How to account for depreciation of fixed assets in Poland

Depreciation is a method of allocating the value of assets over their useful life. It not only reflects the real value of assets, but also plays a key role in a company's tax planning.

For a business in Poland, correct depreciation accounting is essential to comply with legal requirements and optimize the tax burden. Incorrect calculations can lead to fines and problems during tax audits. Depreciation accounting is regulated by the Accounting Act (Ustawa o rachunkowości) and the Tax Code (Ordynacja podatkowa), which establish the rules for writing off the value of assets.

Looking for a professional accountant?
Take a look at our list of accounting services

1- Basic principles of depreciation in Poland

Depreciation in Poland is the systematic writing off of the cost of an asset over its useful life.

A distinction is made between two types of accounting:

  • Accounting - designed for internal analysis and reporting.
  • Tax - used to calculate income tax, based on statutory rates.

These methods may differ because accounting reflects the actual use of assets, while tax accounting is based on established rules.

Criteria for depreciable assets:

  • Used for commercial activities.
  • The cost exceeds 10,000 PLN.
  • The service life is more than a year.

Assets are classified into tangible (buildings, equipment, transportation) and intangible (software, patents). Depending on the category, different write-down methods are applied.

2. Methods of depreciation

There are several methods of depreciation in Poland:

  • Linear method - writing off the cost in equal installments over the entire service life.
  • It is handy for predictable cost accounting.
  • Degressive method - allows to take into account most of the costs in the first years of use, which is beneficial for machinery, cars and equipment with rapid obsolescence.
  • Individual rates - apply to specific categories of assets, such as scientific equipment.

Some businesses use accelerated write-off schemes to reduce their tax burden faster.

3. amortization rates

The amount of the write-off depends on the type of asset:

  • Buildings - 1.5-2.5%
  • Vehicles - 20%
  • Computer hardware - 30%
  • Software and licenses - 50%

There are tax incentives for small companies and startups to offset investment in fixed assets.

4. Special cases of depreciation

Some assets require a special approach:

  • Used equipment - may be depreciated on an accelerated basis if it has a limited useful life
  • Assets up to 10,000 PLN - can be written off at one time
  • Leased assets - may be accounted for by either the lessee or the owner depending on the terms of the contract
  • Change in depreciation method - allowed, but requires approval of the tax authorities

5. Impact of depreciation on taxation

Depreciation deductions reduce the tax base by reducing income tax (CIT) or income tax (PIT). There are also tax instruments to reduce the burden, such as incentives for innovative companies.

6. Possible errors and risks

Frequent errors in accounting for depreciation and amortization:

  • Incorrect determination of the useful life of an asset
  • Errors in the calculation of tax rates
  • Inconsistent change in the method of cost write-off

Tax authorities may require adjustments, resulting in additional payments and penalties. To minimize risks, it is important to keep detailed records of assets and follow updates in legislation.

Looking for a professional accountant?
Take a look at our list of accounting services

Conclusion

Competent depreciation accounting allows a company not only to reduce the tax burden, but also to allocate costs to assets correctly. To avoid mistakes, it is worth consulting an accountant on a regular basis and using up-to-date information on regulatory requirements.

Feedback from our clients

Damien Vice Profile Picture

Damien Vice

02/11/2025

Ставлю 1 звезду. Планировал начать сотрудничество через икнубатор. Отправил 3 письма, через мейл и форму на сайте, написал в инсте, сделал 2 звонка (без ответа). Потратил неделю на ожидание. Меня просто проигнорировали. Как можно доверять этому сервису, если фонд не в состоянии ответить на письмо и прислать документы для ознакомления. Жду объяснения

Andrii Melnychuk Profile Picture

Andrii Melnychuk

26/08/2025

I highly recommend Łatwy Start! Thanks to them, my two kids and I received 3-year residence cards without any stress. Special thanks to manager Kristina — she was extremely helpful and even managed to speed up the process for my children. Excellent service, very satisfied!

Anton Mezhuiev Profile Picture

Anton Mezhuiev

26/08/2025

Чудова робота, все відбулося швидко і дуже професійно, з чіткими інструкціями і нотатками про ті документи, що вимагалося надати з моєї сторони — і як саме їх правильно заповнювати. Запис на подачу і видача самої карти зайняла набагато меньше часу, ніж спочатку очікувалося (перше звернення у січні, подача документів і відбитків в березні — а в серпні вже отримав пластік).

Брав пакет з повним супроводом — ні разу не пожалкував, всім рекомендую — і дуже дякую всій компанії і зокрема менеджеру Кристині!

Anastasiya Balotnikava Profile Picture

Anastasiya Balotnikava

26/08/2025

Недавно получила вторую карту с Łatwy Start, как и в первый раз – все было отлично, положительная децизия по итогу.

Благодарю менеджера Кристину за работу и своевременное напоминание про все нужные шаги, довольна совместной работой ✨

Inna Profile Picture

Inna

03/08/2025

3 раза членами семьи сотрудничали с компанией по получению карт побыта в разное время и работали с разными специалистами. До этого были попытки с другими компаниями , но именно высочайший уровень профессионализма Latwy Start сделал нас постоянными клиентами. Каждый раз самое благоприятное впечатление за высокий уровень профессиональной работы и моральную поддержку. Особая отдельная благодарность Ольге! Ольга очень помогла, всегда на связи по любым вопросам, отличные профессиональные советы на каждом этапе, начиная с первого общения еще до заключения договора и до успешного получения карты. Как ангел-хранитель «провела за ручку» через все сложные перепитиии, поддержала словом и делом. Огромная Благодарность Ольге и всей компании! Процветания вам и хоррших клиентов!

Oleksandr Drobyshev Profile Picture

Oleksandr Drobyshev

15/07/2025

Все супер

Yevgeniy Postebailo Profile Picture

Yevgeniy Postebailo

14/07/2025

Всё понравилось, везде сопроводили, всё обьяснили.
Была пара непонятных вещей, но не стесняйтесь спрашивать — всегда отвечают и консультируют.
Рекомендую обращаться.

Aliaksei Seniukovich Profile Picture

Aliaksei Seniukovich

11/07/2025

Хочу выразить огромную благодарность Кристине из Łatwy Start за профессиональную помощь в получении вида на жительство в Польше. Благодаря её опыту, внимательности и доброжелательному отношению весь процесс прошёл легко и без лишнего стресса. Кристина всегда была на связи, подробно отвечала на все вопросы и помогала на каждом этапе оформления документов. Искренне рекомендую её услуги всем, кто ищет надёжную поддержку в решении миграционных вопросов в Польше!

Gennady Bakunovich Profile Picture

Gennady Bakunovich

11/07/2025

I had a really positive experience with Łatwy Start. Manager Kristina was supportive and always ready to help with any questions. I got my temporary residence permit without any issues and with minimal effort on my part. I really appreciate their work and highly recommend them 🙌

Comments

guest
0 Comments
Oldest
Newest
Inline Feedbacks
View all comments