • ZUS (social contributions) – about 1600 zlotys per month, there are benefits for new individual entrepreneurs.

Electronic reporting and communication with the tax authorities

All reports are submitted online via:

  • e-Urząd Skarbowy.
  • PUE ZUS platform.
  • JPK_V7 (monthly VAT reports).

Possible fines

Errors in reporting may result in penalties:

  • Late submission of documents – a fine of 280 zlotys.
  • Errors in tax returns may result in penalties.
  • Incorrect calculation of VAT – serious fines.

Trust your accounting to the experts! Explore our services here.

Conclusion

How to keep accounting records in Poland to avoid problems? The key is to meet deadlines, track income and expenses, and consult with professionals. Financial accounting for entrepreneurs in Poland may seem complicated, but with the right approach, it's quite feasible.

If you have simplified accounting, you can handle it yourself. But for management accounting, it's better to hire a specialist.

Follow these tips and your business in Poland will grow without problems!

Feedback from our clients

Damien Vice Profile Picture

Damien Vice

02/11/2025

Ставлю 1 звезду. Планировал начать сотрудничество через икнубатор. Отправил 3 письма, через мейл и форму на сайте, написал в инсте, сделал 2 звонка (без ответа). Потратил неделю на ожидание. Меня просто проигнорировали. Как можно доверять этому сервису, если фонд не в состоянии ответить на письмо и прислать документы для ознакомления. Жду объяснения

Andrii Melnychuk Profile Picture

Andrii Melnychuk

26/08/2025

I highly recommend Łatwy Start! Thanks to them, my two kids and I received 3-year residence cards without any stress. Special thanks to manager Kristina — she was extremely helpful and even managed to speed up the process for my children. Excellent service, very satisfied!

Anton Mezhuiev Profile Picture

Anton Mezhuiev

26/08/2025

Чудова робота, все відбулося швидко і дуже професійно, з чіткими інструкціями і нотатками про ті документи, що вимагалося надати з моєї сторони — і як саме їх правильно заповнювати. Запис на подачу і видача самої карти зайняла набагато меньше часу, ніж спочатку очікувалося (перше звернення у січні, подача документів і відбитків в березні — а в серпні вже отримав пластік).

Брав пакет з повним супроводом — ні разу не пожалкував, всім рекомендую — і дуже дякую всій компанії і зокрема менеджеру Кристині!

Anastasiya Balotnikava Profile Picture

Anastasiya Balotnikava

26/08/2025

Недавно получила вторую карту с Łatwy Start, как и в первый раз – все было отлично, положительная децизия по итогу.

Благодарю менеджера Кристину за работу и своевременное напоминание про все нужные шаги, довольна совместной работой ✨

Inna Profile Picture

Inna

03/08/2025

3 раза членами семьи сотрудничали с компанией по получению карт побыта в разное время и работали с разными специалистами. До этого были попытки с другими компаниями , но именно высочайший уровень профессионализма Latwy Start сделал нас постоянными клиентами. Каждый раз самое благоприятное впечатление за высокий уровень профессиональной работы и моральную поддержку. Особая отдельная благодарность Ольге! Ольга очень помогла, всегда на связи по любым вопросам, отличные профессиональные советы на каждом этапе, начиная с первого общения еще до заключения договора и до успешного получения карты. Как ангел-хранитель «провела за ручку» через все сложные перепитиии, поддержала словом и делом. Огромная Благодарность Ольге и всей компании! Процветания вам и хоррших клиентов!

Oleksandr Drobyshev Profile Picture

Oleksandr Drobyshev

15/07/2025

Все супер

Yevgeniy Postebailo Profile Picture

Yevgeniy Postebailo

14/07/2025

Всё понравилось, везде сопроводили, всё обьяснили.
Была пара непонятных вещей, но не стесняйтесь спрашивать — всегда отвечают и консультируют.
Рекомендую обращаться.

Aliaksei Seniukovich Profile Picture

Aliaksei Seniukovich

11/07/2025

Хочу выразить огромную благодарность Кристине из Łatwy Start за профессиональную помощь в получении вида на жительство в Польше. Благодаря её опыту, внимательности и доброжелательному отношению весь процесс прошёл легко и без лишнего стресса. Кристина всегда была на связи, подробно отвечала на все вопросы и помогала на каждом этапе оформления документов. Искренне рекомендую её услуги всем, кто ищет надёжную поддержку в решении миграционных вопросов в Польше!

Gennady Bakunovich Profile Picture

Gennady Bakunovich

11/07/2025

I had a really positive experience with Łatwy Start. Manager Kristina was supportive and always ready to help with any questions. I got my temporary residence permit without any issues and with minimal effort on my part. I really appreciate their work and highly recommend them 🙌

Comments

guest
0 Comments
Oldest
Newest
Inline Feedbacks
View all comments