Командировочные в Польше в 2026 году

Слова, которые встречаются в документах и разговоре с бухгалтером:

Право на командировочные по Kodeks pracy есть у работника на umowa o pracę, который по поручению работодателя едет выполнять задание вне места работы. Суммы и лимиты установлены rozporządzeniem Министерства труда от 29 января 2013 года (Dz.U. 2013 poz. 167, единый текст Dz.U. 2023 poz. 2190).

Однако напрямую это rozporządzenie действует только для бюджетной сферы. Частная фирма может прописать свои правила в регламенте или трудовом договоре, при этом суточная не может быть ниже 45 zł, в том числе за границей (art. 77⁵ § 4 Kodeksu pracy). Когда в документах фирмы об этом ничего нет, применяются государственные правила целиком.

Для налогов эти же суммы служат лимитами, и в их пределах выплаты не облагаются PIT (art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o PIT) и взносами ZUS.

Суточная (dieta) по Польше составляет 45 zł. Сколько из неё положено, зависит от длительности поездки.

По § 7 ust. 4 rozporządzenia оплаченное питание уменьшает суточную на 25% за завтрак (11,25 zł), на 50% за обед (22,50 zł) и на 25% за ужин (11,25 zł). Это касается и питания, включённого в стоимость гостиницы. Если бесплатно всё питание, суточная не положена.

Пример: поездка по Польше длилась 30 часов. Это одни полные сутки (45 zł) и 6 часов сверх них (22,50 zł), всего 67,50 zł. Если в гостинице был бесплатный завтрак, из суммы вычитается 11,25 zł.

За границей суточная зависит от страны и указана в приложении к rozporządzeniu. Время командировки отсчитывают по-разному в зависимости от транспорта (§ 12 rozporządzenia):

• на машине, поезде или автобусе от пересечения границы Польши до её пересечения на обратном пути;
• на самолёте от взлёта из последнего аэропорта в Польше до посадки в первом польском аэропорту;
• на пароме от выхода из последнего польского порта до возвращения в первый польский порт.

Дорога по Польше до границы или аэропорта оплачивается по внутренним правилам.

Неполные сутки за границей считаются иначе, чем внутри страны. До 8 часов положена 1/3 суточной, от 8 до 12 часов половина, а больше 12 часов уже полная суточная (§ 13 ust. 3 rozporządzenia). Скидки за питание тоже другие. За завтрак снимают 15% суточной, за обед и ужин по 30%, а если оплачено всё питание, от суточной остаётся 25% (§ 14 rozporządzenia).

Ставки для частых направлений в 2026 году:

Пример: вылет в Берлин в 08:00 в понедельник, посадка в Польше в 20:00 во вторник, всего 36 часов. Это одни сутки (49 EUR) и 12 часов (половина, 24,50 EUR), итого 73,50 EUR.

Кроме суточных работнику возмещают:

• Проезд тем транспортом и классом, который определил работодатель.
• Гостиницу по счёту. По Польше до 900 zł за сутки, за границей в пределах лимита страны. Больше можно только с согласия работодателя.
• Ночлег без счёта. По Польше ryczałt 67,50 zł, если ночлег длился не меньше 6 часов между 21:00 и 7:00. За границей 25% гостиничного лимита страны.
• Местный транспорт. По Польше 9 zł за каждые начатые сутки. За границей 10% суточной в сутки плюс одна суточная на дорогу до вокзала или аэропорта и обратно.
• Другие необходимые расходы: парковки, платные дороги, багаж, если работодатель их признал.

Поездку на своей машине возмещают по kilometrówka, то есть километраж умножают на ставку, которую установил работодатель (§ 3 ust. 4 rozporządzenia). Максимум в 2026 году 0,89 zł за км для машины с двигателем до 900 см³ и 1,15 zł для машины больше 900 см³, 0,69 zł для мотоцикла и 0,42 zł для мопеда. Нужно согласие работодателя. Эти потолки задаёт отдельное rozporządzenie Министерства инфраструктуры (последняя правка Dz.U. 2023 poz. 5), и своей ставки для электромобилей в нём нет.

Для предпринимателя правила зависят от формы налога.

• Общая шкала или линейный налог. Свои суточные JDG может учесть в расходах, но только в размере, положенном работнику. Гостиница, билеты и парковки также учитываются по документам, если поездка связана с бизнесом. Однако расходы на свою машину, которой вы пользуетесь и лично, учитываются не полностью, в размере 20% или 75% (art. 23 ust. 1 pkt 46 и 46a ustawy o PIT), и kilometrówka здесь не применяется.
• Ryczałt. Налог считается с выручки, поэтому расходы, включая командировки, его не уменьшают. Отдельно мы разбирали, как устроен упрощённый учёт и ryczałt.

У плательщика VAT есть ещё ограничения по НДС. Вычесть НДС за гостиницы и рестораны нельзя, это прямо запрещает art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT. По машине, которую используют и лично, вычитается 50% НДС (art. 86a ust. 1). У международных билетов на самолёт и поезд ставка 0%, вычитать нечего. По остальным расходам нужна фактура на фирму. Чек можно поменять на фактуру, только если на нём указан ваш NIP. Чек с NIP до 450 zł до конца 2026 года сам считается упрощённой фактурой.

Учёт на JDG целиком описан в статье о том, как вести бухгалтерию в Польше.

Суточные и другие командировочные выплаты работнику не облагаются PIT и не входят в базу для взносов ZUS, если не превышают государственных сумм. Всё, что сверх них, облагается как обычная зарплата.

Исполнителю по umowa zlecenie или umowa o dzieło командировочные тоже можно не облагать PIT в тех же пределах, но условий больше (art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b и ust. 13 ustawy o PIT). Эти суммы не должны попасть в его расходы, и сама поездка должна быть связана с получением дохода.

Если вы работаете через бизнес-инкубатор, вы не работник. Суточные по Kodeks pracy вам не положены, и инкубатор поездки также не возмещает.

Отчитаться о командировке нужно в течение 14 дней после возвращения, если регламент фирмы не устанавливает другой срок. К отчёту прикладывают счета, фактуры и билеты. Для суточных и ryczałtów документы не нужны.

Если документ потерян или его не выдали, работник пишет письменное заявление о том, на что потратил деньги и почему нет подтверждения (§ 5 ust. 2 rozporządzenia).

Обязательного бланка polecenie wyjazdu służbowego в законе нет. Командировка должна быть по поручению работодателя, а форму поручения фирма выбирает сама. Владельцу JDG стоит хранить короткую запись о каждой поездке с целью, датами, часами и суммой начисленных суточных.

Если нужна помощь с учётом командировок и расходов на JDG или в компании, посмотрите, как работает наше бухгалтерское сопровождение в Польше.