How to account for depreciation of fixed assets in Poland

Depreciation is a method of allocating the value of assets over their useful life. It not only reflects the real value of assets, but also plays a key role in a company's tax planning.

For a business in Poland, correct depreciation accounting is essential to comply with legal requirements and optimize the tax burden. Incorrect calculations can lead to fines and problems during tax audits. Depreciation accounting is regulated by the Accounting Act (Ustawa o rachunkowości) and the Tax Code (Ordynacja podatkowa), which establish the rules for writing off the value of assets.

Looking for a professional accountant?
Take a look at our list of accounting services

1- Basic principles of depreciation in Poland

Depreciation in Poland is the systematic writing off of the cost of an asset over its useful life.

A distinction is made between two types of accounting:

  • Accounting - designed for internal analysis and reporting.
  • Tax - used to calculate income tax, based on statutory rates.

These methods may differ because accounting reflects the actual use of assets, while tax accounting is based on established rules.

Criteria for depreciable assets:

  • Used for commercial activities.
  • The cost exceeds 10,000 PLN.
  • The service life is more than a year.

Assets are classified into tangible (buildings, equipment, transportation) and intangible (software, patents). Depending on the category, different write-down methods are applied.

2. Methods of depreciation

There are several methods of depreciation in Poland:

  • Linear method - writing off the cost in equal installments over the entire service life.
  • It is handy for predictable cost accounting.
  • Degressive method - allows to take into account most of the costs in the first years of use, which is beneficial for machinery, cars and equipment with rapid obsolescence.
  • Individual rates - apply to specific categories of assets, such as scientific equipment.

Some businesses use accelerated write-off schemes to reduce their tax burden faster.

3. amortization rates

The amount of the write-off depends on the type of asset:

  • Buildings - 1.5-2.5%
  • Vehicles - 20%
  • Computer hardware - 30%
  • Software and licenses - 50%

There are tax incentives for small companies and startups to offset investment in fixed assets.

4. Special cases of depreciation

Some assets require a special approach:

  • Used equipment - may be depreciated on an accelerated basis if it has a limited useful life
  • Assets up to 10,000 PLN - can be written off at one time
  • Leased assets - may be accounted for by either the lessee or the owner depending on the terms of the contract
  • Change in depreciation method - allowed, but requires approval of the tax authorities

5. Impact of depreciation on taxation

Depreciation deductions reduce the tax base by reducing income tax (CIT) or income tax (PIT). There are also tax instruments to reduce the burden, such as incentives for innovative companies.

6. Possible errors and risks

Frequent errors in accounting for depreciation and amortization:

  • Incorrect determination of the useful life of an asset
  • Errors in the calculation of tax rates
  • Inconsistent change in the method of cost write-off

Tax authorities may require adjustments, resulting in additional payments and penalties. To minimize risks, it is important to keep detailed records of assets and follow updates in legislation.

Looking for a professional accountant?
Take a look at our list of accounting services

Conclusion

Competent depreciation accounting allows a company not only to reduce the tax burden, but also to allocate costs to assets correctly. To avoid mistakes, it is worth consulting an accountant on a regular basis and using up-to-date information on regulatory requirements.

Feedback from our clients

Tanya Zhovna Profile Picture

Tanya Zhovna

09/02/2026

Хочу искренне поблагодарить Latwy Start и отдельно Ольгу за отличную работу и поддержку на каждом этапе.

Ольга настоящий профессионал и при этом очень чуткий, внимательный человек. С самого начала она сопровождала меня шаг за шагом: помогала со сбором документов и подробно консультировала, а затем взяла на себя все организационные моменты и полностью сняла стресс, который обычно сопровождает такие процедуры.

С огромным удовольствием рекомендую её всем, кто ценит профессионализм, надёжность и человеческое отношение. И, без сомнений, обращусь к ней снова

Max Profile Picture

Max

27/01/2026

Получил карту Сталэго Побыта при помощи Latwy Start по корням. Сам в это полностью не вникал. Сказали какие документы нужны и куда нужно прийти. Все сделал теперь карта на руках.

Denis Litvinov Profile Picture

Denis Litvinov

15/01/2026

Łatwy Start – отличный выбор для IT специалиста, всё работает как часы. Плюсом есть полная прозрачность о том, как и что происходит со стороны выставления фактур и оплат.

ALEXANDR Profile Picture

ALEXANDR

28/12/2025

Оформлял карту сталего побыта, меня сопровождала Кристина. Все было хорошо: отношение было доброжелательное, вся информация предоставлялась вовремя, а пояснения были понятными и подробными. Процесс прошёл спокойно и без лишних переживаний.

Дарина Дробышевская Profile Picture

Дарина Дробышевская

03/12/2025

Хочу оставить отзыв о работе Latwy Start, а именно о сотрудничестве с Ольгой. Она — профессионал с большой буквы и очень приятный человек.

Ольга помогала мне на каждом этапе: от сбора документов, где она постоянно консультировала меня и предоставляла примеры заполнения, чтобы всё было идеально, до самого посещения ужонда, где она сопровождала меня и полностью сняла стресс, связанный с процедурой.

После подачи Ольга регулярно информировала меня о статусе моего дела и делала всё возможное, чтобы его рассмотрели быстрее.

Я безмерно довольна её работой и обязательно обращусь к ней снова. Сегодня я забрала свою первую карту на 3 года, и точно знаю — без Ольги я бы не справилась!☺️

Vladimir Drobyshevsky Profile Picture

Vladimir Drobyshevsky

28/11/2025

Хотел бы оставить положительный отзыв о услугах данного агенства. Мои куратором была Ольга. Получил карту побыта, все понравилось: о всех нюансах получал информацию, на все вопросы Ольга отвечала, даже на самые глупые) Ничего не забыли, результат в виде карты получен, рекомендую!

Svitlana Profile Picture

Svitlana

21/11/2025

I’m really thankful to Olga for all her help. From answering the questions to receiving the residence permit. The process was smooth and there was no stress. That took only 5 months from application to obtainment.

Damien Vice Profile Picture

Damien Vice

02/11/2025

Ставлю 1 звезду. Планировал начать сотрудничество через икнубатор. Отправил 3 письма, через мейл и форму на сайте, написал в инсте, сделал 2 звонка (без ответа). Потратил неделю на ожидание. Меня просто проигнорировали. Как можно доверять этому сервису, если фонд не в состоянии ответить на письмо и прислать документы для ознакомления. Жду объяснения

Andrii Melnychuk Profile Picture

Andrii Melnychuk

26/08/2025

I highly recommend Łatwy Start! Thanks to them, my two kids and I received 3-year residence cards without any stress. Special thanks to manager Kristina — she was extremely helpful and even managed to speed up the process for my children. Excellent service, very satisfied!

Comments

guest
0 Comments
Oldest
Newest
Inline Feedbacks
View all comments